Guia completo do EsteticFlow

Crie sua conta

Acesse esteticflow.com.br/cadastro, preencha o nome da clínica, seu nome, e-mail e senha. Você tem 7 dias grátis sem precisar de cartão; CPF/CNPJ e telefone só são pedidos na hora de assinar. Se você escolheu um plano na página de preços, o teste já começa nele.

Configure os dados da clínica

Vá em Configurações → Clínica e preencha: nome, endereço, telefone, fuso horário e moeda padrão (BRL, USD ou EUR).

Na mesma página, em Dados fiscais (para nota fiscal), informe o CNPJ ou CPF e o endereço completo. Basta digitar o CEP que o logradouro, bairro, cidade, UF e código IBGE são preenchidos automaticamente. Com esses dados completos, a nota fiscal da sua assinatura é emitida automaticamente a cada pagamento confirmado e chega no seu e-mail (PDF e XML) — normalmente no mesmo dia ou no dia seguinte.

Defina os horários de funcionamento

Em Configurações → Horários, marque quais dias a clínica abre e os horários de início e encerramento de cada dia.

Cadastre os procedimentos

Em Procedimentos → Novo, adicione cada serviço que a clínica oferece: nome, categoria, duração e valor sugerido. Para procedimentos com cobrança variável (ex.: botox, preenchimento), ative Preço variável por atendimento — o valor ficará em branco no agendamento para ser preenchido na hora conforme o material utilizado.

Intervalo mínimo entre sessões: na seção avançada do procedimento, informe os dias mínimos entre duas sessões na mesma cliente (ex.: laser 30). Ao agendar, se a cliente ainda está dentro do intervalo, a equipe vê o aviso e pode marcar "Agendar mesmo assim"; no agendamento online e na Aura o sistema explica a partir de quando dá pra marcar.

Preço por profissional: em Configurações → Equipe, abra a ficha da profissional e preencha a "Tabela de preço própria" só nos procedimentos em que ela cobra diferente (vazio = preço padrão). Agenda, ficha e agendamento online passam a usar o valor dela.

Procedimento repetido e seleção de vários

Ao cadastrar um procedimento com um nome que já existe — com ou sem acento, em maiúscula ou minúscula — o sistema avisa "Já existe {nome} cadastrado". No cadastro rápido dentro do agendamento, escolha entre "Usar o que já existe" e "Cadastrar mesmo assim". No formulário completo, o aviso aparece embaixo do campo Nome.

Para arrumar a lista, marque as caixas de seleção em Procedimentos e use "Desativar" ou "Excluir" para todos de uma vez (até 100 por vez).

Cadastre os profissionais

Em Configurações → Profissionais, adicione cada membro da equipe com nome e cor de identificação. Cada profissional pode ter acesso ao sistema com login próprio.

Conecte o WhatsApp

Em Configurações → WhatsApp, clique em "Conectar" e escaneie o QR Code com o WhatsApp do número da clínica. Pronto — confirmações e lembretes passam a ser enviados automaticamente.

Alterar e-mail ou senha de acesso

Acesse Configurações → Minha conta. Lá você encontra dois recursos:

Trocar o cartão, cancelar a assinatura ou pedir estorno

Trocou de cartão ou ele venceu? Em Assinatura → Cartão de crédito da assinatura você cadastra o novo cartão na hora: nada é cobrado no ato, o cartão vai direto para o Asaas (nosso meio de pagamento) e passa a valer na próxima mensalidade. O EsteticFlow não guarda os dados do cartão.

Em Assinatura → Cancelar assinatura você encerra a cobrança recorrente quando quiser, sem fidelidade: o acesso continua até o fim do período já pago e nada é apagado por 90 dias. Se você assinou há menos de 7 dias (contados da primeira cobrança paga), a mesma tela mostra o aviso "Você tem direito a estorno integral até dd/mm" com o botão "Solicitar estorno integral" — é o direito de arrependimento do Código de Defesa do Consumidor (art. 49). Devolvemos o valor todo pelo mesmo meio de pagamento (Pix na hora, cartão em até 2 faturas) e o acesso encerra no ato. Vale uma vez por clínica e não cobre renovações nem pacotes de mensagens de IA.

Siga o Tutorial interativo

Acesse Tutorial no menu (ou /tutorial). No topo fica o checklist da primeira semana (procedimentos, clientes, agendamento, WhatsApp, atendimento finalizado, recebimento): ele se marca sozinho conforme você usa o sistema — cada item tem Fazer (abre a tela) e Como (abre o capítulo). Depois vêm as trilhas por objetivo ("Lotar a agenda", "Parar de perder cobrança", "Saber meu lucro"…), com 4 a 6 capítulos cada, e a referência completa por fase. O capítulo é marcado como concluído quando você chega ao fim ou clica em "Fazer agora". Em qualquer tela, o ícone ? no topo tem "Como funciona esta tela", que abre o capítulo daquela tela.

Criar um agendamento individual

Clique em "Inserir horário" no canto superior da agenda, ou no botão + no celular. Preencha:

Visualizações disponíveis

Visão Equipe — grade de todos os profissionais

Na aba "Equipe", você vê todos os profissionais lado a lado em uma grade horária. Cada coluna é um profissional, cada linha é 30 minutos. Use as setas (ou toque na data) no topo da grade para ver qualquer outro dia — ontem, amanhã ou um dia do mês — e o botão "PDF do dia" para imprimir a agenda de todos daquele dia.

Quick Book — agendar diretamente da grade

Nas visões Dia, Semana e Equipe, clique (ou toque, no celular) em qualquer horário vazio da grade. Um modal abre com data, horário e profissional já preenchidos. Você só precisa selecionar o cliente e o procedimento.

Agendamento recorrente e cliente fixo

No formulário de novo agendamento, a seção "Repetir agendamento" tem duas opções: Recorrência com sessões definidas — escolha a frequência (semanal, quinzenal ou mensal) e a quantidade de sessões; ou Cliente fixo — ative o toggle no canto superior direito da seção quando a cliente tem horário cativo sem data de encerramento prevista (ex: toda terça às 14h, toda semana). O sistema gera 52 semanas à frente e renova automaticamente. Ao excluir qualquer agendamento da série, um painel pergunta: "Só este agendamento" ou "Este e todos os próximos" — ideal para quando a cliente cancela apenas uma semana ou encerra o horário fixo.

Sincronizar com Google Agenda

Em Configurações → Google Agenda, conecte sua conta Google em dois cliques. A partir daí, todo agendamento criado no EsteticFlow vai automaticamente para o Google — e alterações feitas lá voltam para o sistema.

Lista de espera

Acesse Agenda → Lista de espera e clique em "+ Adicionar à lista" para registrar clientes aguardando uma vaga. Informe o cliente, procedimento desejado, profissional preferido e data ideal.

Quando um agendamento é cancelado, o sistema notifica automaticamente por WhatsApp os clientes da fila compatíveis com a vaga (por ordem de prioridade). A cliente responde SIM para ficar com o horário (o agendamento é criado na hora e a equipe recebe o aviso) ou NÃO para continuar na lista para outras datas. A oferta vale por 30 minutos: sem resposta, a vaga vai para a próxima da fila — ninguém recebe a mesma vaga duas vezes. Vaga aberta fora do horário de envio (padrão 8h às 20h) é oferecida no início da manhã seguinte. Você também pode oferecer uma vaga manualmente: clique em Notificar na entrada da lista para enviar o WhatsApp na hora.

Bloquear horário

Na agenda, clique em "Bloquear horário" (ícone de proibido na barra de ferramentas). Defina data, hora de início, hora de fim, profissional (opcional) e motivo. O período aparece como um card vermelho "Horário bloqueado" em todas as visualizações da agenda (Hoje, Semana, Dia por profissional e Mês) e impede agendamentos no horário.

No campo "Repetir" dá para tornar o bloqueio recorrente — "Todo dia" ou "Toda semana" — com uma data final opcional em "Até". O bloqueio aparece com o marcador ↻ em todas as telas e vale em qualquer horário calculado pelo sistema (agenda da equipe, agendamento online e Aura). Ao excluir um bloqueio recorrente, o sistema avisa e apaga todas as repetições de uma vez — não dá para excluir só uma ocorrência.

Recebido, A receber e Previsto no mês

No topo da timeline do Kanban (visível para quem vê o financeiro) aparecem duas caixas com os valores do dia exibido, respeitando os filtros da tela: Recebido (pagamentos lançados nas comandas fechadas + sinais já pagos) e A receber (o que falta das comandas fechadas + o valor dos atendimentos ainda em aberto, já descontado o sinal e o desconto). Cancelados, faltas e "remarcar" não entram. A base é a mesma dos cards, então os números batem.

Na visão Calendário (mês), a faixa de resumo tem a caixa Previsto no mês: Recebido + A receber de todos os agendamentos do mês exibido — o total esperado do mês, já pago ou não. Em Atendimentos, o card Valor dos atendimentos soma só o que foi finalizado no período (pago ou não) — por isso uma semana em que nada foi concluído ainda aparece zerada. O card Agendado no período mostra o valor previsto dos agendamentos ainda em aberto (marcado, confirmado, chegou, em atendimento) da mesma janela; em "Tudo" conta de hoje em diante. Recebido / A receber mostram o que entrou e o que ainda falta dos atendimentos finalizados. Os atalhos Hoje / Esta semana / Este mês seguem o fuso da clínica e cobrem o dia inteiro.

A busca de cliente ignora acento e maiúscula ("conceicao" acha "Conceição"). Se a cliente tiver horários fora do período que a visão mostra, aparece a caixa "Também encontrado em outras datas" com o link direto para cada agendamento.

Controle de ponto

Acesse Agenda → Controle de Ponto. Profissionais clicam em "Registrar entrada" ao chegar e "Registrar saída" ao sair. Admins veem o relatório de horas por profissional dos últimos 30 dias e o resumo semanal em barra de progresso.

Check-in por QR Code

Na tela de detalhe de qualquer agendamento, clique no ícone de QR Code para exibir o código do cliente. Na recepção, o cliente lê o QR com o celular e confirma a chegada. O sistema atualiza o status para "Chegou" e envia uma notificação push para a equipe da clínica em tempo real — sem precisar de papel nem tablet.

Taxa de ocupação

Acesse Relatórios → Taxa de Ocupação. Escolha o período e visualize: taxa geral de ocupação (%), slots disponíveis vs ocupados, breakdown por profissional e mapa de calor por hora e dia da semana. Use o heatmap para identificar horários ociosos e redirecionar campanhas de agendamento.

Retenção por profissional (Crescimento+): em Relatórios → Retenção por profissional, veja das clientes novas de cada profissional quantas voltaram à clínica em até 90 dias e quantas voltaram com ela. Quem veio há menos de 90 dias e ainda não voltou fica em "Em observação" e não entra no %.

Datas especiais — feriados e exceções de horário

Acesse Configurações → Operacional → Datas Especiais. Clique em "+ Nova data especial" e informe:

Menu de ações sem sair da agenda

No card do Kanban e nas listas do dia, toque em ⋯; no Calendário, na Grade e na Equipe, clique no agendamento para abrir a prévia. Dali dá para Confirmar, marcar Chegou, Iniciar, Finalizar e cobrar, Remarcar (lista os horários livres da profissional e move na hora), Trocar profissional, marcar Faltou (depois do horário), Cancelar com motivo, abrir o WhatsApp, reenviar a confirmação, abrir a ficha da cliente e agendar o retorno. Atalhos de teclado na Agenda: N novo agendamento, T hoje, ← → troca o dia no Kanban e na Equipe (aperte ? para ver todos).

Check-in em 1 toque

No Kanban, na lista Hoje e no menu de ações, o botão "Chegou ✓" marca que a cliente chegou (coluna própria no Kanban). Quando começar, use "Iniciar" para passar para "Em atendimento".

Pagamento rápido na agenda

No card do agendamento, clique em "Cobrar" para abrir o modal de pagamento sem sair da agenda. Escolha o método de pagamento (Pix, cartão, dinheiro, transferência ou combinado), confirme o valor e finalize — o atendimento é registrado como pago e o estoque de insumos é baixado automaticamente.

Painel Hoje

Acesse "Hoje" na sidebar para ver todos os agendamentos do dia com resumo de receita prevista.

Clique em "Chegou ✓" para marcar a cliente como em atendimento com 1 toque.

Clique em "Cobrar" para registrar o pagamento sem sair da tela.

Confirmação de agendamento via WhatsApp

Quem confirma é a própria cliente, respondendo no WhatsApp. O sistema envia o pedido de confirmação e, quando ela responde CONFIRMO ou SIM, o agendamento vira Confirmado automaticamente — você não precisa fazer nada.

Acompanhe o status na própria Agenda: cada agendamento mostra um selo — ✓ Confirmado (verde) quando a cliente respondeu, ou Aguardando quando a mensagem foi enviada e ela ainda não respondeu.

Produtos previstos no agendamento

No agendamento existe a seção "Produtos previstos", onde você pré-lista os produtos que a cliente pretende comprar (por exemplo, um item que ela pediu para reservar). Isso é só um planejamento — não baixa estoque na hora nem registra venda.

Quando a cliente chega e o atendimento começa, na Comanda aparece o box "Previstos no agendamento". Clique em Confirmar (item a item ou em "Confirmar todos") para adicionar o produto de verdade — é só aí que o estoque é baixado.

Repetir agendamento

Na ficha de qualquer agendamento, clique no botão 🔁 Repetir. O formulário abre com a mesma cliente, procedimento e profissional, com a data sugerida 7 dias depois — ajuste a data se quiser e salve. Ideal para clientes que mantêm o ritmo semanal sem horário fixo.

Preenchimento inteligente e filtros lembrados

O formulário de agendamento trabalha por você:

Finalizar o atendimento libera o retorno da cliente

O que registra a visita e inicia o "relógio" de retorno da cliente é finalizar o atendimento (fechar a comanda do agendamento). Enquanto um atendimento passado fica em aberto, ele não conta como visita realizada — e a mensagem "Pronto para retorno" não é disparada para aquela cliente.

Reativar quem sumiu: em Clientes → Reativar (ícone de coração, ou busque "reativar"), as clientes em risco e inativas aparecem juntas, já ordenadas por quanto gastaram (ou por quanto tempo estão paradas) — comece pelas de maior valor. O botão "Chamar" envia o convite de volta pelo WhatsApp da clínica (plano Profissional em diante, com o WhatsApp conectado, no seu Perfil de Voz e sem repetir por 21 dias); nos demais casos, o botão "WhatsApp" abre a mensagem pronta para você enviar. Nada sai sem você clicar.

Quem cancelou e não remarcou: em Clientes, clique no card "Cancelaram e não remarcaram" (também aparece um aviso em Atendimentos, ou busque "canceladas"). A lista mostra quem cancelou nos últimos 30, 60 ou 90 dias e ainda não tem novo horário, com o motivo do cancelamento. Use "WhatsApp" para mandar um convite pronto ou "Agendar" para marcar direto — a cliente sai da lista assim que tiver um horário novo. O cabeçalho mostra também o total de cancelamentos do período (mesmo das que já remarcaram). Importante: na ficha do agendamento, se a cliente desistiu use "Cancelar com motivo" (fica no histórico, entra nessa lista e pode virar lead no CRM); "Excluir de vez" é só para horário criado por engano e não deixa rastro — por isso agendamentos excluídos nunca aparecem aqui.

Marcar falta (no-show real)

Quando a cliente não veio e não avisou, abra o agendamento passado (que ainda não foi finalizado) e clique em "Marcar falta". O status vira "Faltou" (selo vermelho) — a falta não conta como concluída nem gera receita. Errou? Clique em "Desfazer falta" para voltar o agendamento para "Agendado".

Convidar a remarcar: num agendamento marcado como "Faltou", o botão "Convidar a remarcar" envia por WhatsApp uma mensagem gentil de volta ("sentimos sua falta, quer remarcar?"), com o link do agendamento online quando ele está ligado. É manual e vai uma vez só por agendamento; nunca para quem pediu para não receber. O texto é editável em Configurações → Mensagens ("Convite para remarcar") e sai no seu Perfil de Voz.

Imprevisto (dono/admin): profissional faltou ou a clínica fechou? Na Agenda, clique em "Imprevisto", escolha o dia e a profissional (ou toda a clínica). A prévia mostra cada atendimento, quem tem sinal pago, quem tem sessão de plano (devolvida) e o texto que vai sair. Ao confirmar, tudo é cancelado de uma vez e cada cliente recebe UMA mensagem com pedido de desculpas e o link para remarcar — as mensagens saem nos minutos seguintes, no ritmo seguro. O sinal pago fica anotado como crédito no agendamento.

"Estou atrasada": na visão Equipe, o ícone de relógio no cabeçalho da coluna da profissional (no Hoje, o botão "Avisar atraso") pergunta quantos minutos e mostra quem será avisada — só as clientes que ainda vão ser atendidas hoje. Um toque e todas recebem o aviso. O texto é o modelo "Aviso de atraso" em Configurações → Mensagens.

Ocultar valores (privacidade)

No cabeçalho da agenda (visões Mês e Dia/Kanban) toque em "Ocultar valores" (ícone de olho) para esconder todos os valores em R$ da tela — o "Valor previsto", o total do dia e o valor de cada agendamento viram "R$ ••••". Ideal quando o tablet está à vista da cliente. Fica lembrado no aparelho até você tocar em "Mostrar valores".

Agradecer no WhatsApp e lembrar retorno ao finalizar

Ao finalizar um atendimento, a tela de sucesso traz "Agendar retorno agora": o Novo agendamento abre com a mesma cliente, a mesma profissional e os mesmos procedimentos, numa data sugerida pelo intervalo ideal de retorno do procedimento (se houver mais de um, vale o menor). Sem intervalo cadastrado, é só escolher a data. Além dele, há dois atalhos:

Escala da equipe — grade mensal, folga e troca de plantão Crescimento+

Acesse Agenda → Escala para ver o mês inteiro da equipe numa grade: um profissional por linha, um dia por coluna. Cada célula mostra se o profissional trabalha (com o horário do expediente), está de folga ou tem bloqueio/férias naquele dia — incluindo bloqueios parciais (ex.: só a tarde).

Abaixo da grade, a seção "Trocas de plantão" tem duas ações: admin/dona clicam em "Registrar folga" (profissional + data + motivo) para bloquear o dia inteiro em 1 clique; qualquer profissional pode clicar em "+ Pedir troca de plantão" informando quem vai cobrir e a data — o colega e a gestão recebem notificação push, e um admin aprova ou recusa o pedido. Aprovar registra automaticamente a folga de quem pediu.

PDF do dia

O botão "PDF do dia" na toolbar da Agenda baixa a lista de agendamentos do dia por profissional: horário, cliente, procedimentos, sala e observações. Um profissional com acesso restrito baixa só a própria agenda.

Agendar de novo

Na ficha da cliente (barra de ações e aba Atendimentos) e no menu ⋯ do card concluído do Kanban, o botão "Agendar de novo" abre um novo agendamento com o mesmo cliente, procedimentos e profissional, 7 dias depois no mesmo horário, só confirmar.

Agenda do dia no WhatsApp da equipe Crescimento+

Todo dia às 7h (fuso da clínica), cada profissional ativa com login e telefone cadastrado recebe pelo WhatsApp a própria lista de atendimentos do dia: horário, cliente e procedimento. Sem sessão de WhatsApp conectada, ela recebe a mesma informação por notificação push.

Atendimento a domicílio Profissional+

Ao criar ou editar um agendamento pela equipe, a seção Local tem Clínica (padrão) ou Domicílio. Em Domicílio, informe o endereço (vem pré-preenchido do cadastro da cliente) e o deslocamento em minutos. Esse deslocamento bloqueia a agenda antes e depois do horário (depois, vale o maior entre o buffer do procedimento e o deslocamento), então nenhum outro agendamento é oferecido em cima do trajeto — nem pela equipe, nem no agendamento online, nem pela Aura.

O card do agendamento ganha o badge Domicílio com o botão Abrir no Maps. Nas mensagens de confirmação e lembrete existe a variável {{local}} ("na clínica" ou "no seu endereço: …") para você usar nos textos em Configurações → Mensagens.

Assinatura de agenda (.ics) para quem não usa Google Agenda

Em Configurações → Equipe, na ficha de cada profissional, o botão "Gerar link de agenda (.ics)" cria um link de leitura que qualquer app de calendário (Outlook, Apple Calendar, etc.) consegue assinar — sem precisar de conta Google. Mostra os agendamentos de 7 dias atrás até 90 dias à frente e atualiza sozinho a cada ~30 minutos.

Resumo mensal individual da profissional Crescimento+

Todo dia 1º, cada profissional ativa recebe pelo WhatsApp um resumo do mês que acabou de fechar: quantos atendimentos concluiu, quanto de receita gerou, a comissão do período e o percentual da meta mensal (quando ela tem uma meta cadastrada). Sem sessão de WhatsApp conectada ou telefone cadastrado, recebe a mesma informação por notificação push. Quem não teve nenhuma atividade no mês não recebe nada.

Pedir confirmação de amanhã

Na Agenda, abra a aba "Hoje" (a primeira do seletor de visões, com o ícone de lista; no celular aparece só o ícone — no computador o topo da tela diz "Resumo do dia"). Ali, ao lado do botão "Pedir confirmação de hoje", o botão "Pedir confirmação de amanhã" dispara o mesmo pedido de confirmação, mas para os agendamentos de amanhã — útil pra adiantar as confirmações antes de fechar o expediente. Os botões só aparecem nessa aba (não no Kanban nem no calendário). Para um agendamento só, abra a ficha dele: no bloco "WhatsApp", o botão "Enviar confirmação" (ou "Reenviar confirmação") manda de novo a mensagem com a data e o horário.

PDF da semana

Ao lado do botão "PDF do dia", o botão "PDF da semana" baixa a agenda da semana inteira (segunda a domingo) num único arquivo — cada dia com seu cabeçalho e os atendimentos agrupados por profissional, igual ao PDF do dia.

Cliente avisou que não vem

Quando a cliente responde ao lembrete ou ao pedido de confirmação dizendo que não vem (por exemplo "não vou conseguir ir", "preciso remarcar" ou "não"), o agendamento ganha o selo "Avisou que não vem" na Agenda e a equipe recebe o aviso no sino e por push: "{Nome} avisou que não vem".

Abra o agendamento: um card mostra o que ela respondeu e três ações — Remarcar, Cancelar agendamento e "Ela vem, sim" (tira a marca, para quando foi engano ou ela mudou de ideia).

Filtro de confirmações

Na Agenda, o filtro "Confirmação" mostra só os agendamentos na situação que você escolher:

Aviso quando o lembrete não vai sair

Logo depois de salvar um agendamento — pelo formulário completo ou pelo agendamento rápido na grade — o sistema avisa se o lembrete automático não vai ser enviado e diz o motivo:

Sessão coberta pelo plano ou pelo pacote

Quando uma sessão fecha em R$ 0,00 porque já estava paga, o topo da ficha do agendamento diz o motivo: "Sessão coberta pelo plano" ou "Sessão do pacote", com o nome do plano ou do pacote. No atendimento, se não há nada a receber, o "Receber pagamento" avisa que a sessão já foi paga pelo plano.

Garantia e retoque por procedimento

Em Procedimentos, no bloco avançado, informe Garantia de retoque (dias) e o Preço do retoque (vazio = grátis). Quando a cliente marca o mesmo procedimento dentro desse prazo depois de um atendimento concluído, o serviço entra como Retoque (garantia) com o preço do retoque, por qualquer caminho (agenda, link, Aura). Três dias antes de vencer, ela recebe pelo WhatsApp a mensagem Garantia de retoque vencendo (editável em Configurações → Mensagens).

Resumo da cliente uma hora antes do atendimento Crescimento+

A profissional responsável recebe no sino, por push e, se tiver telefone cadastrado, no WhatsApp um resumo da cliente: última visita, pacote com saldo, valor em aberto, documentos pendentes, avisos de risco e última mensagem dela. Sem login vinculado, o aviso vai para a gestão.

Saldo de pacote e benefício do clube ao escolher a cliente

No Novo agendamento, assim que você escolhe a cliente aparecem dois avisos, quando houver: "Esta cliente tem saldo em pacote" (pacote ativo, não vencido, com sessões e os procedimentos que ele cobre) e "Esta cliente tem benefício a usar" (resgate do clube de fidelidade). Se o procedimento escolhido é coberto pelo pacote, o aviso diz que a sessão será abatida ao finalizar.

Agendar em grupo: mãe e filha, dia da noiva

No Novo agendamento, no bloco "Outro profissional ou outra pessoa no mesmo dia", clique em "+ Adicionar" e marque "Para outra pessoa (em grupo)". Escolha quem é a outra pessoa, a profissional, o procedimento e o horário (ele já vem igual ao do agendamento principal, porque grupo costuma ser em paralelo). Ao salvar, cada pessoa ganha o próprio agendamento, todos ligados entre si.

Tempo extra por cliente

Tem cliente que sempre demora mais (ou menos)? No cadastro dela (ficha → Editar), preencha "Tempo extra habitual" em minutos. Esse tempo é somado à duração dos procedimentos em todo agendamento dela: na agenda, no agendamento online e pela Aura. Número negativo encurta.

Teste de sensibilidade (henna, cílios, peeling, laser)

Em Procedimentos → editar procedimento, marque "Exige teste de sensibilidade" e defina a "Validade do teste (dias)" (padrão 365). Depois, na ficha da cliente, aba Prontuário, o bloco "Testes de sensibilidade" registra o procedimento, o resultado (negativo, positivo ou inconclusivo), a data e observações. Clique em "Registrar teste".

Quando a cliente não tem teste válido para o procedimento agendado (nunca fez, venceu, deu positivo ou ficou inconclusivo), a ficha do agendamento e a comanda mostram um aviso com o atalho "Registrar na ficha".

Cola da cliente antes de atender

Na ficha do agendamento, abra "Cola da cliente": um resumo do que a profissional precisa saber sem abrir a ficha inteira. Mostra alergias, intercorrência anterior, contraindicações, medicamentos, última evolução, última aplicação, pacotes, saldo em aberto, documentos pendentes, o que a cliente quer fazer, preferências, tempo extra e última visita. Para quem vem pela primeira vez, avisa que não há nada registrado.

Agenda sem internet

Enquanto você usa o sistema com internet, ele guarda no aparelho um retrato da agenda dos próximos 7 dias (atualizado a cada 15 minutos). Se a internet cair, ao abrir a Agenda ou o Hoje aparece a tela "Agenda salva no aparelho", com os horários, clientes, procedimentos e observações, e a hora em que o retrato foi feito.

Feriados automáticos — abrir, fechar ou horário especial

Em Configurações → Horários e salas → Feriados aparecem os feriados nacionais dos próximos 12 meses. Escolha o estado da clínica para somar os feriados estaduais e cadastre os feriados da sua cidade (ex.: aniversário da cidade, com "repetir todo ano"). Em cada feriado, decida: Aberto normal, Fechado ou Horário especial. Fechado e horário especial entram em "Datas com horário especial" e valem para a agenda e o agendamento online.

Aluguel de sala por hora

Para alugar uma sala a uma profissional autônoma de fora da equipe (ela não entra no sistema): na Agenda, clique em Aluguel de sala. Defina o preço por hora (por sala ou um padrão da clínica), cadastre a locatária em + Nova locatária e clique em Nova reserva (sala, dia, horário; pode repetir toda semana). A sala reservada fica bloqueada na agenda e no agendamento online — na visão por Salas aparece como "Sala alugada".

Cadastrar um cliente

Em Clientes → Novo cliente, preencha nome, telefone, WhatsApp e data de nascimento. O WhatsApp é o campo mais importante — é por onde o sistema envia confirmações e lembretes automaticamente.

Marque também "Como conheceu a clínica" (Instagram, Google, Facebook, indicação, passou na frente, site, WhatsApp ou outro). O mesmo campo aparece no "Nova cliente" rápido da Agenda. É ele que alimenta o relatório Relatórios → Clientes por origem (Crescimento+): novas clientes, atendimentos e receita por canal, com "Ver clientes" em cada linha. Cliente que veio pelo agendamento online já entra como "Site"; pelo link de indicação, como "Indicação"; lead convertido herda a origem do lead. Dá para preencher depois, em Editar.

Depois de salvar, a ficha abre com o botão "Agendar agora", que leva direto ao Novo agendamento com a cliente já escolhida.

Importar lista de clientes

Em Clientes → Importar CSV, faça o upload de uma planilha com as colunas: nome, telefone, e-mail e data de nascimento. O sistema faz a importação em massa automaticamente.

O que tem na ficha do cliente

Assinatura digital de sessão

Abra um agendamento e clique em "Registrar assinatura". O cliente assina na tela do celular ou tablet. O sistema gera um PDF e armazena com segurança na ficha, com IP e horário registrados.

Unificar clientes duplicados (Mesclar)

Abra a ficha que vai ser arquivada e clique em "Mesclar duplicado" na barra de ações. Busque a ficha que vai ficar: embaixo de cada nome aparece o que a ficha carrega (atendimentos, agendamentos, pacotes, última visita, final do WhatsApp, data de cadastro). Confirme e o sistema move todo o histórico para a ficha que fica — ela mantém o nome e o WhatsApp dela e só recebe os campos que estavam vazios (telefone, e-mail, nascimento, CPF, endereço, observações). Em Clientes → Duplicados a varredura por telefone/WhatsApp repetido mostra os mesmos resumos e os dois botões "Manter X → arquivar Y".

Prontuário clínico

Na ficha do cliente, abra a aba Prontuário. Preencha os campos clínicos e clique em Salvar registro:

Cada registro fica datado no histórico — clique em Histórico do prontuário para ver todas as entradas anteriores em ordem cronológica.

Arquivar e restaurar clientes

Na ficha do cliente, clique em Arquivar para tirá-lo da lista ativa sem perder o histórico. Clientes arquivados vão para a Lixeira em Clientes → Lixeira (/clientes/lixeira), de onde podem ser restaurados a qualquer momento.

Cliente com agendamentos futuros? O aviso de arquivar mostra quantos são e já vem marcado "Cancelar esses agendamentos". Se desmarcar, eles ficam na agenda, mas a cliente arquivada não recebe lembrete nem pedido de confirmação. Arquivar em lote (pela lista) cancela os futuros. Restaurar a cliente não recria os agendamentos.

Indique uma amiga Profissional+

Na ficha da cliente há o card "Indique uma amiga": ele gera um link de indicação exclusivo daquela cliente para o seu agendamento online. A cliente compartilha o link com as amigas; quando uma amiga indicada agenda por ele e conclui o primeiro atendimento, a indicadora ganha pontos do programa de fidelidade automaticamente — creditados uma única vez por amiga.

A quantidade de pontos é configurável em Fidelidade → Pontos por indicação (padrão: 100 pontos; defina 0 para desativar o programa — o card some da ficha).

A amiga chegou pelo WhatsApp, sem o link? No cadastro dela, escolha "Como conheceu: Indicação de cliente" e preencha Indicada por; ou, na ficha dela, no card de indicação, clique em "Marcar quem indicou". Os pontos saem no primeiro atendimento concluído (na hora, se ela já foi atendida). Depois de creditados, a indicação não muda mais.

Exportar clientes em CSV

Em Clientes, clique em "Exportar CSV" para baixar a lista filtrada da tela. Clientes arquivados (na Lixeira) nunca entram, e quem tem "Ver todos os clientes" desligado exporta só os próprios. O mesmo botão existe também em outras telas do sistema — export de Produtos exige a permissão de Produtos, e exports com dado financeiro (Atendimentos, Custos) exigem "Ver relatórios e faturamento".

Tag automática "VIP" e aviso de risco

Em Configurações → Clientes, defina um valor mínimo de gasto total. Quem cruzar esse valor ganha a etiqueta "VIP" sozinha, sem ninguém aplicar manualmente (deixe em branco para desativar). A tag nunca é removida automaticamente — se o gasto cair depois, é a equipe quem decide tirar.

Toda cliente com a tag "VIP" é monitorada: assim que o status dela vira "em risco" ou "inativa" pela primeira vez, a equipe recebe um aviso. Não repete todo dia enquanto ela continuar parada — só na primeira vez que entra em risco.

Pedir foto de evolução à cliente Profissional+

Na ficha da cliente, aba Fotos, clique em "Pedir foto de evolução por WhatsApp". Ela recebe um link de uso único (vale 7 dias, sem login) para mandar de 1 a 3 fotos e uma nota. As fotos aparecem na aba Fotos como "Evolução (enviada pela cliente)" e a clínica recebe um push.

Montagem antes e depois para o Instagram

Em Portfólio, no card "Montagem antes e depois", escolha a cliente, a foto de antes, a de depois e o formato: Feed 1080×1080 (lado a lado) ou Stories 1080×1920 (empilhado). Depois clique em Baixar ou, no Feed, em Publicar no Instagram (Instagram conectado, dono/admin).

A imagem sai com as etiquetas ANTES/DEPOIS e o nome da clínica no rodapé — com white-label, também o logo e a cor da sua marca.

Medidas corporais e bioimpedância

Na ficha da cliente, aba Medidas (em "Mais"), clique em + Registrar medição e preencha só o que mediu: peso, altura, cintura, abdômen, quadril, busto, braço, coxa e, se tiver balança de bioimpedância, gordura corporal, massa muscular, gordura visceral, água e metabolismo basal. Aceita vírgula (72,5).

Também há pescoço e panturrilha, as escalas clínicas Fototipo (Fitzpatrick), de I a VI, e Fotoenvelhecimento (Glogau), de I a IV, e a adipometria (dobras tricipital, subescapular, suprailíaca, abdominal e da coxa, em mm).

A partir da segunda medição aparecem o gráfico de evolução (escolha a medida) e o resumo "desde a primeira medição", com a diferença em verde quando vai na direção esperada (ex.: cintura diminuindo, massa muscular subindo). O IMC é calculado com a última altura registrada.

Relatório de evolução para a cliente Profissional+

Na aba Medidas da ficha, no card Relatório de evolução, escreva o próximo passo (opcional) e clique em Gerar e enviar por WhatsApp (ou Gerar link para copiar). A cliente abre no celular um relatório com a marca da clínica: antes e depois, sessões realizadas, evolução das medidas, próxima sessão marcada e o próximo passo — e pode baixar em PDF.

O link vale 60 dias e mostra sempre os dados atualizados. Na lista você vê quantas vezes ela abriu, copia o link de novo, reenvia ou Desativa na hora. O texto da mensagem é editável em Configurações → Mensagens ("Relatório de evolução").

Montar o antes e depois para o Instagram

Na ficha (Fotos) ou na comanda, toque em Montar antes e depois, escolha a foto de antes e a de depois (o sistema sugere o par), confira na prévia lado a lado ou arrastando o cursor e use Baixar, Compartilhar (abre o Instagram ou o WhatsApp pelo celular) ou Enviar para a cliente. A imagem sai quadrada, com os rótulos Antes e Depois e a logo da clínica quando a identidade visual está ativa.

Mapa de aplicação com perfis, zonas e baixa no estoque

No mapa de aplicação (prontuário ou card na comanda) há rosto de frente, perfil esquerdo, perfil direito, corpo frente e costas. Toque numa zona (glabela, masseter, lábios...) para marcar o ponto no lugar certo. Em cada ponto escolha o Insumo do estoque: ao salvar, as unidades saem do estoque uma única vez. Comparar com a última sessão mostra em cinza onde foi aplicado da vez anterior. No histórico, cada mapa tem PDF e Enviar pelo WhatsApp.

Registrar intercorrência (evento adverso) no prontuário

Na ficha da cliente, aba Prontuário, em "Novo registro clínico", o campo "Intercorrência nesta sessão" tem as opções: sem intercorrência, leve (edema, hematoma, dor passageira), moderada (precisou de conduta extra) e grave (encaminhamento ou emergência). Escolhendo leve, moderada ou grave, preencha "O que aconteceu" e "Conduta adotada" e clique em "Salvar registro".

Acordo de pagamento para saldo em aberto

Cliente com atendimentos sem acertar? Na ficha dela, aba Visão geral, o card "Acordo de pagamento" mostra o total em aberto. Escolha em quantas Parcelas (de 2 a 12), a data da 1ª parcela, uma observação se quiser, e clique em "Criar acordo".

As parcelas entram em Financeiro → A receber e a pagar. Cada parcela paga é lançada nas comandas em aberto e a cobrança automática dessa cliente fica pausada até o fim do acordo. O card mostra cada parcela como paga, pendente ou atrasada.

Cronograma da noiva

Primeiro, a dona ou administradora cria um modelo em Configurações → Horários e salas → Cronograma da noiva: cada etapa é um procedimento e quantos dias antes do casamento ele deve acontecer (ex.: limpeza de pele 30 dias antes, dia da noiva no dia — "0 dias antes").

Depois, na ficha da cliente, clique em Cronograma da noiva, escolha o modelo e a data do casamento e clique em Montar cronograma. Cada etapa mostra a data sugerida e a situação — a agendar, agendada ou feita — tirada dos agendamentos dela; dá para agendar com um toque.

Criar um pacote de sessões

Em Procedimentos → Pacotes, crie um pacote com nome, quantidade de sessões, validade e valor total. Ex: "Pacote 10 limpezas — R$ 800,00 — validade 12 meses".

Vender um pacote para um cliente

Na ficha do cliente, seção "Pacotes", clique em "Comprar pacote", escolha o pacote e a data. O saldo aparece imediatamente na ficha. Cada vez que o cliente for atendido, o sistema desconta uma sessão.

Pacotes por área do corpo (laser e depilação) Profissional+

Ao criar o template do pacote em Procedimentos → Pacotes, use a seção "Áreas do corpo (opcional)" para listar cada área com sua própria contagem de sessões — por exemplo Axila 6, Buço 4, Virilha 8. O total de sessões do pacote passa a ser a soma das áreas.

Na venda, cada área vira um saldo separado. Ao usar uma sessão, você escolhe a área e só o saldo daquela área é debitado. Na ficha da cliente o saldo aparece por área (ex.: "Axila 3/6 · Buço 2/4").

Criar um plano de assinatura mensal

Em Procedimentos → Planos Crescimento+, crie um template com: nome, duração total (em meses), sessões por mês, preço e quais procedimentos estão incluídos.

Contratar um plano para um cliente

Na ficha do cliente, seção "Planos de assinatura", clique em "Contratar plano", escolha o template e a data de início. O sistema calcula o vencimento automaticamente. Se o plano for de valor total antecipado, informe também "Como foi pago?" (Pix/dinheiro/cartão) — o valor entra no caixa do dia; ou deixe "Registrar depois" e use o botão "Registrar pagamento" no card do plano quando receber. Cobrou o plano na comanda? Se a cliente pagou um procedimento coberto pelo plano num atendimento dos últimos 15 dias, o sistema avisa antes de registrar o plano como pago — escolha "Já pago no atendimento" e o atendimento certo, para o mesmo dinheiro não contar duas vezes no caixa e no faturamento.

Como o desconto automático funciona

Ao finalizar o atendimento de um cliente com plano ativo, o sistema verifica se o procedimento está coberto, desconta uma sessão do saldo mensal e fecha o atendimento sem valor a receber — sem nenhuma ação manual. O plano foi cadastrado depois, ou alguém lançou um recebimento por engano? Abra o atendimento (menu Atendimentos), exclua o recebimento se houver, e clique em "Abater no plano": a sessão entra no plano (no mês do atendimento) e o saldo a receber some. Não precisa cancelar e refazer o atendimento.

Notificação automática de vencimento

O sistema envia uma mensagem automática pelo WhatsApp do cliente X dias antes do vencimento (conforme configurado no template). A mensagem informa quantos dias restam e o nome do plano.

Cobrança = Mensalidade, com lembrete PIX automático Crescimento+

Ao criar o plano em Procedimentos → Planos, escolha Cobrança: Mensalidade e defina em "Avisar X dias antes" quantos dias antes do vencimento o lembrete deve sair. O sistema gera uma cobrança por mês para cada cliente assinante, com vencimento contado a partir da data de início dela.

3 dias antes (ou o prazo configurado), o sistema manda automaticamente pelo WhatsApp da cliente o código PIX copia-e-cola pronto para pagar, acompanhado do QR Code do PIX em imagem — usando a mesma chave PIX já cadastrada em Configurações → Comunicação (a mesma da régua de cobrança de saldo devedor). Não existe uma configuração de PIX separada para os planos.

O pagamento é conferido manualmente: na ficha do cliente, seção "Planos de assinatura", marque a cobrança do mês como "Pago" (ou desfaça, se marcou errado). Cobranças vencidas e não pagas viram "Em atraso" automaticamente.

Forma de pagamento no caixa + devolução de sessão

Ao vender um pacote (ficha da cliente → aba Pacotes), contratar um plano à vista ou dar baixa numa mensalidade de plano, a forma de pagamento é obrigatória (Dinheiro/Pix/cartão) — assim o valor entra no caixa do dia (se houver caixa aberto) e no Financeiro. Ainda não recebeu? Escolha "A receber (gera conta a receber)": o pacote/plano fica sem forma e uma conta a receber pendente nasce em Financeiro → A receber e a pagar. Ao dar baixa nessa conta (escolhendo a forma), a forma é gravada no pacote/plano e ele passa a contar no Caixa e no Financeiro. Cancelar o pacote/plano cancela a conta junto.

As sessões do plano descontam sozinhas ao agendar o procedimento incluído (não é preciso dar baixa manual). Se o agendamento for cancelado ou marcado como falta, a sessão volta para o saldo do mês automaticamente — a cliente não perde a sessão. (Já o pacote tem baixa manual: botão "Usar sessão" na comanda ou na ficha.)

Protocolos 1-clique — agendar todas as sessões restantes Profissional+

Na ficha da cliente, no card do pacote ativo, clique em "Agendar sessões restantes". Escolha o procedimento (pré-selecionado quando o pacote tem um só), a profissional, a data/hora da 1ª sessão, a frequência (semanal ou quinzenal) e a quantidade (por padrão, todas as sessões restantes).

Clique em "Ver disponibilidade": o sistema confere cada data contra a agenda (horários ocupados, bloqueios e intervalos entre atendimentos) e mostra o que está livre e o que tem conflito — nada é gravado nessa prévia. Ao confirmar, só as datas livres viram agendamentos; as conflitadas ficam listadas para remarcar manualmente.

Para ver as sessões agendadas: ficha da cliente → card "Próximos agendamentos". Para remarcar todas de uma vez: abra a ficha de qualquer sessão da série → bloco "Remarcar a série" → "Remarcar esta e as próximas" → escolha o novo dia e horário dessa sessão. Ela vai para o novo horário e as seguintes acompanham, mantendo o intervalo (semanal continua semanal). Sessões já realizadas não mudam; a cliente recebe um único aviso; uma data que cair em horário ocupado fica onde está e aparece no aviso para remarcar à mão.

Estender validade Profissional+

No card do pacote ativo ou vencido na ficha da cliente, clique em "Estender validade" e escolha +30 dias, +60 dias ou uma data; o motivo é obrigatório. Um pacote vencido volta a ficar ativo, e a extensão fica registrada no histórico do pacote.

Cliente com pacote em um agendamento comum Profissional+

Não precisa agendar pela ficha para o pacote valer. Se a cliente tem um pacote ativo, no prazo e com saldo que cobre o procedimento, a ficha do agendamento mostra "Coberto pelo pacote" e quanto resta a cobrar.

Ao finalizar, a opção "Usar o pacote da cliente" já vem marcada: a sessão é abatida do saldo e o serviço coberto sai da conta. Se ela fez algo fora do pacote no mesmo atendimento, só isso é cobrado. Desmarque se a cliente preferir pagar e guardar a sessão.

Pacote com vários procedimentos? No modelo, em "Como contar as sessões", diga o que é 1 sessão: cada procedimento consome 1 sessão (ex.: 10 sessões de qualquer um da lista) ou 1 sessão = todos os procedimentos juntos (ex.: protocolo com limpeza + peeling + máscara). No combo, a finalização abate uma sessão só e zera todos eles. Em modelo novo a escolha é obrigatória, e o formulário mostra o que cada opção gasta com os seus próprios números (ex.: "3 sessões: um atendimento com Endermologia + Dren gasta 2 das 3" ou "gasta 1 das 3"). Protocolo em que a sessão é os procedimentos juntos = combo. A 3ª opção, cada procedimento tem a sua quantidade de sessões, abre um campo de sessões ao lado de cada procedimento (ex.: Limpeza de pele 5, Peeling 3, Máscara de LED 5): no atendimento você faz 1, 2 ou 3 deles juntos e cada um dá baixa no próprio saldo.

Pacote sob medida para uma cliente Profissional+

Combinou um pacote só para aquela cliente? Abra a ficha da cliente, vá em "Pacotes & Assinaturas" e clique em "Pacote sob medida". Não precisa criar modelo antes. Em cada procedimento você pode informar o valor das sessões dele: o valor combinado soma sozinho e mostra o desconto, e cada sessão passa a valer o preço daquele procedimento (com o desconto rateado) na receita e na comissão. Se a cliente fechou um orçamento, abra o orçamento e use "Vender como pacote sob medida": os procedimentos, as sessões e os valores já vêm preenchidos. Venda antiga: preencha a "Data da venda" (nos dois tipos de pacote) e a venda entra no caixa, no Recebido e nos relatórios naquela data, sem mexer no caixa de hoje; para as sessões já feitas, use "Lançar atendimento" com a data real e "Usar sessão" para abater do pacote. Cancelar um pacote pago: o sistema pergunta o que aconteceu com o valor. Se a clínica ficou com ele ou se virou crédito para a cliente, a venda continua no financeiro; só a devolução tira a venda dos relatórios.

Pacote pago por uma pessoa e usado por outra

O pacote fica sempre na ficha de quem faz as sessões, assim o histórico e o abatimento ficam certos. Na venda (modelo ou sob medida), marque "Pago por outra pessoa" e escolha quem pagou: o pacote mostra "Pago por", a conta a receber sai no nome de quem pagou e a ficha de quem pagou lista "Pacotes que pagou para outras pessoas".

A mãe comprou duas sessões, uma para ela e outra para o filho? Venda o pacote na ficha da mãe e, no card do pacote, use "Transferir sessões": escolha o filho e quantas sessões (ou quantas de cada procedimento). As sessões saem do saldo da mãe e viram um pacote na ficha do filho, sem novo pagamento e com o mesmo valor por sessão na receita e na comissão.

Vendeu o pacote com o procedimento errado (ex.: dois nomes parecidos na lista)? Enquanto nenhuma sessão foi usada, no card do pacote use "Trocar procedimento": escolha o procedimento certo. O valor pago e o valor por sessão continuam os mesmos e a próxima sessão já abate do pacote.

A paciente pediu para trocar uma sessão que ainda tem no pacote por saldo? No card do pacote, use "Trocar sessão por crédito" Crescimento+: escolha a sessão (ou quantas de cada procedimento), confira o valor (já vem com o valor da sessão no pacote, dá para mudar) e escreva uma observação. A sessão sai do saldo do pacote e o valor entra no card Crédito da cliente, para usar na comanda. O resto do pacote continua igual.

Protocolo com ritmo entre sessões e home-care

No modelo de pacote (Procedimentos → Pacotes), preencha "Intervalo recomendado entre sessões (dias)" e, se quiser, "Home-care entre sessões" (ex.: protetor solar 2x ao dia; sem esfoliação por 7 dias). Na ficha da cliente, o pacote passa a mostrar "Ritmo: a cada N dias · próxima prevista" e fica em destaque quando a sessão está atrasada. As orientações de home-care ficam no próprio card do pacote.

Plano mensal com fidelidade, multa e taxa de adesão Crescimento+

Ao criar o plano em Procedimentos → Planos, preencha "Fidelidade mínima (meses)" (0 = sem fidelidade), "Multa por cancelar na fidelidade" e "Taxa de adesão". A taxa de adesão é cobrada uma vez, junto da 1ª mensalidade (ou do valor à vista).

Na ficha da cliente, o plano mostra "Fidelidade até" a data final. Se ela cancelar antes, o sistema avisa o valor e lança a multa em Contas a receber.

Criar uma aula em grupo

Em Agenda → Inserir horário (ou pelo Quick Book na Visão Equipe), ative o toggle "Aula em grupo". Defina a capacidade máxima (ex: 8 alunos) e adicione os participantes.

Como aparece na Visão Equipe

A aula aparece como um único card na coluna do profissional, com um badge mostrando vagas ocupadas / capacidade total.

Cobrar os participantes

Abra o agendamento e vá na seção "Participantes". Para cada aluno você pode:

Check-in pela equipe (modo profissional)

Abra o agendamento e clique em "Registrar check-in". O sistema marca a presença com horário. Opcionalmente, o cliente assina na tela antes de entrar.

Modo quiosque — tablet na recepção

O modo quiosque tem um link exclusivo da sua clínica (ele usa o código interno da clínica, não o nome — por isso não tente digitar a URL à mão). Abra a tela de Check-in no sistema e use o link/QR Code gerado ali para abrir o quiosque no tablet e deixá-lo na recepção. O cliente mesmo faz o check-in:

Fila virtual para quem chega sem horário Profissional+

No quiosque, o botão "Estou sem horário — entrar na fila" pede nome, WhatsApp e o que a pessoa quer fazer. Ela vê a posição na fila e o tempo estimado (média dos últimos atendimentos chamados), atualizado sozinho. Quem já está na fila não entra duas vezes.

A equipe vê o painel Fila no topo de Hoje: "Chamar próximo" manda o WhatsApp "chegou a sua vez" (texto editável em Configurações → Mensagens, "Fila: é a sua vez") e destaca a pessoa; "Atendido" abre um agendamento novo já com a cliente selecionada (quando ela tem ficha); "Desistiu" tira da fila.

Painel da sala de espera na TV Profissional+

Em Configurações → Operacional → Painel da sala de espera (TV), clique em Gerar link da TV e abra o link no navegador da smart TV da recepção. A tela mostra quem está sendo chamada (e a sala), os próximos horários do dia, a fila de quem chegou sem horário e, no rodapé, o seu aviso (promoção, recado) e as últimas avaliações das clientes. Atualiza sozinha a cada 20 segundos, sem login.

Ponto de equilíbrio do mês Crescimento+

Pagamento em cheque: escolha Cheque como forma de pagamento ao finalizar o atendimento, no pagamento rápido, na venda de pacote, plano ou produto e na baixa de contas a receber. No Caixa ele aparece em Outros (não entra na contagem do dinheiro da gaveta).

No Resumo do Financeiro, o card Ponto de equilíbrio mostra quanto falta faturar no mês para pagar os custos fixos (ex.: "faltam R$ 8.400 (≈ 24 atendimentos)") ou que o mês já está coberto. Custos fixos = despesas lançadas no mês (sem impostos) + recorrentes que ainda vão vencer; a margem e o ticket médio vêm dos últimos 90 dias. Contas a pagar avulsas não entram.

Os 4 indicadores do topo

Ao abrir Relatórios, você vê quatro cards com os números do período selecionado:

Os gráficos disponíveis e o que cada um significa

Relatórios operacionais

Abaixo dos indicadores, a lista Todos os relatórios traz cada relatório por tema (Dinheiro, Clientes, Equipe, Agenda e vendas). Os gráficos ficam em Análise geral, e a seção Tabelas por período usa o mesmo período escolhido no topo:

Registrar custos operacionais

Em Custos → Novo custo, informe: descrição, categoria (aluguel, marketing, salário…), valor, data e recorrência (semanal, mensal ou anual). Custos recorrentes são lançados automaticamente nos meses seguintes — sem precisar relançar toda vez.

Cadastrar materiais por procedimento

Em Procedimentos → editar procedimento → Materiais, adicione os insumos consumidos em cada sessão (ex.: luvas, ácidos, géis). Para cada material, informe a quantidade usada e o custo unitário. Esses valores são somados automaticamente ao custo real do procedimento.

Gasto por sessão que não está no estoque (ponteira, insumo avulso, equipamento)? Preencha Custo direto por sessão (R$) no cadastro do procedimento, logo abaixo do valor. Ele soma ao custo dos materiais na margem, no DRE e no card "Variáveis" de Custos — sem isso, um procedimento só com consumíveis baratos aparece com margem perto de 100%.

Sessões feitas dentro de um pacote entram na Receita gerada do procedimento pelo valor do pacote dividido pelo número de sessões.

Relatório para Imposto de Renda

Em Financeiro → Imposto de Renda Controle Total+, gere o demonstrativo anual de receitas agrupadas por cliente. O relatório fica formatado para entregar diretamente ao contador. Também é possível enviar o recibo individual para o cliente via WhatsApp ou e-mail.

Usar outra moeda (USD, EUR)

Em Configurações → Clínica, troque a moeda padrão para USD ou EUR. Todos os valores do sistema — procedimentos, pacotes, relatórios e comanda — passam a ser exibidos na moeda escolhida, sem converter: você digita e vê os valores na moeda que usa no seu país.

Fluxo de caixa realizado + previsto Profissional+

Em Financeiro → Fluxo de Caixa, escolha a janela de 30, 60 ou 90 dias: o passado mostra o realizado (o que de fato entrou e saiu) e o futuro mostra o previsto. No topo, 4 KPIs e o saldo projetado ao fim da janela; no gráfico, os dias previstos aparecem esmaecidos; na tabela por dia, cada linha futura leva o badge "previsto". O bloco "De onde vem o previsto" abre a composição da estimativa.

Relatório de procedimentos mais rentáveis

Em Relatórios → Procedimentos Rentáveis Crescimento+ (botão no hub de Relatórios), veja o ranking dos procedimentos por margem de contribuição real: receita total menos custo de insumos (estoque). Compare períodos para identificar quais procedimentos cresceram em rentabilidade e quais estão com margem apertada.

Previsão de Caixa AURA IA

Acesse Financeiro → Previsão de Caixa para visualizar a projeção de faturamento dos próximos 3 meses, calculada por regressão linear sobre o histórico da clínica. A tela exibe:

Benchmark do Setor AURA IA

Em Relatórios → Benchmark do Setor, compare as métricas da sua clínica com outras clínicas do mesmo porte e plano de forma completamente anônima. São 6 métricas monitoradas:

Cada métrica exibe um badge de percentil:

Relatório de Produtividade por profissional

Em Relatórios → Produtividade, veja o desempenho individual de cada membro da equipe no período selecionado:

Faturamento por profissional (não só a comissão): o relatório lista todas as profissionais ativas e o realizado do mês soma atendimentos concluídos + vendas de pacote/plano à vista atribuídas — "R$ X realizado (R$ Y atendimentos + R$ Z vendas) de R$ meta". Para atribuir uma venda, use o select "Vendido por" ao vender pacote ou plano à vista na ficha da cliente (vem pré-selecionado com a profissional do seu usuário, quando há vínculo). Quem não tem meta aparece com "sem meta · definir". Acesso: botão no hub Relatórios ou o link "Ver meta por profissional" na seção Meta do mês do Financeiro.

Dashboard NPS

Em Relatórios → NPS & Satisfação, acompanhe a satisfação dos clientes coletada via WhatsApp após cada atendimento:

A receber e a pagar

Em Financeiro → A receber e a pagar (antiga tela "Contas"), cadastre e acompanhe seus compromissos financeiros:

Baixou errado como pago? Na linha da conta paga, clique em "Desfazer pagamento": ela volta para pendente com o valor original e a data, a forma e a taxa da baixa são apagadas. Se a baixa já entrou num caixa diário fechado, reabra aquele caixa antes.

Os KPIs do topo mostram: Total a receber, Total pendente, Vencido (vencimento anterior a hoje) e Pago no mês. Entradas vencidas ficam com a data em vermelho. Clique em Marcar como pago para liquidar o compromisso — na baixa de uma conta a receber o sistema pede a forma de recebimento (dinheiro/Pix/débito/crédito/transferência/boleto), e é ela que entra no Caixa e no Financeiro. Recebeu só uma parte? Clique no link de mesmo nome embaixo do botão, digite o valor que entrou e confirme: a conta é baixada com esse valor e o que faltar fica em aberto como uma nova conta, com o mesmo vencimento. No topo, a faixa-resumo mostra o veredito dos próximos 7 dias: "entram R$ X · saem R$ Y" com o saldo líquido.

Ao cadastrar uma conta, use "Repetir mensalmente" para gerar a mesma conta nos próximos meses (aluguel, assinatura) ou "Parcelar em Nx" para dividir uma compra em parcelas com vencimentos mensais — cada parcela vira uma conta própria, exibida como "Aluguel (2/6)". As parcelas ficam vinculadas como série Profissional+: no menu de qualquer parcela da lista, "Editar restantes da série" altera descrição/valor das parcelas pendentes futuras de uma vez (as já pagas não mudam) e "Cancelar restantes da série" cancela o que ainda não venceu — útil quando o contrato termina antes do previsto. "Vencimentos" muda o dia das parcelas pendentes de uma vez: informe a data da próxima e as seguintes acompanham mês a mês (ex.: parcelas que nasceram dia 5 e a cliente paga dia 10). Vale também para as parcelas de um pacote ou plano vendido a receber.

Comprovante anexado: ao criar uma conta avulsa — ou depois, em qualquer conta — anexe a imagem (JPG/PNG/WebP) ou PDF do boleto/recibo (até 5 MB). O link "Comprovante" abre o arquivo em nova aba, e dá para substituir ou remover quando quiser. O arquivo é privado — só membros da clínica acessam.

BI Dimensional — análise livre Crescimento+

Em Relatórios → BI Dimensional, cruze qualquer métrica com qualquer dimensão de forma livre, sem relatório pré-fixado:

O resultado é um ranking top-10 com barra de progresso proporcional ao máximo. Exemplo: "qual procedimento gera mais receita às terças-feiras?" — selecione receita + procedimento + 30 dias.

Dividir pagamento ao finalizar o atendimento

No topo do modal de finalizar atendimento há o seletor "Pagamento único | Dividir pagamento". Escolha Dividir para combinar formas no mesmo recebimento — ex.: metade Pix, metade cartão — ou registrar um sinal agora e o saldo depois. Se a comanda tem desconto, ele aparece discriminado no modal; e se a cliente já pagou antecipado, o modal avisa "já pago" — inclusive ao finalizar arrastando o card no Kanban.

Cartão parcelado? Ao escolher Crédito (no pagamento único ou em cada linha do dividido) aparece o seletor de parcelas (à vista até 18x) e, se você cadastrou maquininhas em Financeiro → Taxas, o de maquininha e o de bandeira (opcional: se a maquininha tem taxa própria para Visa, Mastercard, Elo etc., vale essa; senão a taxa geral) — no Débito, só a maquininha. Com a maquininha escolhida, a taxa dela entra sozinha e o valor líquido fica registrado, igual à comanda. Na venda de pacote no cartão (ficha da cliente) também aparece a maquininha: a taxa entra no "Perdido em taxas" do Financeiro, que mostra separado o que é de atendimento e o que é de pacote — impostos não são taxa de maquininha e aparecem numa linha à parte, com link para Custos. O mesmo vale no "Registrar pagamento" rápido (Hoje/Kanban) e no sinal / pagamento antecipado do detalhe do agendamento — quando a comanda fecha, a linha do sinal já vem com a maquininha e as parcelas.

Lançar rápido — receita ou despesa avulsa

No Financeiro, o botão "Lançar rápido" abre um formulário mínimo para registrar uma entrada ou saída de dinheiro que não veio de um atendimento — sem precisar criar agendamento ou comanda. Escolha "Entrou dinheiro" ou "Saiu dinheiro", informe o valor, uma descrição e a categoria, e salve.

Cobrança gentil de saldo em aberto (sem parecer cobrança)

Cliente saiu sem acertar? Conclua o atendimento normalmente e deixe o valor como "a receber" — nunca deixe o agendamento parado em "Em atendimento", porque assim nada acontece. A partir da conclusão o sistema cuida sozinho, em quatro passos que chegam como serviço, não como cobrança:

No dia: a cliente recebe por WhatsApp o resumo do atendimento com o saldo e o Pix copia e cola, "quando for conveniente". 3 dias depois: lembrete leve com o Pix. 7 dias: pergunta como está a pele, sugere a data ideal do retorno e lembra o saldo. 15 dias (plano AURA IA): a Aura escreve em conversa, oferecendo acertar no próximo atendimento — e responde se a cliente perguntar quanto ficou ou disser que já pagou. Parcelar ou dar desconto no saldo é sempre com a equipe.

Tudo para automaticamente quando o pagamento é registrado. Os textos são editáveis em Configurações → Mensagens ("Resumo do atendimento com saldo", "Lembrete de saldo em aberto" 1º e 2º) e seguem o Perfil de Voz da clínica. A chave Pix é a de Configurações → Comunicação.

Pausar só para uma cliente: combinou outro prazo? Na ficha da cliente, card "Lembretes de pagamento" → "Pausar lembretes de pagamento", escolhendo até uma data ou até eu reativar. Enquanto pausada, nenhum lembrete de saldo sai para ela (nem o resumo do dia); o card mostra "pausados até dd/mm" e o botão Retomar. As demais clientes seguem normalmente.

Comandas esquecidas: agendamento parado em "Em atendimento" há mais de 24 h gera um aviso às 9h e um botão âmbar "Comandas abertas" na Agenda. Lá, "Concluir e deixar a receber" resolve em um clique. Concluídos sem comanda: agendamento marcado como "Concluído" que nunca virou comanda (a visita, a receita e a comissão não existem) aparece em Agenda → Concluídos sem comanda — "Criar comanda" resolve um a um ou em lote; sem procedimento, abra a ficha e adicione o realizado antes. Agendamentos passados sem desfecho: agendamento que já passou e continua como "agendado" ou "confirmado" (nunca virou atendido, falta ou cancelado) aparece em Agenda → Agendamentos passados sem desfecho — "Compareceu" cria a comanda, "Faltou" registra a falta e "Cancelar" encerra sem aviso à cliente. Vários de uma vez: marque as caixinhas (ou "Selecionar todos desta página") e use "Marcar como concluído" ou "Marcar como faltou" — até 100 por vez, sem mandar WhatsApp. Quem mudou no meio do caminho, não tem procedimento ou cai em mês fechado é pulado, e o aviso diz quantos ficaram de fora. O card "Pendências da clínica" no Dashboard mostra essas duas contagens junto com contratos parados, agendamentos de amanhã sem confirmação, clientes sem WhatsApp e clientes com WhatsApp inválido (o WhatsApp recusou o número duas vezes: os envios automáticos para essa cliente ficam pausados até você salvar o telefone certo na ficha — a marca some sozinha ao trocar o número), cada uma com atalho. Reincidente: ao agendar pela equipe uma cliente com saldo em aberto, aparece um aviso (sem bloquear); no agendamento online, com o sinal seletivo ligado, dá para exigir sinal também de quem tem saldo (Configurações → Agendamento).

Caixa diário — abrir, sangria e fechar conferindo

Em Financeiro → Caixa diário (disponível em todos os planos), clique em Abrir caixa no início do dia informando o fundo de troco (dinheiro que já está na gaveta) — o campo já vem com o dinheiro contado no último fechamento; ajuste se tirou ou pôs dinheiro na gaveta desde então. Durante o dia, registre sangrias (retiradas de dinheiro) e reforços (entradas de troco) sempre que mexer na gaveta. Ao fechar, o sistema compara o contado com o esperado (calculado automaticamente a partir dos pagamentos registrados no período da sessão) e mostra a diferença do dia por forma de pagamento. No fechamento, os valores esperados são brutos, iguais aos comprovantes da maquininha; a taxa e o líquido aparecem em linha separada só para quem vê o Financeiro.

Como fechar sem ficar "vermelho": os campos Cartão, Pix e Outros já vêm pré-preenchidos com o esperado — só ajuste se a maquininha/extrato divergir. Dinheiro exige a contagem da gaveta (ou clique em "Usar o esperado" se conferiu e bateu). Fechar com tudo R$ 0 enquanto o esperado é maior que zero é recusado — para pular a conferência de propósito, marque "Fechar sem conferir": o sistema grava o esperado como contado (diferença 0) e o fechamento ganha a marca "sem conferência" no histórico.

Fechamento de comissões Crescimento+

Em Financeiro → Comissões, veja o total de comissão em aberto por profissional no período escolhido. Clique em Fechar período para carimbar os atendimentos — eles saem do "em aberto" e viram um fechamento com valor congelado. Depois de pagar o profissional, marque o fechamento como Pago. Fechou por engano? Use Reabrir e os atendimentos voltam para o em aberto.

Comissão de produto separada: na ficha do profissional (Configurações → Equipe) você define Comissão atendimento (%) e Comissão produtos (%) — ex.: 70% no serviço e 30% no produto vendido na comanda. Deixe a de produtos em branco para usar a mesma taxa do atendimento. O Relatório de Comissões (Relatórios → Comissões) mostra a separação serviço vs produto.

Extrato por atendimento: abaixo dos totais do Relatório de Comissões há a lista linha a linha — data, cliente, procedimentos, valor do atendimento, quanto foi pago, % e comissão, com o status (aberta / fechada / paga) e o total no rodapé. Filtre por profissional e use Exportar extrato (CSV) para mandar à esteticista conferir. Se a profissional entra com o próprio login e tem acesso ao financeiro, ela vê só o extrato dela.

Configurou a comissão depois de já ter lançado atendimentos? O sistema trava a % no momento do lançamento (snapshot), então os antigos ficam com a taxa antiga. No Relatório de Comissões, use o botão Recalcular comissões para reaplicar a comissão atual do profissional aos atendimentos daquele mês ainda em aberto (os já fechados num período não mudam).

Todas as profissionais na lista: o Fechamento mostra toda profissional ativa. Quem tem 0% e nenhuma regra de hora, produto ou faixa aparece como "Sem comissão configurada" (os atendimentos dela não geram comissão) com atalho para Configurações → Equipe; quem tem regra mas nada no período aparece como "Nada em aberto". Excel: no Relatório de Comissões, "Exportar Excel" baixa o resumo por profissional e "Extrato (Excel)" baixa a lista atendimento a atendimento (data, cliente, tipo, procedimentos, valor base, pago, %, comissão, gorjeta, status), prontos para conferência.

Fechamento automático todo dia 1º: na mesma tela de Comissões, ligue o switch "Fechar comissões automaticamente todo dia 1º" (owner/admin). No dia 1º, às 6h no fuso da clínica, o sistema fecha o mês anterior para cada profissional com comissão em aberto e envia uma notificação push aos administradores — "Comissões de {mês} fechadas: N profissionais, R$ X". Os fechamentos são os mesmos do fluxo manual: você continua podendo marcar como pago ou reabrir. Nunca fecha o mesmo mês duas vezes.

Comissão escalonada por meta Crescimento+: na ficha do profissional (Configurações → Equipe), abaixo da comissão base, cadastre até 3 faixas do tipo "acima de R$ X no mês → Y%" — quando o realizado do profissional no mês ultrapassa o valor da faixa, a % maior passa a valer no atendimento de serviço (a comissão de produto não muda). Vale só para atendimentos novos a partir de então — não recalcula os já lançados.

Base da comissão Crescimento+: em Configurações → Equipe → "Base da comissão", escolha calcular sobre o valor bruto (padrão) ou sobre o valor líquido (desconta a taxa da maquininha registrada no pagamento). Vale para comissões novas; ao registrar ou remover um pagamento a comissão é recalculada automaticamente, mas fechamentos já feitos não mudam.

Comissão de pacotes e planos: em Configurações → Equipe → "Comissão de pacotes e planos", escolha não pagar (padrão), na venda — a profissional em "Vendido por" ganha a sua "% em pacotes e planos" sobre o valor do pacote ou plano à vista — ou por sessão realizada — quem atendeu ganha a % sobre o valor de cada sessão (valor pago ÷ nº de sessões). Cada modelo de pacote (Procedimentos → Pacotes) e de plano pode usar outra regra no campo Comissão. A % fica na ficha da profissional (em branco = mesma do atendimento). Vale para vendas novas e entra no fechamento de comissões, no relatório, no extrato, na folha e no DRE. Cancelar o pacote desfaz a comissão da venda; se ela já foi fechada, entra um estorno no próximo fechamento.

Reajustar preços em massa Controle Total+

Na página Procedimentos, clique em Reajustar preços para abrir o simulador. Escolha o reajuste em % ou R$, selecione os procedimentos e veja a prévia de cada novo preço e da nova margem antes de aplicar. Opções de arredondamento deixam o preço final terminando em ,90 ou em valor inteiro. Ao aplicar, todas as mudanças ficam registradas no histórico de preços automaticamente.

Pacote do contador — envio mensal automático Controle Total+

Em Configurações → Cobrança, no card Contabilidade, informe o e-mail do contador e ative o envio. Todo dia 1º o sistema envia automaticamente ao contador o DRE e as receitas do mês anterior em CSV — sem você precisar exportar e encaminhar manualmente.

O que entra no Caixa diário

Além dos pagamentos de comanda (Pix/cartão/dinheiro), entram no Caixa diário a venda de pacote, a baixa de mensalidade de plano e o plano pago à vista (valor total antecipado) — em todos os casos, a forma de pagamento é escolhida na hora de registrar. Pacotes e planos marcados como "A receber" só entram no caixa quando a conta a receber correspondente recebe baixa (com a forma escolhida).

Conferência venda a venda: cada atendimento do extrato mostra a profissional que atendeu (quem detém a comissão), os procedimentos e o total do atendimento quando a linha é só uma parte (pagamento dividido). O painel "Por profissional" soma os atendimentos pagos na sessão por quem atendeu. Quem tem só a permissão "Operar o caixa" vê tudo isso e abre/fecha normalmente.

Relatório do fechamento no WhatsApp: ao fechar o caixa, marque "Enviar o relatório do fechamento para o WhatsApp da dona". Chega na hora: vendas do dia uma a uma (cliente, procedimento ou pacote, valor, forma, profissional), totais por forma, diferença da conferência e total por profissional. A escolha fica salva. Precisa do WhatsApp da dona em Configurações → Clínica e do WhatsApp da clínica conectado.

Por que Dashboard, Financeiro e Caixa mostram valores diferentes?

As três telas somam coisas parecidas, mas com regras de data e de origem diferentes — por isso os números raramente batem exatamente, e isso é esperado:

O DRE segue a regra do Dashboard (tudo vendido no período) e traz a linha própria "Planos, pacotes e gift cards". As tendências também já somam essas vendas. Itens cancelados nunca entram. Analítico de vendas: em Relatórios → Vendas por período, "Exportar Excel" baixa o analítico completo (uma linha por venda com quem vendeu, serviço, valor de tabela, desconto, forma de pagamento e situação, mais abas por dia, mês, profissional e tipo) e "Agrupar por dia / mês / ano" resume na tela; no Dashboard, o ícone do card "Receita do mês" abre esse relatório, cada gráfico de Análises tem "Ver dados" / "Baixar CSV", e em Clientes, ao clicar num segmento (VIP, Em risco, Novos…), o botão Exportar baixa só aquela lista. Custo de materiais: a linha "Custo de materiais (CMV)" do DRE, a margem na ficha do atendimento, o "Lucro estimado" de Relatórios e a "Composição do lucro" do Dashboard descontam o custo dos materiais de cada procedimento (Procedimentos → materiais × custo unitário em Estoque); sem materiais cadastrados a ficha mostra "—" com um link para cadastrar.

Relatório executivo mensal no WhatsApp Controle Total+

Todo dia 1º, a dona da clínica recebe pelo WhatsApp um PDF de 1 página com o resumo executivo do mês que fechou: faturamento vs mês anterior, lucro, ticket médio, atendimentos e o top 3 procedimentos por receita. Nenhuma configuração é necessária — basta o WhatsApp da clínica estar conectado.

Estornar um pagamento (reembolso) Profissional+

Cliente desistiu depois de pagar, ou cobrou errado? Abra a ficha do atendimento e, no cartão Pagamentos, use o formulário "Estornar": informe o valor, a forma pela qual o dinheiro voltou (Pix, dinheiro, cartão…) e o motivo. Os estornos ficam listados abaixo dos pagamentos, cada um com "desfazer" caso tenha sido lançado por engano.

Estornar como crédito da cliente Crescimento+: no mesmo formulário, escolha a forma "Crédito da cliente". Nenhum dinheiro sai do caixa — o valor vira saldo na ficha da cliente para ser usado num próximo atendimento. Desfazer esse estorno só é possível enquanto o saldo dela ainda cobre o valor.

Crédito da cliente (saldo / vale) Crescimento+

Na ficha da cliente, o card "Crédito da cliente" mostra o saldo atual e o histórico de movimentações. O saldo nasce de duas formas: (a) um estorno registrado com a forma "Crédito da cliente" (passo anterior); (b) um ajuste manual — clique em "Ajustar crédito", informe o valor com sinal (positivo para dar crédito, negativo para retirar) e uma nota obrigatória explicando o motivo.

Para usar: na comanda do atendimento, cartão Pagamentos, clique em "Usar crédito (R$ saldo)". O valor abate o total do atendimento — como um gift card — e nunca ultrapassa o menor entre o saldo e o saldo devedor. O restante, se houver, é pago normalmente.

Meta do mês no Financeiro

Quando o período selecionado em Financeiro é o mês atual, aparece a mesma barra de meta do Dashboard (editável por owner/admin — é uma meta só, salva na clínica). Ela mostra "Faltam R$ X · ~N atendimentos no ticket médio atual" e o ritmo: "projeção de R$ P até o fim do mês" — verde se está no ritmo de bater a meta, âmbar se está abaixo.

Conciliação de maquininha e Pix Controle Total+

Em Financeiro → Conciliação, importe o extrato do banco (OFX ou CSV) ou o relatório da maquininha (CSV) — o sistema autodetecta separador, colunas e formatos de data e valor (arquivo de até 2 MB). Cada crédito do extrato é casado com um recebimento do EsteticFlow: mesmo valor com tolerância de R$ 0,05 e até 3 dias de diferença. Cartão compara pelo valor líquido (já descontada a taxa da maquininha); Pix e transferência pelo bruto; dinheiro não participa.

Memória entre importações: reimportar o mesmo extrato não repete linhas já casadas ou ignoradas nas importações anteriores. Nas linhas "No banco sem registro" que nunca vão conciliar (ex.: uma taxa de aluguel de maquininha), use o botão "Ignorar linha" para tirá-la da lista sem precisar lançar nada no sistema.

Impostos estimados no DRE (Simples Nacional / MEI) Controle Total+

Em Configurações → Cobrança → "Impostos estimados no DRE", escolha o regime: Alíquota fixa (comportamento antigo, todos os planos), Simples Nacional Anexo III, Anexo V ou MEI. No Simples, a alíquota efetiva é calculada pela RBT12 (receita bruta dos últimos 12 meses, incluindo planos, pacotes e gift cards) — ou por um valor de RBT12 que você informa manualmente. No MEI é um valor fixo mensal.

O DRE passa a mostrar a linha "Impostos estimados" com a base do cálculo (ex.: "Simples Nacional Anexo III · RBT12 R$ 420 mil · alíquota efetiva 9,3%"). O CSV do contador leva a mesma linha.

Lembrete do DAS: com o regime Simples Nacional ou MEI configurado, no dia 15 às 9h (fuso da clínica) a dona recebe push e WhatsApp com o imposto estimado do mês anterior e o vencimento (dia 20). Desligável no toggle "Lembrar o imposto estimado no dia 15", na mesma tela de Configurações → Cobrança.

Caixa e a receber pela Aura Gestora + alertas das 8h AURA IA

No WhatsApp da própria clínica, pergunte "como está o caixa?", "quanto vou receber?" ou "quem está atrasado?". A Aura responde com a projeção dos próximos 15 dias (entradas e saídas previstas, saldo ao fim e o dia de saldo mínimo) e o total a receber (vencidos, mensalidades e atendimentos em aberto).

Além disso, todo dia às 8h (fuso da clínica) ela manda um alerta proativo por WhatsApp quando houver: saldo projetado negativo em algum dia dos próximos 15, a receber vencidos ≥ R$ 200, mensalidades vencendo amanhã ou contas a pagar amanhã. Sem alertas = silêncio.

Recibo digital de pagamento

Na ficha do atendimento, cartão Pagamentos, use o botão "Recibo (PDF)" para gerar um recibo do pagamento e baixá-lo, ou "Enviar por WhatsApp" para mandar direto para a cliente. O recibo traz os dados da clínica; em clínicas white-label, sai sem a marca EsteticFlow no rodapé.

Sugestão de retorno real

O card "Próximo retorno" na ficha do atendimento usa o intervalo de retorno configurado no procedimento (Procedimentos → editar → "Intervalo ideal de retorno") para sugerir a data — não é mais um número fixo. Clique em "Agendar" nesse card e o sistema abre Novo agendamento já com a cliente, o procedimento e a data sugerida preenchidos — só confirmar o horário.

Parcelar a venda de pacote ou plano Profissional+

Ao vender um pacote ou contratar um plano à vista na ficha da cliente, escolhendo a forma "A receber" aparece o seletor "Parcelas" (1x a 12x). O sistema gera as N contas mensais em Financeiro → A receber e a pagar, já com o rótulo "(2/6)" — a mesma série de "Parcelar em Nx" do passo 14. Cada parcela é baixada separadamente; o pacote/plano só é marcado como pago quando a última parcela é quitada.

Entrada agora e o restante parcelado (ex.: R$ 400 no Pix hoje e 8x do que falta): na venda do pacote escolha "Mais de uma forma", ponha a entrada numa parte e deixe a outra como "A receber (restante)" com o número de parcelas. Se a venda já foi lançada como "A receber" em 1x, o caminho é dar baixa com "Recebeu só uma parte?" e, na conta do restante, usar Editar → Parcelas. Nos dois casos as parcelas continuam ligadas ao pacote/plano.

Orçamento por categoria de custo Crescimento+

Em Custos, o card "Orçamento por categoria" mostra, para o mês corrente, o quanto foi orçado × gasto em cada categoria com uma barra de progresso. Owner/admin definem o limite mensal de cada categoria direto no card.

Folha da equipe Crescimento+

Em Financeiro → Folha da equipe, veja num único painel, por profissional e por mês: salário fixo (cadastrado na ficha, em Configurações → Equipe), comissões do mês e bônus/extras lançados na própria tela — com o total de pessoal do mês no topo.

Recibo em PDF: ao lado de cada profissional, o botão PDF baixa o recibo do mês e "Enviar por WhatsApp" manda o mesmo recibo direto para o telefone cadastrado no login dela.

Mimo de aniversário resgatável Profissional+

A oferta de aniversário configurada em Configurações → Aniversário agora vira um voucher rastreável por cliente. Quando a aniversariante volta para um atendimento, a comanda mostra um banner oferecendo aplicar o desconto no saldo devedor — um clique em "Aplicar mimo" e pronto.

Declaração de comparecimento

No atendimento concluído, o botão "Declaração de comparecimento" gera um PDF com data, horário de início e fim, procedimentos, dados da clínica e linha de assinatura, e "Enviar declaração" manda direto por WhatsApp para a cliente.

Registrar gorjeta por profissional

No atendimento, cartão Pagamentos (ou "Receber pagamento" na barra do celular), clique em "Registrar gorjeta": informe o valor, a forma e a profissional (por padrão, a do atendimento). Se a cliente pagou a mais, o editor de pagamentos oferece "Lançar a diferença como gorjeta para [profissional]".

A gorjeta aparece no Caixa (linha "Gorjetas", somada ao esperado da forma usada), na coluna "Gorjetas" do relatório de comissões e na Folha ("Gorjetas recebidas", também no recibo em PDF).

Consultor de preço Crescimento+

Na página Procedimentos, clique em Consultor de preço. Para cada procedimento aparece o preço atual, o custo por sessão (materiais + impostos + comissão média da equipe), a margem e uma sugestão de preço com o motivo em frases curtas: preço que não cobre o custo, margem abaixo da sua meta, agenda cheia, procura subindo ou caindo e, quando existe, a mediana de preço de outras clínicas da plataforma para um procedimento com o mesmo nome (só aparece com pelo menos 5 clínicas, sem identificar nenhuma).

Gostou da sugestão? Clique em Aplicar e o preço do procedimento muda na hora (fica no histórico de preços). Nada muda sem o seu clique. A sugestão nunca fica abaixo do custo e sobe no máximo 25% de uma vez.

Salão Parceiro (Lei 13.352/2016) Crescimento+

Em Financeiro → Salão Parceiro (aba "Mais"), em Configurar parceria, escolha a profissional, marque Profissional-parceira, informe a cota-parte do salão (ex.: 30%), o CNPJ do MEI dela e a data de início. Pronto: baixe o Contrato de parceria (PDF) com os dados das duas partes para assinar e homologar.

No período escolhido, a tela mostra por parceira os atendimentos, o faturado, a cota-parte do salão e o repasse. Baixe o extrato em PDF para enviar a ela e clique em Registrar repasse pago quando pagar (fica guardado com os valores do dia).

Meta da equipe com ranking Crescimento+

Em Relatórios → Performance por Profissional, o bloco Meta da equipe usa a meta do mês da clínica (a mesma barra do Dashboard) como meta coletiva: barra de realizado, ritmo (projeção até o fim do mês) e quanto falta. Abaixo, o ranking ordena as profissionais pelo realizado do mês (atendimentos concluídos + vendas atribuídas), com medalhas para as 3 primeiras e a % de contribuição de cada uma no realizado da equipe.

Alertas de desempenho toda segunda Profissional+

Às 8h de segunda a clínica recebe no sino e no WhatsApp da dona o que mudou na semana anterior: faltas, cancelamentos, ticket médio, ocupação da agenda e clientes que passaram de 60 dias sem voltar. Só avisa o que mudou mais de 15% em relação à média das 4 semanas anteriores, ou cancelamentos acima das clínicas parecidas.

Relatório Pacotes e serviços finalizados Profissional+

Em Relatórios → Pacotes e serviços finalizados, aba Pacotes, escolha o período e veja quem terminou pacote (usou todas as sessões ou expirou) e, para cada cliente, a situação: Renovou (comprou outro pacote depois), Na fila de interesses (tem interesse registrado na ficha, a fila de fomento do CRM), Oportunidade no CRM (lead aberto) ou Sem ação. Os cartões do topo trazem os totais e os percentuais; o filtro de situação mostra só um grupo; em "Sem ação" o botão Registrar interesse abre a ficha no lugar certo. Exporta em CSV, XLSX ou PDF.

Aba Serviços avulsos: mostra quem fez uma visita sem pacote nem plano no período (uma linha por cliente, com a última visita avulsa) e o que aconteceu depois: Comprou pacote (pacote ou plano), Voltou a agendar (marcou um horário novo depois da visita), Na fila de interesses ou Sem ação. Use o filtro "Sem ação" para ver quem a equipe ainda precisa procurar — é a lista de prospecção para oferecer pacote. Também exporta.

Fechamento do mês

Na página inicial do Financeiro, o card "Fechamento do mês" lista os meses como aberto ou fechado. Depois de conferir e mandar ao contador, clique em "Fechar mês". A partir daí, nada com data naquele mês pode ser lançado, alterado ou apagado: comanda, pagamento, custo, baixa de conta ou venda de produto. Assim o número que o contador recebeu não muda depois.

Precisa corrigir algo? Escreva o "Motivo da reabertura" e clique em "Reabrir". Feche de novo quando terminar.

Repassar a taxa do cartão para a cliente (acréscimo)

Em Configurações → Cobrança → Maquininhas de cartão, em cada maquininha escolha "Acréscimo cobrado da cliente": não cobrar, só no crédito, ou no crédito e no débito. No crédito, defina "a partir de quantas parcelas" o acréscimo vale (1 = à vista também). O acréscimo é o valor vezes a taxa cadastrada na maquininha.

Ao finalizar o atendimento com essa maquininha, o Finalizar mostra o acréscimo e quanto a cliente paga no total. O valor da comanda não muda: o acréscimo fica registrado à parte no pagamento.

Financiamento do procedimento (Dr. Cash e parceiros)

A cliente parcela no boleto, sem cartão, e a clínica recebe à vista. Primeiro credencie a clínica no parceiro (o card explica o passo a passo da Dr. Cash). Depois, em Configurações → Integrações, card "Financiamento de procedimento (Dr. Cash e parceiros)", escolha o Parceiro (Dr. Cash, Parcela Mais ou outro), o valor mínimo para oferecer e cole o link da clínica no parceiro ou o WhatsApp do consultor. Clique em "Salvar".

Pronto: o botão "Financiar com…" aparece na comanda e nos orçamentos (inclusive no link que a cliente abre) quando o valor passa do mínimo. No plano AURA IA, a Aura também oferece o financiamento quando a cliente fala em preço.

Conexão direta com a Dr. Cash Crescimento+: peça à Dr. Cash o client_id e o client_secret da sua clínica, cole no mesmo card e clique em "Conectar Dr. Cash". O sistema testa o acesso na hora. Com a conexão, a comanda, o orçamento e a ficha da cliente ganham "Simular financiamento Dr. Cash": informe o valor, clique em "Simular", escolha a opção e clique em "Gerar proposta e link para a cliente". Depois use "Enviar link por WhatsApp" ou "Copiar link". A cliente conclui pelo link (documento, selfie e assinatura) e o status atualiza sozinho no card "Financiamento (Dr. Cash)" da ficha.

Termômetro do MEI Controle Total+

Com o regime MEI escolhido em Configurações → Cobrança → "Impostos estimados no DRE", o Resumo do Financeiro e o painel inicial mostram quanto do limite anual do MEI já foi usado (R$ 81.000 por ano), quanto ainda falta e a projeção até dezembro. A conta usa o que foi efetivamente recebido no ano — as mesmas entradas do "Efetivamente recebido" do Financeiro.

Abriu o CNPJ neste ano? Informe a data de abertura do MEI no mesmo lugar: no ano de abertura o limite é proporcional (R$ 6.750 por mês).

RPA para profissional sem CNPJ Crescimento+

Em Financeiro → Comissões, no fim da página, a seção "Autônomas sem CNPJ (RPA)": em Forma de contratação, marque a profissional como Autônoma (RPA) e informe o CPF e os dependentes. Ao fechar a comissão dela, aparece o botão Gerar RPA, com a prévia dos valores: INSS, Imposto de Renda e ISS (se você informar a alíquota do município em Configurações → Cobrança) já descontados, e o líquido a pagar.

Diferença entre Produtos e Materiais

Cadastrar um produto para venda

Acesse Produtos no menu lateral e clique em "Novo produto". Preencha os campos:

Registrar uma venda avulsa (sem agendamento)

Para vender um produto sem passar pela comanda de um atendimento, clique em "Lançar venda" no topo da página de Produtos. Selecione o produto, ajuste a quantidade e o preço (editável para aplicar desconto) e escolha a forma de pagamento (dinheiro, Pix, débito ou crédito). Ao confirmar, a venda está concluída: o estoque baixa na hora e o valor entra no Caixa, no Financeiro e no DRE nessa forma — não existe um passo depois para "fechar a compra". Opcionalmente, selecione a cliente — assim a compra aparece em "Produtos comprados" na aba Histórico da ficha dela (junto com os produtos lançados na comanda dos atendimentos).

Ajustar o estoque manualmente

Na tabela de produtos, use o campo Ajustar estoque para lançar uma entrada (+) ou saída (-) pontual. Digite o valor com sinal (ex.: +10 para receber mercadoria, -2 para registrar perda) e clique em Ajustar.

Acompanhar estoque e alertas de reposição

A coluna Status mostra em tempo real: Em estoque (verde), Pouco (amarelo) ou Esgotado (vermelho). A barra abaixo do badge indica visualmente o nível atual. Quando o prazo de reposição configurado se aproximar, o sistema envia um alerta automático via WhatsApp.

Cadastrar materiais (insumos de procedimento)

Em Procedimentos → editar → Materiais, clique em "Adicionar material" e informe: nome do insumo, quantidade usada por sessão e custo unitário. Você pode adicionar quantos materiais quiser por procedimento.

Exemplo: procedimento "Limpeza de pele" consome 2 luvas (R$ 0,30 cada) + 1 esfoliante (R$ 8,00) + ampola ativo (R$ 12,00) = custo de insumo R$ 20,60 por sessão.

Controlar validade de materiais

No cadastro de cada material, informe a data de validade. O KPI "Vencendo (30d)" no topo do módulo conta quantos insumos vencem nos próximos 30 dias. Na tabela, cada material exibe um badge "Vence em Xd" ou "Vencido". Use o chip de filtro "Vencendo (30d)" para listar apenas os itens críticos.

Consultar histórico de movimentações

O card Histórico de Movimentações na página de Estoque registra cada entrada, saída e correção de quantidade com data, tipo e motivo. Use para auditar discrepâncias de saldo ou rastrear quando determinado lote foi consumido.

Organizar por categoria e configurar lead time

Cada material pode ter uma categoria (ex.: Descartáveis, Ativos, Embalagens). O gráfico de distribuição de capital agrupa os valores por categoria, facilitando a análise de onde o dinheiro está investido. Informe também o lead time em dias (padrão 7 dias): o sistema usa esse prazo para calcular o momento ideal do pedido de reposição.

Baixa automática de estoque por procedimento

No cadastro do procedimento (aba Avançado), seção "Produtos do estoque usados neste procedimento", associe os produtos do estoque + a quantidade que aquele procedimento consome. Ao agendar esse procedimento, os produtos já entram como "previstos" no atendimento — sem digitar. Na comanda, confirme os previstos com um toque ("Confirmar todos") e o estoque baixa automaticamente.

Pedido de compra para fornecedor

Clique em "Pedido de compra" no topo da página de Estoque. A tela já vem pré-preenchida com os produtos abaixo do estoque mínimo — adicione outros produtos ativos se quiser. Escolha um fornecedor já cadastrado ou clique em "+ Novo fornecedor" e informe nome + WhatsApp na hora, sem sair da tela.

Depois de montar o pedido, envie o texto pronto por WhatsApp (abre o wa.me já preenchido com os itens) ou baixe o PDF para imprimir/anexar em e-mail.

Acompanhar, receber e cancelar pedidos

Na aba "Pedidos" da página de Estoque, cada pedido mostra fornecedor, itens, custo total e status (Rascunho, Enviado, Recebido, Cancelado). Ao clicar em "Receber", o sistema dá entrada de verdade no saldo de cada produto do pedido, item a item — se algum produto falhar na entrada, o aviso deixa claro que a entrada ficou parcial, para você lançar manualmente o que faltou. Opcionalmente, marque "Lançar custo no financeiro" e escolha a categoria para registrar o valor do pedido como uma conta em Custos (com aviso automático se estourar o orçamento da categoria). Use "Cancelar" para descartar um pedido que ainda não chegou (rascunho ou enviado).

Previsão pela agenda: saber antes que o produto acaba

Na aba "Previsão" da página de Estoque, escolha 7, 14 ou 30 dias. O sistema soma os produtos que os agendamentos marcados vão gastar (os produtos previstos do agendamento ou, se não houver, os cadastrados no procedimento) e mostra, produto a produto, "Acaba em quinta, 02/10" ou "Fica abaixo do mínimo em…". O botão de pedido de compra abre o pedido já com esses produtos e a quantidade sugerida (consumo previsto + mínimo − estoque).

Insumos (Crescimento+): logo abaixo, a seção Insumos faz a mesma conta para os materiais (ácido, agulhas, luvas…) pelo consumo cadastrado em cada procedimento, e mostra "comprar até" descontando o prazo do fornecedor do material.

Alerta de estoque baixo de produtos Crescimento+

Quando um produto de revenda (cadastrado em Produtos, com um "Estoque mínimo" definido) cai igual ou abaixo desse mínimo, a equipe recebe um aviso automático — sem precisar abrir a tela de Produtos toda hora. O aviso não repete a cada venda: só volta a disparar depois que o produto foi reposto acima do mínimo e caiu de novo. Desde 06/10/2026 vale também para os insumos (materiais usados nos procedimentos, em Estoque): cadastre o estoque mínimo e a validade de cada um e o sistema avisa "Insumo acabando" e "Materiais vencendo" no sino e por push. A dona pode ainda receber um resumo diário no WhatsApp com contas a pagar vencidas ou vencendo em 3 dias, insumos abaixo do mínimo e insumos vencendo em 30 dias — ligue em Configurações → Clínica → WhatsApp da dona → "Receber avisos de insumos e contas no WhatsApp".

Material em gramas ou ml: saldo, custo e rendimento Crescimento+

Unidade, custo, saldo e mínimo do material usam sempre a mesma medida. Se a unidade é g, o saldo é em gramas e o custo é por grama. O saldo não é em número de atendimentos: essa conta o sistema faz.

Com isso o card do material mostra "Esse saldo rende ~30 atendimentos". Chegou mais 500 g? Lance uma entrada de 500 no Ajuste rápido.

Lembrete de reposição para produto vendido: o campo "Dias até reposição" do produto agora vale também para quem comprou no balcão ou pela ficha (home-care): perto de acabar, a cliente recebe o WhatsApp "Reposição de produto" com o link do agendamento. Texto em Configurações → Mensagens; para desligar, desabilite o modelo.

Embalagem (caixa, frasco, pacote): no material, preencha "Vem quantos por embalagem?" (ex.: 100 luvas por caixa, 200 UI por frasco) e o nome da embalagem. O saldo continua em unidades, mas o card passa a mostrar "= 3 caixas + 1 em uso com 40 un", e no Ajuste rápido dá para lançar a entrada em caixas (3 caixas viram 300 luvas). A caixa em uso não precisa ser aberta no sistema: a baixa de cada atendimento sai das unidades, e a conta das caixas acompanha.

Frasco aberto: registrar desperdício e ver o custo real Crescimento+

Frasco que venceu depois de aberto, sobra na seringa ou na agulha, quebra ou derramamento: no card do material em Estoque, use o bloco "Registrar desperdício". Informe a quantidade, o Motivo e uma observação, e clique em "Registrar desperdício". A quantidade sai do saldo e aparece no histórico de movimentos como Desperdício.

O card passa a mostrar os últimos 30 dias: quanto comprou, quanto aplicou, quanto desperdiçou (e a porcentagem) e o custo real por unidade aplicada, ao lado do custo nominal quando o desperdício encarece a aplicação.

O que é enviado automaticamente

Foto na mensagem: abra o modelo em Configurações → Mensagens e use o campo Imagem — a mensagem sai como foto com o texto de legenda (se a foto falhar, vai só o texto). Modelos com botões de confirmação não levam imagem. Em CRM → Campanhas, as sugestões da Aura aceitam imagem antes de aprovar.

Conversas (Controle Total): o item Conversas do menu mostra o que as clientes mandam para o WhatsApp da clínica, o que a equipe responde pelo celular (aparece como "Você") e as mensagens automáticas ("Automática"), tudo na mesma conversa — e dá para responder por ali. Vale a partir de 02/10/2026; mensagens antigas não são importadas. Nos planos com a Aura, a mesma tela é o Atendimento IA.

Atalho, janela e tela cheia: o ícone do WhatsApp no topo da tela (ao lado do chat da equipe) mostra quantas conversas estão esperando resposta. No computador ele abre uma janela no canto inferior esquerdo para responder sem sair da tela em que você está: o botão – minimiza (a conversa e o texto que você estava escrevendo continuam lá), o botão de expandir abre a tela de conversas e o X fecha a janela. Na tela de conversas, Tela cheia esconde o menu e o topo (Esc volta). No celular, o ícone abre direto a tela de conversas.

Começar conversa pela ficha: na ficha da cliente, o botão "Mensagem" abre a conversa dela aqui no sistema (no computador, na janela flutuante; no celular, na tela de Conversas), mesmo que ela nunca tenha escrito. A conversa já fica com a equipe e a mensagem sai pelo WhatsApp da clínica. Prefere o WhatsApp Web? Use o link "WhatsApp Web" ao lado do botão.

Enviar depois: na ficha da cliente (card "Enviar depois") ou na conversa, escreva a mensagem e escolha dia e hora (de 2 minutos a 90 dias à frente). O sistema envia sozinho, no ritmo seguro do seu número, e a mensagem entra no histórico. Dá pra cancelar enquanto estiver pendente.

Central de mensagens automáticas

Em Configurações → Comunicação → Mensagens automáticas, você vê todos os modelos de mensagem (mais de 30) agrupados por categoria (Agendamento, Lembretes, Reengajamento, Fidelidade, Sistema). Cards com o selo "Requer AURA IA" só enviam no plano AURA IA. A imagem configurada num card sai também nos envios de retorno/risco/inativa, lembretes, pós-procedimento e reposição. Os "Textos do botão de WhatsApp do CRM" (Configurações → Comunicação) só pré-preenchem o botão manual do CRM — o envio automático de Pronta para voltar / Em risco / Inativa é editado aqui, e as regras de quando cada cliente entra nesses grupos ficam em Configurações → Clínica → Regras de recorrência. Nessas três mensagens você pode usar {{procedure}}: o sistema troca pelo último procedimento que a cliente fez ("faz um tempinho desde a sua Unha…"); o texto é um só para todos os procedimentos — o que muda por procedimento é o momento do envio (Intervalo ideal de retorno, na aba Avançado de cada procedimento). Para cada um:

Pausar envios automáticos: no topo da mesma tela, o card Pausar envios automáticos suspende toda mensagem automática para as clientes até o fim do dia que você escolher (até 30 dias) — útil para lançar vendas e pacotes antigos sem que ninguém receba aviso. Mensagens da equipe e respostas a quem escreve continuam. No dia seguinte volta sozinho, ou clique em Retomar agora. Só dona ou administrador.

Aura IA — atendimento automático no WhatsApp

Com o plano Aura, a IA responde clientes no WhatsApp 24h: agenda, tira dúvidas sobre procedimentos e preços, confirma horários e solicita avaliações no Google após atendimentos com nota ≥ 4 estrelas.

Reagendamento automático após cancelamento

Quando um agendamento é cancelado, o sistema envia automaticamente uma mensagem WhatsApp para o cliente com um convite para remarcar. Nenhuma configuração necessária — funciona para todos os agendamentos cancelados pelo admin ou pelo profissional.

Preview de campanha em bolha WhatsApp

Ao criar ou editar uma campanha em CRM → Campanhas, o texto da mensagem é exibido em tempo real como uma bolha de WhatsApp — exatamente como o cliente vai receber. Clique no ícone de olho nos passos já salvos para visualizar qualquer mensagem da sequência.

NPS pós-atendimento automatizado

Em Configurações → NPS Novo, ative o envio automático de pesquisa de satisfação após cada atendimento. Configure o delay (ex: 2h depois da sessão), personalize o template com o nome da cliente, procedimento e clínica. A cliente responde com um número de 0 a 10 direto no WhatsApp — a nota fica registrada na ficha dela.

Detalhes importantes das mensagens automáticas

Fila do dia, Insights e o widget Automações

Em Configurações → Comunicação → Fila do dia, veja exatamente o que o sistema vai enviar hoje — cada mensagem com badge Enviada ou Prevista. Perfeito para conferir antes de um dia movimentado.

Ligação recebida no WhatsApp respondida sozinha

Quando alguém tenta ligar para o WhatsApp da clínica, a ligação é recusada e a pessoa recebe na hora uma mensagem automática pedindo para escrever por texto. A equipe recebe um aviso no sino e por push com o nome de quem ligou (uma vez a cada 10 minutos por número, para ligação insistente não virar 5 avisos).

O texto é editável em Configurações → Mensagens → "Ligação recebida no WhatsApp" (e segue o Perfil de Voz, se ativo) — mantenha em até 100 caracteres, que é o limite do WhatsApp para essa resposta automática; texto maior é cortado. Para desligar a recusa automática, use o card Ligações recebidas na tela WhatsApp — só dona ou administradora.

Retrospectiva do ano da cliente Profissional+

Entre 15 e 22 de dezembro, às 10h, cada cliente com 2 ou mais atendimentos no ano recebe pelo WhatsApp um resumo do seu ano na clínica: quantos atendimentos, quais procedimentos, pontos de fidelidade e desde quando é cliente. Uma vez por cliente por ano, sem repetição.

Cliente digitou "cancelar" ou pediu para sair das mensagens

Se a cliente escreve só "cancelar" e tem um agendamento próximo que recebeu lembrete, o sistema trata como "avisou que não vem": o agendamento ganha o selo na Agenda e a equipe é avisada. Ela continua recebendo as mensagens automáticas, e nada é cancelado sozinho.

Pedido para parar de receber de verdade — SAIR, PARAR, STOP, DESCADASTRAR, ou CANCELAR quando não há agendamento próximo — tira a cliente das mensagens automáticas e avisa a equipe: "{Nome} pediu para não receber mensagens automáticas".

Quando o sistema avisa que o WhatsApp caiu

O WhatsApp às vezes perde a conexão por alguns instantes e volta sozinho. Essas reconexões rápidas não contam como queda nem geram alerta de "reconecte". Você é avisada em dois casos: quando o WhatsApp foi desconectado no celular (é preciso ler o QR Code de novo) ou quando a reconexão automática desistiu.

Status do WhatsApp com os horários livres Profissional+

Em Configurações → Mensagens automáticas → Status do WhatsApp, ligue o Status automático, escolha o horário da postagem e os dias da semana. No horário escolhido, o sistema posta no Status do número principal da clínica uma imagem com os horários livres de hoje — quem tem o seu número vê e chama para agendar. A tela mostra uma prévia de agora de como a imagem sai.

Conexões extras de WhatsApp (add-on por pessoa)

Além do número principal da clínica, cada pessoa da equipe pode conectar o próprio WhatsApp e atender pelo EsteticFlow, em WhatsApp → Minha conexão. Preço por conexão: R$ 14,90/mês em planos sem Aura, R$ 19,90/mês em planos com Aura; até 5 conexões por clínica. É uma assinatura separada da assinatura do plano — exige a clínica estar na cobrança Asaas.

Cadastrar um lead manualmente

Em CRM → Novo lead, preencha nome, contato, origem (Instagram, indicação, Google...) e interesse. O lead entra no pipeline como "Novo".

Captura automática de leads

Conecte formulários do seu site, landing pages ou qualquer sistema externo via webhook. Os leads entram automaticamente no pipeline sem nenhuma ação manual.

Acompanhar no Kanban

Em CRM → Leads, o quadro tem duas visões alternáveis pelo botão no topo: Por data (fila de follow-up — Atrasados / Hoje / Amanhã / Futuros / Perdido, para saber quem contatar agora) e Por estágio (funil do pipeline — Novo → Contato feito → Proposta → Agendado → Convertido). Em qualquer uma, arraste os cards para mover o lead; no modo por estágio o card muda de etapa.

Converter lead em cliente

Quando o lead confirmar o primeiro atendimento, abra a ficha e clique em "Converter em cliente". O sistema cria a ficha de cliente e mantém o histórico do lead vinculado.

Visão Geral: o raio-X da sua base

Em CRM → Visão Geral (a partir do plano Crescimento), cada cliente recebe um status automático — Ativa, Pronta para retorno, Em risco ou Inativa — recalculado diariamente pelo sistema com base no ritmo de visitas. A tela reúne o funil de reativação, os aniversariantes do mês e um mapa de calor de visitas, além dos relatórios do CRM: cohort de retenção, LTV por origem e conversão por origem. Os motivos de perda ficam na aba Perdidos.

Retornos e Inativas: fila diária de contato

As abas Retornos e Inativas mostram, todos os dias, quem entrou na janela de retorno ou parou de vir — já com uma mensagem de WhatsApp pronta para você revisar e enviar em um clique.

Organizar com Tags, Segmentos e Tarefas

Use Tags para etiquetar clientes e leads e Segmentos para salvar filtros da base (ex.: "fez laser nos últimos 6 meses"). Em Tarefas, crie lembretes de follow-up com data — você recebe notificação push no celular na hora combinada.

Campanhas de WhatsApp e Fila (envio assistido)

Em CRM → Campanhas, monte disparos em massa: escolha o público por segmentação, agende a data do envio e use os modelos de mensagem editáveis pela própria clínica. Já a aba Fila é o envio manual assistido: os disparos saem um a um, em ritmo seguro, para proteger o seu número de bloqueios.

Forecast e Origens & CAC

A aba Forecast projeta a receita do pipeline em 3 cenários (conservador, provável e otimista). Em Origens, você cria um link público de captação para cada canal (Instagram, Google, indicação...) e acompanha o relatório de custo de aquisição (CAC) por origem.

Automações, pipelines e integrações

Na aba Automações, o Pipeline Inteligente movimenta leads e dispara ações sozinho conforme regras que você define — inclusive "Enviar WhatsApp (automático)": escolha o gatilho (ex.: Lead criado), o atraso em horas (ex.: 24) e a mensagem com {{nome}}; o sistema manda sozinho no horário, e não envia se o lead já respondeu, agendou ou foi marcado como perdido antes. O gatilho "Lead inativo por N dias" dispara só para leads parados há N dias ou mais, e a ação "Atribuir responsável" escolhe alguém da equipe (Configurações → Equipe). Regra padrão de atribuição: em Configurações → CRM → "Quem recebe os leads novos", escolha Ninguém, Sempre a mesma pessoa ou Rodízio entre as pessoas marcadas — vale para todo lead que chega sem responsável (WhatsApp, Instagram, captação, cancelamento, cadastro manual); a automação por origem continua valendo por cima, e é isso que o relatório "Performance por profissional" conta em "Leads atribuídos"; o filtro de origem do "Lead criado" inclui Interesse registrado. Precisa do WhatsApp da clínica conectado. Na ficha do agendamento, o botão Cancelar agendamento pede o motivo e oferece "Criar lead de acompanhamento no CRM": a cliente entra no pipeline com origem "Cancelamento", follow-up em 2 dias e a tag "Cancelou" — combine com a automação "Lead criado (origem Cancelamento) → WhatsApp após 24h" para a mensagem de remarcação sair sozinha. Sem nenhum lead ainda, o CRM mostra um card de boas-vindas com "Criar automação recomendada" (boas-vindas 24h) e, na ficha do lead, o bloco Mensagens automáticas lista o que está agendado (com "Cancelar envio"). Em CRM → Etiquetas, "Criar etiquetas a partir dos meus procedimentos" gera uma etiqueta por procedimento. Dá para trabalhar com múltiplos pipelines e campos personalizados na ficha do lead. Para conectar sistemas externos: webhook de entrada capta leads de formulários do seu site ou landing pages, e há webhooks de saída e API pública com chaves em Configurações para integrar com outras ferramentas.

"Escrever com a Aura" nas campanhas AURA IA

Em CRM → Campanhas → Modelos de mensagem, o botão Escrever com a Aura pede só o objetivo (promoção, retorno, novidade, aniversário) e 3 tópicos do que você quer dizer. A Aura monta o texto na voz da clínica (até 600 caracteres, sem inventar preço nem promessa de resultado, com {{nome}} se fizer sentido) e preenche o campo da mensagem. Você revisa, ajusta e salva o modelo como sempre.

Calendário de campanhas Profissional+

Em CRM → Campanhas → Calendário de campanhas estão as datas que vendem (Dia das Mães, Dia dos Namorados, Black Friday, Natal…), cada uma com o público pronto entre as suas clientes e uma mensagem sugerida. Toque em Criar campanha:

• Com a Aura (planos com IA): a Aura prepara a mensagem e agenda o envio para o dia ideal — você só revisa e aprova em Campanhas.
• Sem a Aura: o público e a mensagem já vêm escolhidos, é só enviar pelo seu WhatsApp.

Acordos de parceria com influenciadoras Controle Total

Em CRM → Mais → Influenciadoras, clique em + Nova influenciadora (nome, @ do Instagram, WhatsApp, seguidores). Se ela já é cliente, busque a ficha de cliente dela no próprio cadastro (campo "Ela já é cliente? Ficha"; depois dá para trocar em Editar dados) e clique em + Novo acordo: procedimentos e número de sessões oferecidas, validade, se a profissional que atender ganha comissão e a contrapartida combinada (cada story ou reels vira um item do checklist, com prazo). Quando ela postar, marque como postado e cole o link.

Ao agendar a influenciadora aparece Parceria com… com o saldo, e Atender pelo acordo já vem marcado. Na finalização o atendimento sai sem cobrança, a sessão baixa do acordo e o preço de tabela vira custo em Custos → Divulgação e parcerias (não conta como faturamento). Excluir o atendimento devolve a sessão e apaga o custo.

Crie um cupom da influenciadora para o agendamento online: quem agenda com o cupom (ou tem a origem "Influenciadora" na ficha) aparece em Clientes que vieram dela, com o faturamento.

Sorteio de procedimento Profissional+

Em CRM → Sorteios, crie o sorteio (o que vai ser sorteado, regras e data de encerramento) e divulgue o link público nas redes. Quem quer participar abre o link, informa nome e WhatsApp e aceita o uso dos dados (LGPD) — o aceite fica registrado.

Depois do encerramento, clique em Sortear: o sistema escolhe a ganhadora e guarda o registro do sorteio, que não pode ser alterado (se precisar, use Sortear suplente). Avise a ganhadora pelo WhatsApp com um clique e, para mandar uma mensagem de agradecimento a quem não ganhou, clique em Agradecer participantes.

Como funciona o sistema de pontos

Cada atendimento concluído (pela Agenda/comanda ou pelo "Lançar atendimento") gera pontos para o cliente. No menu Fidelidade → Pontos por procedimento, escolha como a cliente ganha pontos: por procedimento (defina quantos pontos cada um gera, ex.: botox 100, limpeza de pele 40) ou por valor gasto ("1 ponto a cada R$ 5", sobre o total do atendimento concluído, já com desconto). Nesse modo a venda do pacote ou plano à vista pontua na hora, pelo valor vendido e em qualquer forma de pagamento (cartão parcelado, Pix, a receber — não espera "cair"); a sessão do pacote sai a R$ 0 e não pontua de novo. Pacote cancelado com devolução ou crédito devolve os pontos. Os pontos acumulam no histórico do cliente e podem ser trocados por recompensas. Vai lançar o histórico de outro sistema? Preencha "Pontuar atendimentos a partir de" no mesmo bloco: atendimentos com data anterior não geram pontos.

Configurar níveis (gamificação)

No menu Fidelidade → Gamificação, crie ou use o "Setup inicial" (Bronze, Prata, Ouro, Platinum). Em cada nível, Editar muda o nome, a pontuação mínima (ex.: Ouro a partir de 3.000 pontos), a cor, os benefícios e o multiplicador de pontos: com 2, a cliente desse nível ganha o dobro de pontos por atendimento (vale o nível em que ela está antes dos pontos do atendimento). O texto de benefícios é informativo: o desconto é dado na comanda pela equipe.

Pontos de boas-vindas: em Fidelidade → "Pontos por procedimento", defina N pontos e o período da campanha (opcional). Cada cliente ganha uma única vez, no primeiro atendimento concluído dentro do período. O botão "Dar N pontos agora para todas as clientes" credita de uma vez para todas as cadastradas (quem já recebeu fica de fora) e pode ser usado de novo depois: só quem ainda não ganhou recebe. Deixar alguém de fora: no card Fidelidade da ficha da cliente, "Não participa da fidelidade" tira a cliente do disparo em massa, das boas-vindas automáticas, dos pontos por atendimento e dos bônus de aniversário; o saldo que ela já tinha não muda, e dá para voltar atrás quando quiser.

Bônus de aniversário: em Fidelidade, no card "Bônus de aniversário", defina quantos pontos a cliente ganha no dia do aniversário dela. O crédito é automático, uma vez por ano, pela manhã, e vale mesmo sem WhatsApp cadastrado; 0 desliga. A mensagem e o cupom de aniversário no WhatsApp ficam em Configurações → Mensagens.

Benefícios (editar e usar): em Fidelidade → Benefícios, cada benefício tem "Editar" (nome, descrição, pontos, procedimento vinculado e ativo); resgates já feitos não mudam. Quando a cliente resgata um benefício vinculado a um procedimento, ele fica "a usar" na ficha e é baixado sozinho ao finalizar um atendimento com esse procedimento. Ao agendar, a ficha do agendamento e o Novo agendamento avisam que ela tem benefício a usar. Brinde ou desconto sem procedimento você marca como usado à mão.

Avisar por WhatsApp ao dar pontos: no bloco de boas-vindas, marque "Avisar as clientes por WhatsApp quando receberem os pontos" e, se quiser, escreva o texto (variáveis {{nome}}, {{clinica}} e {{pontos}}). Ao tocar em "Dar pontos agora para todas", a confirmação mostra para quantas clientes e em quanto tempo o aviso sai: ele entra na fila e é enviado aos poucos, respeitando quem pediu para parar e os limites de proteção do número. Para quem não conversa com a clínica há mais de 90 dias, o envio segue um ritmo seguro: de 10 a 40 por dia (conforme o quanto o número já costuma mandar), no máximo 15 por hora, só das 9h às 19h, e espera a pausa de envios automáticos acabar. Um aviso para 100 clientes pode levar cerca de 10 dias, e isso é proposital: disparar tudo de uma vez faz o WhatsApp restringir o número. Dá para ligar e desligar quando quiser.

Aniversário com a clínica, a cada ano: em Fidelidade, no card "Aniversário com a clínica", defina quantos pontos a cliente ganha no dia em que completa 1, 2, 3 anos desde o primeiro atendimento concluído (automático, pela manhã). 0 desliga e não tira os pontos já dados. É separado da conquista única de 365 dias.

Nível por saldo ou por acumulado: em Fidelidade, na parte de Gamificação, escolha "Nível calculado por". Com "Saldo atual", resgatar pontos pode fazer a cliente descer de nível; com "Total acumulado", o nível considera tudo que ela já ganhou e resgatar não derruba. O saldo para trocar por benefícios é sempre o atual.

Criar recompensas

No menu Fidelidade → Benefícios, cadastre o que o cliente pode resgatar com seus pontos (desconto, brinde, sessão grátis, ex.: "Limpeza de pele" por 400 pontos). Informe o nome, a descrição, o custo em pontos e, se quiser, o procedimento que o benefício vale. Ao resgatar, o benefício aparece na ficha da cliente em "Benefícios a usar" até alguém clicar em "Marcar como usado". Para dar bônus ou trazer o saldo de outro sistema, use "Ajustar pontos" no card Fidelidade da ficha (dono/admin, com motivo).

Resgatar pontos

No menu Fidelidade → Ranking de fidelidade, quem já tem pontos suficientes mostra o botão "Resgatar": escolha o benefício e confirme. Os pontos são debitados na hora. O desconto ou a sessão grátis você aplica no atendimento (ex.: desconto no Finalizar), o resgate não altera o valor da comanda sozinho.

Programa de indicação

Em Configurações → Indicações, ative o programa de referral. Cada cliente recebe um link único (esteticflow.com.br/r/codigo). Quando um indicado se cadastra e faz o primeiro pagamento, o indicador ganha 50% de desconto por 3 meses e o indicado ganha 1 mês grátis.

Expiração de pontos

Configure em Fidelidade → Configurações se os pontos expiram (ex.: após 12 meses sem uso). O cliente recebe aviso automático por WhatsApp 30 dias antes de perder os pontos, incentivando o retorno.

Pontos por indicação — "Indique uma amiga" Profissional+

Clientes também ganham pontos indicando amigas: o card "Indique uma amiga" na ficha da cliente gera um link de indicação para o agendamento online. Quando a amiga indicada conclui o primeiro atendimento, a indicadora recebe os pontos automaticamente — uma única vez por amiga indicada.

Defina a quantidade em Fidelidade → Pontos por indicação (padrão: 100 pontos). Coloque 0 para desativar — o card some das fichas.

Recompensa dupla Profissional+: além dos pontos para quem indicou, defina em Fidelidade → Desconto para a amiga indicada (R$) um valor em R$ de desconto para a AMIGA. Ele aparece como um banner na comanda do primeiro atendimento dela e é aplicado automaticamente — uma única vez por cliente indicada.

Gift cards (vale-presente) Crescimento+

Em Fidelidade → Gift cards, clique em "Vender gift card": informe o valor em R$, a forma de pagamento (entra no caixa do dia, como a venda de pacote), o comprador (opcional), o nome da pessoa presenteada e a validade. O sistema gera um código único (ex.: GC-7KQP-M3XR) e você compartilha por WhatsApp com um clique — mensagem pronta com código, valor e validade.

Para usar o vale: na hora de Finalizar atendimento (ou no pagamento rápido da agenda) aparece o bloco Vale-presente com os vales da cliente já marcados — os que ela comprou e os que foram dados em nome dela. Vale comprado por outra pessoa? Toque em "Outro vale (digitar código)" e informe o código. O valor sai da conta antes de escolher a forma de pagamento; se cobrir tudo, é só concluir sem cobrar. Também dá para resgatar depois, na ficha do atendimento, no campo "Resgatar gift card" do cartão de Pagamentos. Se sobrar saldo no vale, ele fica para o próximo atendimento.

Cashback em crédito Crescimento+

Em Fidelidade → Cashback, ligue o cashback e defina a % (1 a 30%), a validade em dias (0 = não expira) e o valor mínimo do atendimento. Todo atendimento concluído e totalmente pago depois de ligar gera, em até 1 hora, um crédito na ficha da cliente, que ela usa no próximo atendimento pelo botão "Usar crédito".

O cálculo usa o que a cliente pagou de verdade, menos estornos — gift card, crédito e mimo de aniversário não geram cashback. Crédito vencido expira sozinho, o mais antigo primeiro.

Vale-presente vendido online com Pix Crescimento+

Em Fidelidade → Gift cards → Venda online com Pix, marque Vender vale-presente online, escolha os valores (ex.: 100, 200, 300) e a validade. É preciso ter a chave Pix cadastrada em Configurações → Cobrança. Copie o link e divulgue — ele também aparece como "Presentear alguém" na sua página de agendamento.

Quem compra escolhe o valor, informa nome e WhatsApp e recebe o Pix copia e cola (e QR Code) da sua chave. Você recebe um aviso no celular; confira o Pix no extrato e clique em Pix recebido: o vale é criado, entra no caixa como Pix e o código vai para o comprador pelo WhatsApp (texto editável em Configurações → Mensagens, "Vale-presente online confirmado"). Pedido errado ou não pago? Cancelar.

O que é o BeautyPlace

O BeautyPlace (beautyplace.esteticflow.com.br) é o marketplace público do EsteticFlow — uma vitrine onde clientes em busca de serviços de estética encontram clínicas cadastradas. Sua clínica aparece gratuitamente para quem busca na sua cidade.

Criar e publicar seu anúncio

Em BeautyPlace → Meus anúncios, clique em "Novo anúncio" e preencha: título, descrição do serviço, categoria, fotos e cidade. O anúncio entra em revisão e, após aprovação, fica visível no marketplace.

Receber avaliações de clientes

Após cada atendimento, o sistema pode enviar automaticamente um link de avaliação para o cliente. As notas e comentários aparecem no perfil da clínica no BeautyPlace, aumentando a confiança de novos visitantes.

Leads vindos do marketplace

Quando um visitante do BeautyPlace se interessa pela clínica, ele pode mandar mensagem ou solicitar agendamento. Essa solicitação entra automaticamente no CRM → Pipeline como um novo lead com origem "BeautyPlace", pronto para ser convertido.

Página do portfólio

Em BeautyPlace → Portfólio, publique fotos de antes e depois de procedimentos realizados (com consentimento do cliente). O portfólio aparece no perfil público da clínica e é um dos principais fatores para conversão de novos clientes.

Imagem ao compartilhar links (OG Image)

Quando alguém compartilha um link da sua clínica no WhatsApp ou redes sociais, aparece um card com imagem, título e descrição. Em Configurações → Presença Online, role até "Imagem ao compartilhar links" e faça o upload de uma imagem 1200 × 630 px com o nome/logo da clínica. O sistema redimensiona e otimiza automaticamente. Sugestão: crie a imagem gratuitamente no Canva pesquisando por "capa para link".

Responder avaliações do Google na voz da clínica Crescimento+

Em Configurações → Presença Online, o card Responder avaliação: escolha a nota, cole o texto da avaliação (e o nome de quem avaliou, se quiser) e clique em Escrever resposta. A Aura redige uma resposta pública curta (até 500 caracteres) no Perfil de Voz da clínica: agradece, nunca discute uma nota baixa (reconhece e convida para o privado) e nunca cita dado clínico ou valor. Você edita, copia e cola no Google pelo botão Abrir Google.

Dados estruturados para o Google e assistentes de IA

As páginas de anúncio do BeautyPlace e a sua página de agendamento online passaram a publicar dados estruturados (schema.org Service/BeautySalon com ReserveAction) apontando para o seu link de agendamento. Isso ajuda buscadores e assistentes de IA a entenderem o que você oferece e como agendar. Não é o programa "Reserve with Google" (que exige parceria formal) — o estudo e a decisão sobre esse programa estão documentados internamente.

O que a Aura faz automaticamente

A Aura é o robô de atendimento do EsteticFlow. Disponível apenas no plano AURA IA, ela responde mensagens no WhatsApp da clínica com IA e pode:

Ativar a Aura

Com o WhatsApp conectado (seção 09) e o plano AURA IA ativo, acesse Configurações → Assistente IA e ative a Aura. A partir daí, toda mensagem recebida pelo número da clínica passa pela IA antes de chegar ao atendente.

Onde ver tudo que a Aura faz

A página pública esteticflow.com.br/aura lista item por item o que a Aura faz em cada situação (quando a cliente escreve, pergunta preço, quer agendar, manda áudio, fala de dinheiro, passa para a equipe…), com os limites, o que ela nunca faz, o plano e onde cada comportamento liga ou desliga. Tem busca e filtros; o link do filtro pode ser compartilhado com a equipe.

Handoff para atendente humano

Quando o cliente digita palavras como "falar com atendente" ou quando a Aura não consegue resolver, ela faz o handoff: encaminha a conversa para um membro da equipe com um resumo do contexto. O atendente assume sem o cliente precisar repetir nada.

Você pode devolver a conversa para a Aura a qualquer momento: em Atendimento IA (menu lateral), abra a conversa e clique em "Devolver para a IA".

Comprovante de pagamento: quando a cliente manda um PDF ou uma foto (quase sempre o comprovante do Pix), a Aura agradece, avisa que a equipe vai conferir e transfere a conversa. No banner da conversa aparecem as mensalidades em aberto da cliente: escolha a forma de pagamento e clique em "Confirmar pagamento" — a mensalidade é baixada, a cliente recebe a confirmação por WhatsApp e a conversa volta para a Aura. O arquivo em si não fica salvo no sistema.

Cota de mensagens IA

Cada plano tem uma cota mensal de mensagens processadas pela IA. Quando atingir 75%, 90% e 95% da cota você recebe alertas. Ao chegar em 100%, a Aura faz handoff automático e para de usar IA até o próximo ciclo — nenhuma mensagem é perdida.

Aura responde áudios

A Aura usa o modelo Whisper (OpenAI) para transcrever áudios enviados pelos clientes. Ou seja, mesmo clientes que mandam mensagem por voz são atendidos automaticamente — a IA lê o áudio, entende a pergunta e responde em texto.

Aura Radar — inteligência operacional da clínica

Todo dia de madrugada, o Radar analisa os dados da sua clínica e gera até 6 insights acionáveis no dashboard:

• Risco de Churn: clientes com alta probabilidade de não voltar, com receita em risco estimada.
• Receita Perdida: total perdido em no-shows no mês e os clientes que mais faltam.
• Melhor Horário: dia e hora com maior concentração de atendimentos concluídos.
• Impacto de Reajuste: procedimentos cujo preço aumentou e tiveram queda de agendamentos acima de 15%.
• Oportunidade de Upsell: clientes ativos que ainda não fizeram os procedimentos mais populares da clínica.
• Profissional Destaque: quem tem maior taxa de recompra vs. a média da equipe.

Clique em Ver detalhes em qualquer card para abrir o drill-down com os dados brutos, ou no botão de ação para ir direto à tela relevante. Às 08h, os 3 principais insights chegam via WhatsApp no seu número cadastrado.

Assistente IA dentro do CRM

Além do WhatsApp, a IA também funciona dentro do painel: ao abrir uma conversa ou ficha de lead, você pode pedir para a IA sugerir resposta, resumir o histórico, classificar a intenção ou recalcular o score do lead. Disponível no plano AURA IA.

Sugerir resposta na caixa de conversas: em Atendimento, quando a conversa está com uma pessoa (você assumiu o atendimento), o botão Sugerir resposta preenche o campo com uma sugestão baseada no histórico da conversa, no Roteiro de venda e no Perfil de Voz. Você revisa, edita e envia — a sugestão nunca é enviada sozinha. Limite de 30 sugestões por dia por clínica; consome cota de IA.

Perfil Aura (Client DNA)

Acesse a ficha de qualquer cliente em /clientes/[id]. O card Perfil Aura aparece automaticamente para clínicas do plano Aura (ia_total) com pelo menos 2 atendimentos registrados. Mostra: horário preferido, probabilidade de upsell, risco de churn, sensibilidade a preço, frequência média e uma frase gerada por IA descrevendo o perfil comportamental. Atualizado diariamente.

Aura Smart Schedule

No dashboard (plano Aura), o widget Aura Smart Schedule exibe até 3 sugestões semanais de otimização de agenda. Exemplos: "Terça tem 60% menos movimento — crie uma promoção" ou "40% dos agendamentos de segunda de manhã resultam em falta". Cada sugestão inclui estimativa de impacto em agendamentos/mês.

Anomaly Alerts

O Aura monitora a operação toda hora e envia alertas quando detecta anomalias: queda brusca de agendamentos (hoje abaixo de 30% da sua média), spike de cancelamentos (mais de 2,5× o normal) ou clientes VIP sumidos há mais de 45 dias. O alerta chega via notificação push no celular e mensagem de WhatsApp para você.

Aura Auto-Campaign

Toda segunda-feira, a Aura analisa sua base e sugere até 2 campanhas de WhatsApp, cada uma com mensagem pronta, segmento e justificativa. Acesse /crm/campanhas para ver as sugestões. Clique em Aprovar e enviar — a Aura dispara automaticamente para as clientes do segmento. Você pode também descartar sugestões que não fizerem sentido.

Mensagens editáveis: em CRM → Campanhas, na seção Modelos de mensagem, você cria, edita e exclui os próprios textos de campanha. Use {nome} e {clinica} — são substituídos automaticamente por cada cliente. Na primeira vez, 6 modelos prontos já vêm carregados (e você pode alterá-los à vontade).

Resumo semanal de desempenho

Todo domingo à noite Aura IA, a Aura envia um WhatsApp para a dona da clínica com o resumo da semana: faturamento total, taxa de ocupação, procedimento destaque e uma frase motivacional gerada por IA. Nenhuma configuração necessária — ativo automaticamente para planos Aura IA.

Cancelamento com cuidado

Quando uma cliente demonstra intenção de cancelar durante uma conversa no WhatsApp Aura IA, a Aura tenta remarcar quando a cliente ainda está em dúvida ("acho que não vou"). Se a cliente já decidiu ("quebrei o dente, terei que desmarcar"), ela cancela e, na mesma mensagem, lamenta e oferece remarcar, sem insistir. Nunca cancela sem confirmação clara nem agendamento passado.

Visualizando o Score de Comparecimento

A Aura calcula automaticamente um score de 0 a 100 para cada agendamento, indicando o risco de falta do cliente.

• Para ver o score: acesse a ficha do cliente (Clientes → nome do cliente). O score aparece próximo ao próximo agendamento como uma barra de progresso.
• Lembretes reforçados: clientes com score ≥ 65 recebem dois lembretes automáticos pelo WhatsApp — o padrão 24h antes + um extra 2h antes.
• Para ativar ou desativar: Configurações → Inteligência Artificial → Confirmação Reforçada.
• O score considera: histórico de faltas, perfil de risco (DNA), antecedência do agendamento, dia da semana e tipo de procedimento.

Oferta Relâmpago

A Oferta Relâmpago AURA IA detecta automaticamente horários ociosos na agenda e envia uma oferta proativa via WhatsApp para clientes com alta probabilidade de retorno.

• Para ativar: acesse Configurações → Agendamento e ative o toggle da Oferta Relâmpago. Defina com quantas horas de antecedência a Aura deve detectar o slot ocioso.
• Como funciona: quando um horário fica vazio dentro da janela configurada, a Aura seleciona automaticamente clientes com alto score de retorno (DNA do cliente) e envia uma mensagem personalizada pelo WhatsApp com a oferta do horário.
• Fluxo do SIM: a cliente responde SIM e o agendamento é criado automaticamente na agenda — sem intervenção manual. A cliente recebe a confirmação na hora.

Usando a Fila de Upsell da Aura

A Aura identifica clientes com alta probabilidade de contratar novos procedimentos e gera sugestões de mensagem para WhatsApp.

• Para ver e aprovar sugestões: acesse CRM → Upsell IA no menu lateral.
• Geração automática: todo domingo à noite, a Aura cria sugestões e avisa no resumo semanal pelo WhatsApp.
• Geração manual: na ficha do cliente, clique no botão "Aura sugere" (aparece quando o cliente tem alto potencial). A Aura gera uma mensagem na hora.
• Na fila: você pode editar o texto, clicar em "Aprovar e Enviar" (a mensagem vai direto pelo WhatsApp) ou "Dispensar".
• Para configurar quais procedimentos entram no programa: Configurações → Inteligência Artificial → Programa de Upsell.

Personalidade da Aura AURA IA

Configure como a Aura fala em Configurações → Assistente IA. Passo a passo:

• 1. Escolha o tom: Amigável, Profissional, Descontraída, Elegante ou Acolhedora.
• 2. Defina o tratamento: como a Aura se dirige à cliente — "você", "senhora" ou neutro.
• 3. Ajuste os emojis: nenhum / poucos (máx. 1) / moderados (1-2) / à vontade.
• 4. Escolha o comprimento das respostas: curtas, equilibradas ou detalhadas.
• 4b. Decida se a Aura informa preço e duração: "Sempre informa" (padrão), "Só quando a cliente pergunta" ou "Nunca" — neste último ela lista só os nomes e explica que valor e tempo são definidos na avaliação, oferecendo agendá-la. Em qualquer modo ela cita no máximo 6 procedimentos por resposta e, se o catálogo for grande, pergunta a área ou o objetivo antes de listar.
• 5. (Opcional) Aplique um modelo do seu segmento: clique em um dos 6 perfis prontos (estética facial e corporal, podologia, micropigmentação, depilação, spa & bem-estar, estética avançada) para preencher os controles acima de uma vez. Revise e ajuste antes de salvar.
• 6. Escreva instruções personalizadas: campo livre até 1.000 caracteres para regras de estilo, ex.: "nunca chame de querida", "sempre mencione o endereço ao confirmar". Só estilo — nunca altera agendamento, preços ou datas.
• 7. Teste antes de salvar: use o painel Testar a Aura na mesma página — converse como se fosse uma cliente e veja a resposta real com as configurações atuais. Nada é enviado nem agendado; horários exibidos são fictícios. Limite de 30 testes por dia.
• 8. Salve. As configurações entram em vigor na próxima mensagem da Aura.
• 9. (Opcional) Roteiros de venda: no card Roteiros de venda da mesma página, cole o seu script (até 8.000 caracteres) ou suba um arquivo .txt/.md (até 200 KB — PDF/DOCX não; converta antes). A Aura usa como referência de como vender: argumentos, contorno de objeções ("tá caro", "vou pensar"), quando oferecer pacote ou Clube. O roteiro nunca sobrepõe preços, procedimentos, agenda, políticas, blacklist ou LGPD, não promete resultado e, se contradizer os dados da clínica, os dados vencem. O painel Testar a Aura já reflete o roteiro.

Modo Vendedor AURA IA

O Modo Vendedor habilita comportamentos comerciais na Aura: upsell, cross-sell, fechamento de pacote e recuperação de orçamentos abertos — tudo dentro do atendimento via WhatsApp, sem pressionar o cliente.

• Como ativar: acesse Configurações → Assistente → Modo Vendedor e ligue o toggle master Ativar Modo Vendedor.
• Os 4 comportamentos disponíveis:
  UpsellAntes de confirmar o agendamento, a Aura menciona um upgrade relevante (ex.: adicionar LED ao facial).

  Cross-sellAo encerrar o atendimento, sugere um procedimento complementar baseado nas afinidades configuradas.

  Fechar pacoteQuando o cliente agenda avulso, a Aura oferece o pacote equivalente com a economia em destaque.

  Recuperar orçamentoSe uma proposta enviada anteriormente não foi fechada, a Aura retoma o assunto na próxima conversa.
• Como configurar afinidades entre procedimentos: em Configurações → Assistente → Afinidades de Procedimentos, clique em + Adicionar afinidade, selecione o procedimento-fonte (o que o cliente acabou de fazer ou está agendando) e o procedimento sugerido. O campo de justificativa é opcional — preencha para dar contexto extra à Aura na hora de formular a sugestão.
• Tom comercial personalizado: em Configurações → Assistente → Tom Comercial, use o campo de texto livre para instruir especificamente como a Aura deve se comunicar durante ofertas — por exemplo: "sempre destaque o custo-benefício", "mencione que é uma oferta exclusiva para clientes fiéis" ou "nunca cite o concorrente".
• Regra de 1 oferta por conversa: a Aura nunca pressiona. Independentemente de quantos comportamentos estejam ativos, ela faz no máximo 1 oferta por conversa. Se o cliente ignorar ou recusar, o assunto é encerrado sem insistência.

Pausar, desativar e reativar a Aura AURA IA

Há 3 formas de tirar a Aura do ar e colocá-la de volta, da mais leve à mais radical:

• 🅐 Pausa temporária (recesso/férias) — recomendada: em Configurações → Assistente IA, na seção Ausência, preencha o início e o fim do período e escreva a mensagem de ausência (ex.: "Estamos de recesso até dia 10, voltamos em breve!"). Salve. Nesse período a Aura para de responder e envia essa mensagem automaticamente, e religa sozinha quando o período acaba. Para reativar antes, apague as datas e salve.
• 🅑 Assumir uma conversa específica: em Atendimento IA, abra a conversa da cliente e clique em Assumir atendimento — a Aura para só naquele chat e você responde no seu lugar. Quando terminar, clique em Devolver para a IA e ela volta a cuidar dali. Útil quando você quer atender pessoalmente uma cliente sem desligar a Aura para as demais.
• 🅒 Desligar de vez: em Configurações → WhatsApp, clique em Desconectar. A Aura para totalmente — nenhuma mensagem é respondida automaticamente. Para religar, é só reconectar lendo o QR Code novamente.

Aura Gestora — pergunte sobre o seu negócio pelo WhatsApp AURA IA

A dona da clínica pode mandar mensagem para o WhatsApp da própria clínica e a Aura responde com dados do negócio — ela reconhece a dona pelo telefone cadastrado na clínica (Configurações → Clínica) e qualquer dona ou admin pelo número salvo em Configurações → Minha conta → Meu WhatsApp (ou no cartão da profissional em Equipe). Escreve de outro celular? Salve-o lá, senão a Aura te atende como cliente. Pergunte, por exemplo: Agendar pelo WhatsApp: escreva o pedido completo, por exemplo "agenda a Maria amanhã às 14h para limpeza de pele" ou "…na minha agenda". A Aura confere cliente, procedimento, expediente e horário livre, mostra o resumo e só marca quando você responde SIM; a cliente recebe a confirmação por mensagem. Ela nunca afirma ter agendado sem passar por essa confirmação.

Todo dia às 8h (fuso da clínica) a Aura também envia alertas proativos de caixa: saldo projetado negativo, vencidos ≥ R$ 200, mensalidades e contas a pagar de amanhã. Detalhes em Financeiro → passo 31.

Ela também executa, sempre pedindo confirmação: "bloqueia amanhã das 14h às 16h", "bloqueia a agenda da Ana na sexta de manhã", "remarca a Maria de sábado para terça às 15h" ou "paguei 350 de conta de luz hoje". A Aura responde com um resumo do que vai fazer e só executa quando você responde SIM (responda NÃO para cancelar; o pedido expira em 15 minutos). Na remarcação a cliente recebe o aviso do novo horário; no bloqueio, ela avisa se já havia agendamento no horário (não desmarca ninguém).

Aura · retorno do mês — quanto a IA gerou AURA IA

O dashboard mostra o card "Aura · retorno do mês": quantos agendamentos a Aura criou sozinha pelo WhatsApp no mês corrente e o valor em R$ correspondente — a prova concreta de quanto a IA está pagando a própria assinatura.

Briefing pré-atendimento para o profissional AURA IA

Cerca de 1 hora antes de cada agendamento, a Aura manda por WhatsApp um resumo rápido: procedimento marcado, alertas de saúde (se houver), pacotes ativos, saldo devedor, documentos pendentes e a última mensagem trocada com a cliente. Um push chega junto.

Para quem vai o briefing: se o profissional do agendamento tem login no sistema com telefone cadastrado no perfil, vai direto para ele. Sem isso, vai para a dona da clínica, com o aviso "Repassar para {profissional}" — para ela saber a quem passar numa clínica com mais de um profissional.

Retorno com horários prontos AURA IA

Quando o lembrete de retorno é enviado para uma cliente, a Aura manda logo em seguida uma 2ª mensagem sugerindo até 3 horários reais e livres na agenda — a cliente já responde e a Aura agenda ali mesmo na conversa, sem precisar perguntar "quais horários vocês têm?".

Painel "Quanto a Aura rendeu" AURA IA

Em Relatórios, o botão "Quanto a Aura rendeu" (no topo da tela) abre um painel com dois cards — mês atual e mês anterior: conversas, quantas viraram agendamento (e a %), receita da Aura (previsto ou realizado, conforme o status do agendamento), taxa de handoff para humano, cota de mensagens usada e a receita por mensagem.

Abaixo, a tabela "Por que não virou agendamento" mostra os motivos das conversas do mês anterior que a Aura atendeu e não avançaram para um agendamento (preço, parou de responder, só tirou dúvida, agendou por fora, outro) — classificados automaticamente uma vez por mês.

Aviso de cliente esperando a equipe AURA IA

Quando a Aura transfere uma conversa para a equipe e ninguém responde em 10 minutos (padrão, ajustável em Configurações → Assistente IA), quem é dona ou administradora recebe uma notificação push com o nome da cliente e o trecho da mensagem. Se a espera chegar a 3 vezes esse tempo (30 minutos no padrão), a dona também recebe um WhatsApp. Modo copiloto: quando alguém da equipe responde uma cliente pelo WhatsApp do celular, a conversa passa para a equipe e a Aura cala. Em Configurações → Assistente IA → "Quando a equipe responde pelo celular", você define que a Aura volta sozinha se ninguém da equipe responder em N minutos (sugestão: 10) e que fora do horário comercial ela responde sempre. "Assumir" na tela de Atendimento e conversas em que a cliente pediu uma pessoa continuam com a equipe até alguém liberar.

Em Atendimento IA, a aba "Atenção" mostra o cronômetro "Esperando 12 min" em cada conversa parada e coloca quem espera há mais tempo no topo da lista. O tempo fica âmbar ao passar do limite e vermelho no segundo aviso.

Ninguém respondeu? A Aura retoma (desde 27/10/2026). Se a espera chegou ao segundo aviso e passou o dobro do prazo (mínimo 1 hora, em horário comercial) sem ninguém da equipe escrever, a Aura volta, avisa "a equipe ainda não conseguiu te responder — posso te ajudar com isso agora?" e responde a última mensagem da cliente. Ela não retoma pedido de pessoa, reclamação, áudio, comprovante ou loop. Conversas esquecidas com a equipe também são revistas a cada 6 horas: só mensagem de gente da clínica conta como resposta, e se vocês já agendaram a cliente nesse meio-tempo a conversa volta para a Aura em silêncio. Antes de transferir, a Aura resolve o que pode: pedido de horário com restrição ("terça depois das 17h") é busca com filtro, e "qual é o meu horário?" é consulta aos agendamentos.

A Aura reativa pacote parado AURA IA

Pacote ativo, com sessão sobrando e sem uso há 30 dias (padrão, ajustável em Configurações → Assistente IA) vira um convite automático: às 10h (fuso da clínica) a cliente recebe um WhatsApp lembrando das sessões que faltam e, logo depois, uma 2ª mensagem com até 2 dias e horários livres na agenda para ela só responder.

O convite sai uma vez por pacote e a contagem volta do zero a cada sessão usada. A Aura não envia se a cliente já tem horário marcado ou se pediu para não receber mensagens.

O que as clientes perguntam AURA IA

Toda segunda-feira, o painel Relatórios → "Quanto a Aura rendeu" ganha o resumo dos temas mais perguntados na semana anterior: cada tema com a contagem de mensagens, uma barra proporcional e o selo "Na base" ou "Sem resposta na base", conforme a base de conhecimento da Aura já responda ou não.

No tema sem resposta, abra "Adicionar à base de conhecimento": a pergunta e uma resposta sugerida vêm preenchidas, você edita o que quiser e salva direto na base de conhecimento da Aura (a mesma de Configurações → Inteligência Artificial), sem sair da tela.

A Aura responde em áudio AURA IA + add-on Áudio

A Aura já entende os áudios que a cliente manda (incluído nos planos AURA IA e AURA Recovery). Com o add-on de áudio ativo, ela passa a responder também por áudio quando a mensagem recebida foi um áudio: primeiro chega a voz, depois o mesmo texto (para histórico e acessibilidade). Respostas longas (mais de 600 caracteres) vão só em texto.

Experimente a Aura por 7 dias sem enviar nada Planos sem IA

Ainda não tem o plano AURA IA? Na tela WhatsApp, o card "Experimente a Aura por 7 dias" liga um teste em modo sombra: durante 7 dias a Aura lê cada mensagem de cliente que chega no WhatsApp da clínica e registra, aqui dentro, o que ela teria respondido e o que teria agendado, usando os horários reais da sua agenda. Nada é enviado à cliente, nenhum horário é marcado e nenhuma cliente é cadastrada — você só vê. Sem cartão.

O resultado fica em WhatsApp → Aura em teste (aba que aparece enquanto o teste roda, e também no dashboard): um placar ("em 3 dias a Aura teria respondido 87 mensagens de 24 clientes, oferecido horário 23 vezes e marcado 9 agendamentos") e as conversas lado a lado — a mensagem da cliente, a resposta que a Aura daria (bolha tracejada) e etiquetas como "Teria marcado: Limpeza de pele, sexta 23/10 às 14:00", "Ofereceu 3 horários" ou "Teria chamado a equipe". O botão Copiar resposta só copia o texto, para você colar no seu WhatsApp se quiser.

O que a Aura consultou, e conversas perdidas AURA IA

Em Atendimento, cada resposta da Aura tem o link "O que a Aura consultou": os horários que ela buscou (período, quantos achou), a cliente que encontrou ou cadastrou, o horário que marcou e, quando algo deu errado, o erro. Serve para entender por que ela respondeu "não temos esse horário" ou passou para a equipe, sem adivinhar.

O botão Perdidas (no topo do Atendimento, ou pela busca Ctrl+K) lista quem pediu horário nas últimas 24 horas e não ficou agendada, por nenhum canal: a Aura buscou horário e a cliente não fechou, a Aura não achou horário, tentou marcar e deu erro, ou passou para a equipe e ficou sem agendamento. Cada linha abre a conversa para você chamar a cliente. O resumo diário da Aura (push no fim do dia) traz a contagem.

Ensine a Aura, dê memória a ela e deixe o verificador trabalhar AURA IA

Corrigir / ensinar: em Atendimento, embaixo de qualquer resposta da Aura, escreva como ela deveria ter respondido (e, se quiser, por quê). Nada é reenviado. Quando chegar uma mensagem parecida, a Aura segue o seu exemplo. A lista do que você ensinou fica em Configurações → Assistente IA → O que você ensinou à Aura, onde dá para desativar ou apagar.

O que a Aura sabe sobre esta cliente: na ficha da cliente, escreva orientações só para a Aura ("prefere tarde", "só com a Dra. Cilene", "não oferecer pacote"). A Aura também guarda sozinha preferências que a cliente conta na conversa; cada item aparece ali e pode ser apagado. Nunca entra dado de saúde ou documento.

Verificador: antes de enviar uma resposta com valor, data, "está confirmado" ou afirmação sobre a cliente, a Aura faz uma checagem rápida contra o catálogo, a agenda e a conversa e corrige o mínimo necessário. Aparece em "O que a Aura consultou" como "Revisou a resposta antes de enviar".

Argumentos por procedimento, preferência de agenda e conversas reais AURA IA

Como a Aura vende este procedimento: ao editar um procedimento, preencha "Para quem é", "Objeções comuns e como responder" e "Diferenciais da clínica". A Aura usa isso quando a cliente pergunta, hesita ou compara. É argumento, não regra: preço, duração e agenda continuam vindo do cadastro.

Quais horários a Aura oferece primeiro: em Assistente IA, escolha entre espalhados pelo dia (manhã, tarde e fim do dia), colados aos agendamentos já marcados (menos buracos) ou da profissional que a cliente já atendeu.

Conversas reais: em Testar a Aura, a aba "Conversas reais" lista as últimas conversas respondidas por ela. Clique em "Simular com a configuração atual" para ver lado a lado o que ela respondeu e o que responderia hoje. Nada é enviado nem gravado; até 30 simulações por dia.

Lista de horários, comprovante lido e pré-confirmação de faltas AURA IA

Três recursos opcionais em Configurações → Assistente IA, todos começam desligados.

A Aura pode agendar pelo WhatsApp: interruptor próprio da Aura, ligado por padrão. Ele não depende do link público de agendamento online (Configurações → Agendamento): desligar o link não desliga a Aura. Desligado, ela passa todo pedido de horário para a equipe. Se a Aura responde "vou passar para a equipe" a todo pedido de horário, confira esta caixa.

Promessa vira ação: quando a Aura escreve "vou confirmar com a equipe e te retorno" sem ter acionado ninguém, a conversa vai para a equipe sozinha com o motivo "A Aura prometeu retorno da equipe" — ninguém fica esperando um retorno que não existe. Horário já oferecido continua valendo quando a cliente escolhe (a Aura não diz mais "não tenho 11:45" depois de oferecer 11:45), e a confirmação oficial sai uma vez só.

A Aura aprende com a equipe: quando alguém da equipe responde logo depois da Aura com uma informação que ela não tinha (a diferença entre dois procedimentos, a duração, uma política), aparece em WhatsApp o card "A equipe respondeu diferente da Aura" com a pergunta da cliente, a resposta da Aura e a resposta da equipe. Um toque em Ensinar a Aura salva como correção; se a resposta explica um procedimento sem descrição, Salvar como descrição grava direto no cadastro do procedimento. Nada é reenviado à cliente. O Dashboard avisa quando há itens para revisar.

Descrição do procedimento vale para a Aura: o texto do campo "Descrição" em Procedimentos entra na conversa. Procedimento sem descrição: a Aura não inventa o que ele é nem compara com outro — diz que a equipe explica e segue para a avaliação. Preencha a descrição dos procedimentos mais perguntados.

"Não achei no sistema" em vez de "não tem vaga": quando a cliente pede um horário específico e a agenda não tem, a Aura oferece alternativas (mesma faixa nos dias seguintes, ou outra faixa no mesmo dia) e avisa que a equipe confere — e a equipe recebe um push para olhar a agenda real.

Preço "Nunca" esconde só o valor: a duração continua visível; a Aura diz de forma natural que o valor a equipe passa (sem "não posso informar") e a equipe recebe um push na primeira pergunta de preço da conversa.

Agendar para outra pessoa: mãe que marca pela filha, marido pela esposa. A Aura cria o cadastro da outra pessoa ligado ao telefone de quem escreve (só o primeiro nome basta) e agenda para ela. Pessoas já ligadas ao número aparecem para a Aura com os últimos atendimentos e a profissional — ela responde "quem atendeu a Manu" sem pedir autorização, porque o número é o contato de cadastro. "Os de sempre" repete os procedimentos do último atendimento.

Ninguém respondeu? A Aura volta: conversa que a Aura passou para a equipe ("cliente quer agendar", "a Aura prometeu retorno") e ficou sem resposta pelo tempo do copiloto ("Se ninguém da equipe responder em N minutos", em Assistente IA): quando a cliente escreve de novo, a Aura retoma, pede desculpa pela demora em uma frase e resolve o que der. Quando a cliente pediu uma pessoa, reclamou, mandou áudio ou comprovante, a conversa continua com a equipe. Sem copiloto configurado, a devolução automática continua em 48 h.

AURA Recovery mais educada: o toque de recuperação não sai para quem conversou com alguém da equipe nos últimos 7 dias, e em vez de "prefere manhã ou tarde?" oferece dois horários reais da agenda (um de manhã, um de tarde) — a pessoa responde "o primeiro" e a Aura agenda.

Orçamento e Pix pelo WhatsApp: quando a cliente pede orçamento, quer dois ou mais procedimentos ou um pacote, a Aura cria o orçamento formal com os preços do catálogo e manda o link para ver e aceitar (mesmo orçamento da tela Orçamentos). Com a chave Pix da clínica cadastrada em Configurações → Cobrança, ela manda o Pix copia e cola do sinal (se a clínica exige sinal), do pacote fechado ou do saldo em aberto — sempre depois que a cliente concorda. O comprovante enviado na conversa dá baixa sozinho, inclusive no sinal do agendamento. Interruptores "Gerar orçamento pelo WhatsApp" e "Cobrar sinal, pacote e saldo por Pix" em Assistente IA.

Desconto que a Aura pode dar: em Assistente IA, defina o desconto máximo, um extra no Pix e a partir de quantos atendimentos a cliente tem direito. A Aura só oferece quando a cliente pede ou hesita pelo preço, começa pela metade e o sistema não deixa passar do limite no orçamento nem no pacote. Desligado, ela nunca fala em desconto.

Foto do portfólio ao vender: procedimento com foto de resultado autorizada no Portfólio ("Autorizar para o portfólio") ganha a marca interna "foto disponível"; quando a cliente pergunta como fica ou a Aura apresenta o procedimento, ela manda a foto com legenda (1 por procedimento por conversa). Nunca manda foto não autorizada nem da própria cliente da conversa.

Áudio incluído: a Aura entende os áudios que a cliente manda nos planos AURA IA e AURA Recovery, sem add-on — ela transcreve e responde como se fosse texto. O add-on de áudio passa a ser só para a Aura responder em voz.

Anamnese por conversa (duas opções): em Configurações → Clientes → Anamnese automática, escolha "Link para preencher" (padrão) ou "Conversa com a Aura no WhatsApp". Na conversa, a Aura pergunta se pode fazer as perguntas por ali, faz uma por mensagem (até 15, nunca as marcadas "só a profissional vê") e grava direto na ficha, recalculando os alertas de risco. Se a cliente prefere o link ou não responde em 24 h, o link sai como sempre.

Cliente avisa atraso: "vou me atrasar 15 minutinhos" vira registro no agendamento de hoje, push para a profissional e, se o atraso invade o próximo horário, a Aura oferece vir assim mesmo ou remarcar. Na Agenda aparece "Cliente avisou atraso (N min)".

Aura para a equipe (modo equipe): cadastre o telefone de cada profissional no cartão dela em Configurações → Equipe. Quando ela escreve desse número para o WhatsApp da clínica, a Aura responde no modo equipe: "minha agenda" / "agenda amanhã" lista os atendimentos dela; "concluí a Maria, 20 unidades de toxina na glabela" conclui o atendimento de hoje e grava a evolução no prontuário (sempre com confirmação SIM; a comanda/pagamento continua sendo fechada na tela); "vou atrasar 15 min" avisa as próximas clientes dela. Áudio também funciona. Interruptor em Assistente IA.

Agenda versus realidade: toda segunda, se na semana anterior a Aura disse "sem vaga" e a equipe marcou nesses horários, a dona recebe um aviso (sino e push) dizendo quantas vezes, por profissional e período — sinal de que o Horário por profissional em Configurações → Agendamento não reflete a realidade.

Horários como lista para tocar: depois de escrever os horários, a Aura manda uma lista do WhatsApp e a cliente toca no que prefere. Se a lista não puder sair, fica só o texto.

Ler comprovante e baixar mensalidade: a cliente cadastrada manda a imagem do Pix; se o valor bater exatamente com uma única mensalidade em aberto, a Aura baixa e confirma. Qualquer dúvida vai para a equipe com o que foi lido.

Pré-confirmação para quem costuma faltar: risco de falta alto recebe pedido de confirmação 72 h antes, uma insistência 24 h depois e, sem resposta a 24 h do horário, você recebe um aviso com quantas pessoas estão na lista de espera. A Aura não cancela nada sozinha.

A Aura supervisiona o atendimento da equipe no WhatsApp AURA IA

Toda segunda-feira, a Aura revisa as conversas do WhatsApp que foram atendidas por pessoas da equipe: quanto demorou a primeira resposta, mensagens da cliente que ficaram sem resposta e oportunidades (horário, preço, orçamento) que não foram encaminhadas. O resultado fica em Relatórios → "Quanto a Aura rendeu", no bloco "Equipe no WhatsApp — última semana auditada", conversa por conversa.

Como os dados dos clientes são protegidos

O EsteticFlow aplica criptografia em camadas nos dados sensíveis:

Consentimento LGPD na captação

Ao cadastrar um cliente pelo portal público ou formulário de captação, o sistema exige aceite do termo de uso e política de privacidade. O aceite é registrado com IP, timestamp e versão do termo — servindo como prova jurídica em caso de questionamento.

O opt-out de comunicações funciona via keyword: se o cliente responder SAIR, PARAR ou CANCELAR em qualquer mensagem WhatsApp, o sistema marca automaticamente o opt-out e para de enviar mensagens a ele.

Direitos do titular (LGPD art. 18)

Na ficha de cada cliente, a barra de ações (dono/admin) tem os dois botões dos direitos previstos na LGPD:

Audit log — registro de tudo que acontece

Em Auditoria, veja o histórico completo de ações: quem fez login, quem editou ou excluiu dados, mudanças de plano, uso de webhooks e ativações de API key. Cada registro tem usuário, IP, horário e ação realizada.

Use os filtros avançados para refinar a busca:

Autenticação em dois fatores (MFA)

Em Configurações → Segurança → Autenticação de dois fatores, ative o MFA TOTP para sua conta. Após o login com senha, o sistema pede um código de 6 dígitos do seu app autenticador (Google Authenticator, Authy etc.). Mesmo que sua senha vaze, a conta fica protegida.

Rate limiting no login

Após 5 tentativas de login malsucedidas, o IP é bloqueado temporariamente. Isso protege contra ataques de força bruta. Se você mesmo for bloqueado, aguarde alguns minutos ou entre em contato com o suporte.

Status de saúde da IA (Circuit Breaker)

Em Configurações → Assistente IA, veja o status atual da IA em tempo real:

Aviso de cookies (consentimento opt-in)

Todo visitante do site vê um aviso de cookies na primeira visita, com duas opções claras:

Os cookies de marketing seguem o modelo opt-in exigido pela LGPD: só carregam depois que o visitante clica em "Aceitar todos". A escolha fica salva no navegador e pode ser refeita limpando os dados do site. Os detalhes estão na Política de Privacidade (seção 10 — Cookies).

Permissões por cargo — profissional e visualização

Em Configurações → Equipe, o proprietário/administrador controla o que cada cargo (Profissional e Visualização) pode acessar através de 4 toggles. Eles valem de fato — o sistema bloqueia o acesso, não é só uma preferência de exibição:

Cargos personalizados — Recepção, Gerente, Estagiária… (Controle Total)

Quando os cargos fixos não servem (a secretária precisa operar a clínica inteira sem ver faturamento nem Configurações), monte um cargo com nome em Configurações → Equipe → Cargos personalizados. Você escolhe quais telas ele abre (as mesmas do menu: Hoje, Agenda, Clientes, CRM, Caixa diário…) e quais regras valem dentro delas:

Restringir procedimentos por profissional

Além dos 4 toggles de cargo acima, em Configurações → Equipe cada profissional individualmente pode ter os procedimentos que atende limitados. Na ficha dele, ative o toggle "Restringir procedimentos" e marque na lista quais procedimentos ele realiza.

Permissões individuais — sobrepor o cargo pessoa a pessoa Controle Total+

Os 5 toggles do passo anterior valem para o cargo inteiro (todo Profissional, toda Visualização). Quando uma pessoa específica precisa de uma exceção, abra Configurações → Equipe, encontre o membro na lista e clique em "Permissões desta pessoa" para expandir 4 seletores — um por permissão:

Exportar ou excluir dados de uma cliente (LGPD Art. 18)

Na ficha da cliente, a barra de ações (ao lado de "Mesclar duplicado" e "Arquivar") tem o botão "Exportar dados (LGPD)": baixa na hora um PDF com tudo que a clínica guarda sobre ela — dados cadastrais, histórico de atendimentos, pagamentos, respostas de anamnese, lista de fotos (sem a imagem em si), termos/consentimentos assinados e as últimas mensagens de WhatsApp trocadas.

Ao lado, o botão "Excluir dados (LGPD)" é diferente de "Arquivar": inicia o esquecimento definitivo (art. 18, VI) — pede pra digitar o nome exato da cliente, arquiva na hora e apaga/anonimiza os dados pessoais em 15 dias (o histórico financeiro é mantido de forma anônima, por obrigação fiscal). Pra cancelar dentro do prazo, restaure a cliente pela Lixeira — a solicitação é cancelada junto.

Instalar o app no celular (PWA)

O EsteticFlow é um PWA (Progressive Web App) — não precisa de App Store nem Play Store. Para instalar:

O ícone aparece na tela inicial como qualquer app nativo — abre em tela cheia, sem barra do navegador.

Ativar notificações push

Ao abrir o app após instalado, aceite a permissão de notificações. Em Configurações → Notificações, você escolhe quais eventos geram push:

Modo silencioso (quiet hours)

Em Configurações → Notificações → Horário silencioso, defina o intervalo em que você não quer receber push (ex.: 22h às 7h). Fora desse intervalo as notificações chegam normalmente.

Uso offline

O PWA armazena em cache as páginas principais. Se a internet cair, você ainda consegue visualizar a agenda do dia, fichas de clientes abertas e dados carregados previamente. Ações que precisam de servidor (criar agendamento, salvar dados) ficam bloqueadas até a conexão voltar.

Atalhos de teclado

No desktop, pressione G seguido de uma letra para navegar instantaneamente — útil durante atendimento sem tirar as mãos do teclado:

Pressione ? para abrir o painel de atalhos a qualquer momento. Os atalhos não funcionam quando um campo de texto está em foco.

O que é a identidade visual própria

Em Configurações → Identidade visual, a clínica escolhe um dos 8 temas de cores prontos (ou define uma cor personalizada) e envia o próprio logo. A partir daí, o app inteiro — menu, telas do sistema, agendamento online, orçamentos, anamnese, PDFs e o app instalado no celular (PWA) — fica com a marca da clínica.

Escolher tema ou cor personalizada

Em Configurações → Identidade visual, selecione um dos 8 temas prontos (Verde Spa, Rosé, Lilás, Dourado, Azul Sereno, Terracota, Grafite, Vinho) ou marque "Cor personalizada" e informe o hex da sua marca. O sistema ajusta automaticamente o contraste para manter a leitura confortável (padrão de acessibilidade AA). Papel timbrado dos documentos: no mesmo lugar, envie a imagem da sua folha A4 (cabeçalho com logo, marca d'água e rodapé) e todo PDF entregue à cliente (prescrição, termo de consentimento, contrato, orçamento, recibo, declaração, mapa de aplicação, relatório de evolução, export LGPD) passa a sair sobre a sua folha, inclusive os já emitidos. Ajuste em milímetros quanto o cabeçalho e o rodapé ocupam para o texto não cobrir a sua marca. Relatórios internos de gestão não mudam.

Enviar o logo e salvar

Na mesma tela, faça o upload do logo (PNG) e clique em Salvar identidade. O logo passa a aparecer no menu, na tela de login do app e no ícone do app instalado no celular (PWA) — reinstale o atalho na tela inicial para o ícone novo aparecer, já que o celular guarda o ícone antigo em cache.

Onde a marca aparece — e onde não aparece

A identidade própria cobre o app logado, as páginas públicas da clínica (agendamento online, orçamento, anamnese, consentimento, captura de leads), os PDFs gerados (contratos, comissões, orçamentos) e o manifest do PWA. A landing page, o login, o painel admin e os e-mails transacionais continuam com a marca EsteticFlow — a personalização é da experiência que sua cliente usa, não da plataforma em si.

Plano e add-on

Incluído nos planos Controle Total e AURA IA. Nos demais planos, contrate como add-on avulso por R$ 39,90/mês direto na página Assinatura. Se o plano ou o add-on expira, o visual volta ao padrão EsteticFlow automaticamente — o tema e o logo ficam guardados para reativar depois, sem precisar configurar tudo de novo.

Restaurar o padrão EsteticFlow

Clique em "Restaurar padrão EsteticFlow" a qualquer momento para remover o tema, a cor personalizada e o logo enviado — o sistema volta ao visual original na hora.

Conectar seu domínio próprio

Com o white-label ativo, você pode usar um domínio que já é seu (ex.: clinicabella.com.br ou app.clinicabella.com.br) para o site público, o agendamento online, os links enviados por WhatsApp (anamnese, contrato, orçamento, confirmação) e até o login da equipe. Em Configurações → Identidade visual → Domínio próprio, digite o domínio e clique em Conectar domínio. O domínio em si é seu — você registra e paga no Registro.br (ou onde preferir); o EsteticFlow não vende domínio.

Apontar o DNS e verificar

Depois de conectar, a tela mostra os registros DNS que você precisa criar no painel do seu provedor de domínio: para domínio raiz, um registro A apontando para 76.76.21.21; para subdomínio (ex.: app.), um CNAME apontando para cname.vercel-dns.com. Crie o registro, aguarde a propagação (pode levar até 48h, geralmente minutos) e clique em Verificar agora. Quando verificar, o domínio fica com o selo Ativo e o certificado HTTPS é emitido automaticamente.

Limitações do domínio próprio

Três coisas continuam passando pelo domínio EsteticFlow: os e-mails de acesso (redefinir senha, convite de equipe) e a conexão do Google Agenda (exigência do Google) — os fluxos funcionam normalmente, só transitam pelo endereço padrão. E o app instalado no celular (PWA) é por endereço: quem instalou pelo domínio antigo precisa reinstalar pelo novo (e reativar as notificações). Se o white-label expirar, o domínio é desconectado automaticamente e os links voltam ao padrão.

O que é a Comunidade

A Comunidade é um fórum interno exclusivo para donos e gestores de clínicas que usam o EsteticFlow. Aqui você pode tirar dúvidas, compartilhar estratégias de marketing, trocar casos clínicos, aprender sobre gestão e muito mais — tudo dentro do próprio sistema, sem precisar sair para grupos externos.

Criar um tópico

Clique em Novo tópico, escreva seu título, selecione a categoria mais adequada e detalhe sua dúvida ou experiência. As categorias disponíveis são:

Responder e marcar solução

Qualquer membro pode responder a um tópico. Se você criou o tópico e uma resposta resolveu seu problema, clique em Marcar como solução — o tópico ganha o badge "Resolvido" e fica mais fácil de encontrar para outros usuários com a mesma dúvida.

Filtrar e buscar

Use os filtros no topo da Comunidade para navegar por categoria, status (todos, abertos, resolvidos, populares) ou buscar por palavra-chave. Tópicos fixados pela equipe EsteticFlow aparecem sempre no topo com destaque especial.

Ative Análise de fotos (Aura Vision) em Configurações → Assistente IA (consentimento para processar fotos por IA). Depois acesse Portfólio e clique na aba ✦ Análise IA.

Visualize todos os pares antes/depois autorizados para portfólio.

Clique em Analisar e escolha o tipo: Facial ou Corporal.

Aguarde a análise (5–15 segundos) e veja as métricas no slider interativo.

O insight da Aura sugere próximos passos clínicos baseados na evolução visual.

Cada clínica tem 200 análises/mês incluídas no add-on. É um limite: ao chegar nele, as análises param até o dia 1º do mês seguinte.

É necessário ativar o consentimento de IA em Configurações → Assistente IA antes de usar.

Exclusivo para os planos de IA, com o opt-in "Análise de fotos (Aura Vision)" ligado em Configurações → Assistente IA e o consentimento específico assinado pela cliente. 30 simulações por mês, sem cobrança de excedente.

Simulação facial com IA: na mesma tela do Portfólio, clique na aba Simulação. Diferente da Análise IA (que compara duas fotos já existentes), aqui a equipe escolhe uma foto "antes" da cliente e a IA GERA uma nova imagem simulando o resultado — útil para mostrar durante a consulta, antes da cliente decidir pelo procedimento.

Antes de gerar, a cliente precisa assinar o termo de consentimento específico de simulação (pedido na própria tela). A imagem gerada sempre sai com o aviso "Simulação gerada por IA — resultado real pode variar" carimbado nela — mesmo se for salva, impressa ou reenviada — e pode ser enviada à cliente por WhatsApp. 30 simulações/mês por clínica (limite; renova no dia 1º do mês seguinte). Nunca aparece no site público da clínica nem no Portal da Cliente.

Categorias de procedimentos

Em Configurações → Categorias, crie grupos de procedimentos com nome e cor personalizada (ex.: "Estética Facial" em azul, "Depilação" em rosa). As categorias aparecem no seletor de procedimento ao agendar e facilitam a navegação quando a clínica tem muitos procedimentos cadastrados.

Horário por profissional e intervalo entre atendimentos

Em Configurações → Agendamento → Horário por profissional, defina dias e horários de trabalho individualmente para cada membro da equipe — sem depender do horário geral da clínica. Esse horário vale para a Aura, para o agendamento online e para as sugestões de horário: ninguém recebe um horário em que a profissional não trabalha. Na mesma tela, configure o intervalo automático (em minutos) que o sistema reserva entre um atendimento e o próximo para aquele profissional.

Precisa de folga diferente para um procedimento específico? No cadastro do procedimento (seção Avançado), o campo "Folga depois deste procedimento (min)" sobrepõe o intervalo padrão da clínica só para os agendamentos daquele procedimento — ex.: 30 min de limpeza de sala após um peeling. Vazio herda o padrão da clínica; 0 significa sem folga nenhuma, mesmo com padrão configurado.

Política de cancelamento e no-show

Em Configurações → Agendamento → Regras gerais, defina:

O sistema conta as faltas automaticamente. Você pode filtrar clientes no-show na listagem de clientes.

Motivos de cancelamento personalizados

Em Configurações → Agendamento → Motivos de cancelamento, adicione ou remova os motivos que aparecem ao cancelar um agendamento (ex.: "Viagem", "Doença", "Problema financeiro"). Isso permite gerar relatórios de cancelamento por motivo e identificar padrões.

Campos obrigatórios do cliente

Em Configurações → Clientes, marque quais campos são obrigatórios no cadastro: e-mail, data de nascimento, CEP, CPF, gênero e Instagram. O campo nome é sempre obrigatório. O sistema bloqueia o salvamento se um campo marcado estiver vazio.

Meta mensal de receita

Em Configurações → Clínica → Preferências regionais e metas, defina a meta de receita mensal em reais. Uma barra de progresso aparece no dashboard mostrando quanto % da meta já foi atingido no mês corrente.

Regras de WhatsApp (janela e frequência)

Em Configurações → Regras WA, configure:

Dashboard personalizável e notificações sonoras

Em Configurações → Dashboard, cada usuário escolhe quais widgets exibir na tela inicial (agendamentos do dia, receita, leads, no-shows, etc.). Na mesma tela, ative as notificações sonoras — o navegador emite um sinal quando chega um novo agendamento ou mensagem de WhatsApp.

Início de semana e sessão única

Em Configurações → Clínica, defina se a semana começa no domingo ou na segunda-feira — isso afeta a exibição da agenda semanal e dos gráficos de período. Em Configurações → Minha Conta, ative a sessão única para ser desconectado automaticamente de outros dispositivos ao fazer login — útil para clínicas que compartilham computador.

Sidebar personalizada

Em Configurações → Sidebar, cada usuário escolhe quais módulos aparecem no menu lateral. Marque os que usa com frequência e oculte os que não precisa no dia a dia. Dashboard, Agenda e Clientes são obrigatórios e não podem ser ocultados. As preferências são individuais — não afetam outros membros da equipe.

Modo CRM simplificado ou completo

Também em Configurações → Sidebar, na seção "Modo CRM", escolha entre Simplificado (mostra só o CRM principal — padrão, ideal para clínicas focadas em atendimento) e Completo (exibe também Fila Inteligente, Forecast, Segmentos, Automações, Origens e Upsell IA — para operações com pipeline de leads ativo).

Atalhos de Procedimento

Em Procedimentos, clique no ⭐ ao lado de um procedimento para favoritá-lo (máximo 8).

Em Novo Atendimento, os favoritos aparecem como chips acima do formulário.

Clique em um chip para pré-preencher o procedimento e o valor sugerido.

Sinal Pix só de quem já faltou AURA IA

Em Configurações → Agendamento, ative "Cobrar sinal só de quem já faltou". Com o sinal Pix do agendamento online ativo, esse toggle faz a cobrança do sinal ser seletiva: clientes sem falta agendam online sem sinal; quem já faltou (nos últimos 6 meses, atingindo o limiar de no-show configurado) paga o sinal normalmente.

Salas e equipamentos Crescimento+

Em Configurações → Operacional → Salas, cadastre as salas da clínica (ex.: "Sala 1", "Sala Laser"). Renomeie ou desative uma sala a qualquer momento — desativar não apaga o histórico: agendamentos antigos continuam mostrando aquela sala normalmente. Agenda por salas (Controle Total+): no botão "Configurar" de cada sala, defina quantas clientes ela atende ao mesmo tempo, marque "Aceita atendimentos simultâneos só com equipamentos diferentes" (ex.: laser e radiofrequência juntos, nunca dois lasers) e quais equipamentos ficam fixos nela; equipamento sem sala é móvel e pode ir a qualquer sala, mas nunca em dois lugares ao mesmo tempo. No agendamento, o campo Sala mostra cada sala como livre, ocupada até HH:MM, cheia (2/2), equipamento em uso ou não atende este procedimento. Na agenda, a aba Salas mostra uma coluna por sala; com a opção "Nas outras salas, esconder de quem é o atendimento" ligada, profissional e visualização veem os atendimentos alheios só como "Ocupada" com o equipamento em uso, enquanto dona e admin veem tudo.

No cadastro do procedimento (seção Avançado), marque em "Salas exigidas" quais salas têm o equipamento/estrutura necessária. Nenhuma marcada = o procedimento aceita qualquer sala ativa. Se um agendamento combina mais de um procedimento, só entram as salas que atendem a todos ao mesmo tempo.

Ao criar ou editar um agendamento na agenda da equipe, o campo "Sala" aceita "Automática" (o sistema escolhe uma sala elegível livre) ou uma sala específica. Se não sobrar nenhuma sala livre no horário, ou se os procedimentos escolhidos não tiverem sala em comum, o sistema avisa na hora de salvar. No agendamento online, na Aura e nos protocolos 1-clique a escolha é sempre automática — um horário sem sala livre simplesmente não é oferecido.

Na agenda, use o filtro "Sala" para ver só os atendimentos de uma sala, e o badge "Sala X" nos cards (Kanban, Hoje e linha do tempo do dia) mostra onde cada atendimento acontece.

Equipamentos com contador de disparos Crescimento+

Em Configurações → Operacional → Equipamentos, cadastre o aparelho (laser, HIFU, criolipólise…) com os disparos que ele já tem, a regra de manutenção (a cada X disparos e/ou a cada X dias) e, se quiser, o custo de aquisição e a vida útil em disparos. Depois, em Ligar procedimento, diga quais procedimentos usam o aparelho e quantos disparos gastam por sessão.

A partir daí, cada atendimento finalizado desses procedimentos soma os disparos sozinho (desfazer a finalização tira de volta). Dá para lançar disparos à mão ou corrigir com número negativo. Quando a manutenção estiver perto (90% dos disparos ou 7 dias antes da data) ou vencida, o dono e os administradores recebem um aviso no celular; clique em Registrar manutenção para zerar a contagem.

Chat interno da equipe Crescimento+

O ícone de balão ao lado do sino de notificações (ou /chat) abre um chat de texto só entre as pessoas da sua clínica — não tem nada a ver com o WhatsApp que fala com a cliente. O canal "Equipe" já existe e reúne todo mundo; você (dona ou administradora) cria canais escolhendo quem participa; e qualquer pessoa pode abrir uma mensagem direta com um colega.

Página de status: está tudo no ar?

Em esteticflow.com.br/status (link no rodapé do site) você vê se o EsteticFlow está no ar: um monitor abre o sistema de fora a cada 15 minutos e verifica o aplicativo, o login, o domínio e a página de agendamento online. A página mostra "Tudo no ar", "Instabilidade detectada" ou "Sem verificação recente", a hora da última checagem e quantas rotinas internas (lembretes, cobranças, relatórios) estão em dia.

Acessar os templates de contrato

Vá em Configurações → Contratos. Lá você encontra os templates pré-definidos do sistema (Termo de Serviço, Autorização de Imagem, Pacote de Sessões) e pode criar templates personalizados para a sua clínica.

Criar ou editar um template personalizado

Clique em Novo template, escreva o texto do contrato e use variáveis dinâmicas (clique no botão da variável para inseri-la) para que o sistema preencha automaticamente ao gerar:

Gerar um contrato a partir da ficha do cliente

Abra a ficha do cliente, clique na aba Contratos e depois em Novo contrato. Selecione o template desejado e, se quiser, informe CPF, procedimento, valor, número de sessões e validade — os dados da cliente são preenchidos automaticamente nas variáveis. Clique em Revisar texto antes de gerar para ver o contrato pronto e completar o que faltar (telefone, e-mail, datas) só neste contrato, sem alterar o template; depois, Gerar contrato.

Visualizar e assinar in-app (tela sensível ao toque)

No card do contrato, o botão Visualizar mostra o texto completo do documento na própria ficha — antes ou depois de assinar. Para colher a assinatura, clique em Assinar agora: o contrato aparece na tela junto com o quadro de assinatura e o cliente assina diretamente com o dedo ou caneta no tablet/celular. A assinatura é registrada com timestamp e IP. Se a cliente assinou o contrato impresso na clínica, clique em Assinado no papel: o contrato vira assinado (o PDF sai com essa nota) e os lembretes de assinatura digital param.

Enviar link de assinatura por WhatsApp

Se o cliente não está presencialmente, clique em Enviar por WhatsApp. O cliente recebe um link seguro no celular, abre no navegador e assina digitalmente. Você é notificado em tempo real quando a assinatura for concluída.

Download do contrato assinado em PDF

Após a assinatura, o contrato fica disponível na aba Contratos da ficha do cliente com status Assinado. Clique em PDF para obter o arquivo com a assinatura, timestamp, IP e metadados de autenticidade — válido como prova jurídica.

Todos os contratos num lugar só: em Clientes → Contratos (botão no topo da tela de Clientes, ou "Ver contratos gerados" em Configurações → Contratos) aparece a lista de todos os contratos da clínica, com filtros Assinados, Aguardando assinatura e Cancelados, busca pelo nome da cliente e o botão Ver PDF de cada assinado.

Assinatura do profissional

Após a cliente assinar, o profissional responsável pode confirmar ciência no mesmo documento. Na tela de assinatura do atendimento, clique em Confirmar ciência — o sistema registra o nome do profissional e o horário da confirmação. O PDF fica com dois assinantes: cliente e profissional.

Exigir código no WhatsApp para assinar Crescimento+

Em Configurações → Contratos, ligue Exigir código no WhatsApp. Ao abrir o link do contrato ou do termo, a cliente toca em Receber código no WhatsApp, digita os 6 dígitos (vale 10 minutos, 3 tentativas, reenvio após 1 minuto) e assina. O PDF ganha a página Evidências da assinatura (código verificado, final do telefone, IP, navegador e o hash do documento).

Receitas e orientações assinadas pela profissional Crescimento+

Crie os modelos em Configurações → Contratos → Receitas e orientações (mesmas variáveis dos contratos). Na ficha da cliente, aba Contratos → Receitas e orientações → Emitir: escolha o modelo, revise o texto, assine (a assinatura fica salva para a próxima) e gere o PDF. Enviar no WhatsApp manda o PDF como documento.

Criar sua organização (rede)

Vá em Configurações → Rede. Clique em Criar organização, informe o nome da rede e confirme. O sistema migra automaticamente o billing da sua clínica atual para o nível da organização e define essa clínica como a Matriz.

Adicionar novas unidades

Em Configurações → Rede, clique em Adicionar unidade. Informe o nome da nova unidade — ela será criada como uma clínica independente dentro da sua organização. O plano Multi comporta até 3 unidades; o Enterprise não tem limite.

Alternar entre unidades

O switcher de unidade aparece no topo do menu lateral quando você tem mais de uma unidade. Clique nele e selecione a unidade desejada — o contexto de agenda, clientes, estoque e financeiro muda instantaneamente. Sua seleção fica salva por 90 dias.

Billing centralizado

A assinatura Multi é cobrada uma única vez no Asaas e cobre todas as unidades da rede. Não é necessário ter planos separados por unidade. Gerencie o pagamento normalmente em Assinatura (item próprio do menu lateral).

Comparativo de unidades

Em Configurações → Rede → Comparativo de unidades, a dona da rede vê todas as unidades lado a lado no período escolhido: receita, atendimentos e ticket médio, com a linha de total no rodapé e o botão Exportar CSV. Os números seguem a mesma semântica do Dashboard de cada unidade (competência).

Cliente com pacote em outra unidade da rede

A cliente comprou o pacote numa unidade e vai fazer a sessão em outra? Na ficha dela, aba Visão geral, o card "Pacotes em outras unidades" lista os pacotes ativos que a mesma cliente (reconhecida pelo telefone) tem nas outras unidades. Clique em "Trazer para esta unidade": o pacote passa para esta unidade e a sessão é abatida normalmente ao finalizar o atendimento.

Acessar as configurações de anamnese

Vá em Configurações → Operacional e desça até a seção Anamnese. É aqui que você gerencia todas as perguntas que serão enviadas aos seus clientes.

Adicionar suas próprias perguntas

Clique em + Nova pergunta, escolha o tipo de resposta e escreva o texto da pergunta:

Organizar a ordem das perguntas

Use as setas ▲ ▼ ao lado de cada pergunta para reordenar conforme a lógica que preferir. Depois clique em Salvar ordem para confirmar. O cliente verá as perguntas exatamente nessa sequência.

Enviar a ficha para um cliente

Abra a ficha do cliente em Clientes → [nome do cliente] e clique na aba Anamnese. Clique em Enviar link de anamnese — o sistema gera um link seguro e único para aquele cliente e envia automaticamente pelo WhatsApp (se conectado) ou exibe o link para você copiar e enviar.

Como o cliente responde

O cliente abre o link no celular (sem precisar instalar nada). Confirma o nome completo para validar a identidade e responde as perguntas. Ao finalizar, clica em Enviar anamnese — as respostas chegam automaticamente na ficha dele no sistema.

Ver e editar as respostas

Após o preenchimento, as respostas ficam salvas na aba Anamnese da ficha do cliente. Você pode editar qualquer resposta diretamente pelo sistema em caso de atualização clínica — por exemplo, ao iniciar novo tratamento ou quando o cliente informa mudança de medicamento.

Usar modelo pronto por especialidade

Em Configurações → Operacional → Anamnese, clique em Usar modelo pronto. Escolha a especialidade que melhor descreve o seu serviço — Geral, Podologia, Estética facial, Estética corporal, Capilar / Tricologia ou Depilação. Cada modelo vira uma ficha separada com o nome da especialidade (aplicar o mesmo modelo de novo não duplica as perguntas), sem apagar o que você já tem. Revise e remova as que não se aplicam.

Pergunta só do profissional

Ao criar ou editar uma pergunta, marque a opção Só do profissional. Essa pergunta não aparece no link enviado ao cliente — ela fica visível apenas para a equipe na aba Anamnese da ficha. Use para avaliações técnicas internas, como biotipo, tônus muscular ou observações de conduta que o paciente não precisa ver.

Red flags — alertas de risco e contraindicações

Ao criar ou editar uma pergunta em Configurações → Operacional → Anamnese, use o campo "Marcar como risco" para vincular a pergunta a uma tag de risco: Gestante/Lactante, Roacutan, Diabetes, Cardíaco, Coagulação, Autoimune ou Alergia severa. Quando a cliente responde "Sim" a uma pergunta marcada, a tag vira uma flag vermelha no topo da ficha dela.

Nos procedimentos, abra a seção Avançado do formulário e marque as Contraindicações — as tags de risco incompatíveis com aquele procedimento. Ao agendar (pela equipe, pelo Quick Book ou pela Aura) uma cliente com flag contraindicada, o sistema mostra um alerta vermelho no agendamento e envia uma notificação push para a equipe.

Prontuário por voz AURA IA

No bloco Ditar a evolução do prontuário, toque em Gravar, fale (até 3 minutos) e toque em Parar e transcrever. O texto aparece no ditado; depois use Organizar com a Aura, revise e salve. O áudio não fica guardado e cada gravação consome 1 mensagem da cota de IA.

Montar um orçamento

Acesse Orçamentos → Novo orçamento. Escolha o cliente (não achou? clique em Cadastrar novo cliente ao lado do campo — você volta pra cá com ele já selecionado) e adicione itens — procedimentos avulsos ou pacotes de sessões — com quantidade e valor unitário. Use o campo Observações para condições de pagamento, prazos ou qualquer outra informação — ele aparece no PDF e na página que o cliente vê. Aplique um desconto (opcional) e defina a validade. Clique em Salvar para gravar como rascunho.

Enviar para o cliente

Na ficha do orçamento, clique em Enviar. O sistema gera um link único e envia por WhatsApp para o cliente automaticamente. O orçamento muda de status Rascunho → Enviado, e para Visto assim que o cliente abre o link. A qualquer momento (mesmo antes do aceite) você pode clicar em Baixar PDF ou Enviar PDF por WhatsApp pra mandar o documento direto, sem depender do link.

Aceite online com assinatura

O cliente abre o link (sem precisar de login), revisa os itens e valores e assina diretamente na tela com o dedo ou mouse — ou recusa, se preferir. Ao assinar, o orçamento muda para Aceito, um PDF é gerado automaticamente e a equipe recebe notificação push e WhatsApp.

Gerar o pacote a partir do orçamento aceito

Se o orçamento tiver itens de pacote, a ficha do orçamento Aceito mostra o botão Gerar pacote. Clique para criar automaticamente o(s) pacote(s) de sessões na ficha do cliente, já com o valor pago rateado proporcionalmente ao desconto do orçamento. A ação é segura para clicar mais de uma vez — não duplica o pacote.

Acompanhar orçamentos em aberto

Na lista de Orçamentos, o ícone do WhatsApp em cada linha abre a conversa com a cliente com a mensagem pronta (com o link do orçamento quando ele já foi enviado). Para fazer o follow-up de todos de uma vez, use o público Orçamento em aberto em CRM → Campanhas (ou a aba de mesmo nome em CRM → Relacionamento): entram os orçamentos dentro da validade que a cliente ainda não aceitou nem recusou — inclusive os mandados em PDF. Na mensagem, use {valor_orcamento} e {link_orcamento}. Quem agendou depois do orçamento sai da lista sozinha; se a cliente respondeu por fora (WhatsApp, balcão), abra o orçamento ou a lista do CRM e clique em Cliente agendou ou Não vai fazer. Se ela quer marcar agora, use o botão Agendar (na lista ou dentro do orçamento): abre o agendamento já com a cliente e os procedimentos no valor do orçamento (com o desconto), e ao salvar o orçamento fica aceito e ligado ao horário. Orçamento de várias sessões entra como a 1ª sessão; para cobrar o valor todo nesse horário, clique em Cobrar o orçamento inteiro neste agendamento no aviso do topo.

Lembrete automático

Um orçamento Enviado ou Visto há 3 dias sem resposta recebe automaticamente uma única mensagem com o link de novo: o cron roda todo dia às 13h (UTC).

Mostrar o parcelamento

No formulário do orçamento, escolha em "Mostrar parcelamento" até quantas vezes (2x a 24x) e marque "Sem juros" se for o caso. A página da cliente e o PDF passam a mostrar "ou Nx de R$ X sem juros" embaixo do total.

Ligar o link e pegar o QR Code

Acesse Configurações → Agendamento, card Agendamento online: marque "Aceitar agendamentos pelo link público", escolha um endereço amigável (ex.: minha-clinica) e salve. O link (esteticflow.com.br/agendar/…) fica no próprio card, com visitas e agendamentos dos últimos 30 dias. Esse é o único interruptor do link — enquanto estiver desligado, quem abrir vê só um aviso para falar com a clínica, e o Dashboard mostra a pendência "Visitas ao link de agendamento, que está desligado". O QR Code para recepção continua em Configurações → Presença Online.

O que a cliente vê

A página mostra os procedimentos ativos da clínica como checkboxes — a cliente pode marcar até 3 procedimentos para o mesmo horário, e o resumo soma preço e duração automaticamente. Depois ela escolhe o profissional (ou deixa em "Qualquer profissional disponível") e vê apenas os horários realmente livres — o sistema respeita o horário de funcionamento, os bloqueios de agenda (inclusive os recorrentes) e o intervalo entre atendimentos automaticamente.

O que acontece ao concluir

O agendamento entra na agenda da equipe na hora, a cliente recebe a confirmação por WhatsApp, e os documentos exigidos pelo procedimento — anamnese, contrato ou termo de consentimento — são enviados automaticamente, sem nenhuma ação manual.

Sinal Pix para reduzir faltas (opcional)

Em Configurações → Cobrança, no card Cobrança no booking, ative "Cobrar sinal no agendamento online" e defina o valor do sinal. Se preferir cobrar só de quem tem histórico de falta, ative também "Cobrar sinal só de quem já faltou" em Configurações → Agendamento (exclusivo do plano AURA IA): clientes sem falta agendam sem sinal; quem já faltou paga o sinal configurado.

Remarcar ou cancelar sem ligar para a clínica

Ao concluir o agendamento, a cliente recebe um link de gerenciamento exclusivo. Por ele, ela mesma remarca ou cancela o horário — e a agenda da equipe é atualizada na hora.

Cupons Profissional+

Em Configurações → Agendamento → "Cupons do agendamento online", crie um código com desconto em % ou R$, validade, limite de usos e os procedimentos elegíveis. A cliente digita o código em "Tem cupom?" na página de agendamento: o desconto entra no valor previsto e aparece na tela do atendimento como "Cupom CÓDIGO".

Cupom na recepção (campanhas como Black Friday): o mesmo cupom também vale na finalização do atendimento. Em "Cupom da campanha", digite o código e clique em Aplicar: o sistema confere o período e os procedimentos da campanha, desconta só neles e conta o uso. Como a gestão já autorizou ao criar o cupom, esse desconto não pede a senha da gestão (só o que passar dele).

Link e QR só da profissional Crescimento+

Na ficha de cada profissional em Configurações → Equipe, o card "Link de agendamento" traz um link exclusivo dela (com copiar e QR Code). Quem entra por esse link já vê a profissional pré-selecionada e só os procedimentos que ela atende. Ideal para colar na bio pessoal da esteticista no Instagram.

Lista de espera direto na página

Quando o dia escolhido não tem horário livre, a cliente vê o botão "Me avise se abrir horário": informa nome e WhatsApp e entra na lista de espera daquele dia (e profissional, se escolheu). Se alguém cancelar, o sistema avisa quem está na lista por WhatsApp — a mesma lista que a equipe vê em Agenda → Lista de espera.

"Melhor horário" ✨

Entre os horários livres, até 3 aparecem com ✨: são os que encostam em outro atendimento (começam quando o anterior termina, ou terminam quando o próximo começa) ou nas bordas do expediente — escolhendo um deles, a agenda fecha sem buraco. A cliente continua livre para escolher qualquer horário. Desligável em Configurações → Agendamento → "Destacar melhor horário".

Nota do profissional Crescimento+

Ligue "Mostrar a nota de cada profissional" em Configurações → Agendamento e o seletor de profissional do agendamento online passa a mostrar "★ 4,9 · 23 avaliações" ao lado do nome. A média junta as avaliações de atendimento e as respostas de NPS dos últimos 12 meses, convertidas para a escala de 5 — e só aparece a partir de 5 respostas, para não expor uma nota baseada em uma opinião só. Atualiza a cada hora.

Reatribuição dinâmica de profissional AURA IA

Desligado por padrão. Quando ligado em Configurações → Agendamento: se uma cliente pede uma profissional específica num horário ocupado apenas por um agendamento feito com "qualquer profissional" (auto-atribuído), o sistema move esse agendamento para outra profissional livre e elegível (mesmos procedimentos, mesma sala) e encaixa quem pediu. Só mexe em agendamentos auto-atribuídos, ainda sem check-in, e a cliente movida não recebe aviso — ela não tinha escolhido profissional. Vale para o agendamento online, para a Aura (quando a cliente pede uma profissional pelo WhatsApp) e para a equipe no Novo agendamento: ao salvar, aparece o aviso de que o outro agendamento foi passado para outra profissional. Agendamento que se repete (série) nunca é remanejado.

Rastreamento dos seus próprios anúncios (Meta Pixel e Google Ads)

Roda anúncio no Instagram, Facebook ou Google e quer saber quantos agendamentos vieram de lá? Em Configurações → Presença Online, card "Rastreamento de anúncios", cole o seu Meta Pixel ID e/ou o ID de conversão do Google Ads (o valor de "send_to" que o Google Ads te dá). A partir daí, toda vez que uma cliente termina de agendar pelo seu link online, o evento de conversão é enviado para a sua própria conta de anúncios.

Esconder horários que deixam buraco na agenda

Em Configurações → Agendamento, ligue "Esconder horários que deixam buraco (online e Aura)". O horário que abriria uma janela vazia menor que o seu procedimento mais curto some da lista do agendamento online e dos horários que a Aura oferece. Exemplo: com procedimentos de 30 minutos ou mais, a cliente não consegue marcar um horário que deixaria só 15 minutos livres antes do próximo atendimento.

Motivo do cancelamento escolhido pela cliente

Quando a cliente cancela pelo link de gerenciar o agendamento ou pelo portal, ela vê "Pode nos contar o motivo? (opcional)" e escolhe entre: tive um imprevisto, não estou me sentindo bem, questão financeira, vou remarcar para outro dia ou outro motivo. O motivo entra no relatório Relatórios → "Por que cancelam?" Crescimento+ (ex.: "Cliente: questão financeira") em vez de "Não informado". Prazo mínimo: em Configurações → Agendamento → "Antecedência mínima para cancelamento (horas)" (0 = sem restrição). Dentro do prazo a cliente não cancela sozinha pelo portal, pelo link do WhatsApp, pelo link de gerenciar nem pela Aura: o sistema pede que ela fale com a clínica (no portal, "Pedir para remarcar" continua). A equipe, pela agenda, cancela sem restrição.

Quiz "Qual tratamento é pra mim?" Profissional+

Para a cliente que não sabe o que escolher. Em Configurações → Agendamento → Quiz do agendamento, monte de 3 a 6 perguntas de múltipla escolha (ou comece pelo modelo pronto) e ligue cada resposta aos procedimentos que ela indica. Marque Mostrar o quiz no link de agendamento e clique em Salvar quiz.

No link de agendamento aparece o botão "Não sabe o que escolher? Faça o quiz". No fim, a cliente vê os tratamentos ideais (o "Mais indicado" em destaque) e agenda com o procedimento já escolhido.

Ligar a recuperação automática

Com o WhatsApp conectado, acesse Configurações → Assistente IA → Recuperação automática. Ligue o toggle, escolha o modo, marque os gatilhos que quer ativos e, se precisar, ajuste o limite diário e a janela de horário. O botão Pausar até amanhã segura tudo por um dia.

Quem vira lead (gatilhos)

Seis gatilhos: conversou com a Aura e não agendou (24 h depois), pediu preço e sumiu (6 h depois — vale também quando foi a cliente quem perguntou o valor), faltou ou cancelou sem remarcar (2 h após cancelar, 24 h após faltar), orçamento sem resposta (enviado ou visto há 2 a 7 dias, sem aceite), avaliou e não fechou (procedimento de avaliação concluído e nada agendado em 3 a 14 dias — marque o procedimento como avaliação em Procedimentos) e renovação de pacote (pacote terminou há 7 a 30 dias sem um novo). Quem já tem agendamento futuro, pediu para não receber mensagens ou foi trabalhada há menos de 30 dias não entra.

Como a Aura conduz a conversa

Até 3 toques por lead, escritos na hora com o contexto real (procedimento, valor cotado, horário perdido) e usando seus Roteiros de venda e o Perfil de Voz. Todo toque termina com uma pergunta ou convite. A Aura nunca inventa desconto nem urgência. Qualquer resposta da pessoa interrompe a cadência e a conversa volta ao atendimento normal (que já agenda); "não quero" ou "para" encerra na hora.

Travas anti-spam (já vêm ligadas)

Mensagens espalhadas ao longo do dia (nunca em lote), no máximo 4 por hora, limite diário (padrão 30; número novo começa em 5 e sobe aos poucos), só em horário comercial e sem domingo, nunca duas mensagens iguais, respeita opt-out e blacklist, e pausa sozinha se 3 pessoas pedirem para parar no mesmo dia.

Vetar as mensagens do dia pelo WhatsApp

No modo Automático com veto (padrão), às 8h você recebe no WhatsApp da própria clínica o resumo do dia — "1. Maria — cancelou ontem — remarcar · 10:20 …". Até as 9h, responda pula 2, pula 1 3, pula tudo, pausa a recuperação ou retoma a recuperação. Silêncio = envia. No modo Automático total não há resumo; o modo Sugerir chega em breve.

Acompanhar no painel e no Dashboard

Em CRM → Recuperação: KPIs (leads criados, em cadência, agendaram + taxa, R$ recuperados, encerrados por motivo), tabela por lead com gatilho, estágio, toques e próximo toque, e as ações Pausar, Encerrar e Retomar. Um banner avisa quando a recuperação está pausada. No Dashboard, o card "AURA Recovery recuperou R$ X este mês" resume o resultado.

Escrever e aprovar um POP

Em Configurações → Operacional → POPs, crie um POP com título e o passo a passo do procedimento. Ele nasce como rascunho; clique em Aprovar quando o texto estiver pronto. Editar um POP aprovado volta o status para rascunho automaticamente — aprove de novo depois de revisar, assim "aprovado" sempre corresponde ao texto atual.

Cadastrar os ambientes de limpeza

Em Configurações → Operacional → Limpeza, cadastre os ambientes que precisam de limpeza registrada (recepção, salas, banheiro etc.). Desativar um ambiente não apaga o histórico — ele só sai do checklist diário.

Marcar a limpeza do dia

Qualquer pessoa da equipe pode marcar um ambiente como Realizado no checklist do dia. Esqueceu de marcar ontem? Troque a data no seletor — o limite é hoje, sem datas futuras.

Consultar o histórico

A mesma tela mostra os últimos 30 dias de limpeza registrada, por data e ambiente — a evidência pronta para mostrar num fiscal. Disponível em todos os planos; só o dono ou administrador cadastra ambientes e gerencia POPs.

Equipe confirma a leitura dos POPs

Cada pessoa da equipe abre POPs da clínica (aviso no painel inicial ou busca Ctrl+K → "POPs") e clica em Li e concordo em cada POP aprovado. A confirmação fica gravada com data e hora e vale para aquela versão: se o POP for editado e aprovado de novo, a equipe precisa ler outra vez. Em Configurações → Operacional → POPs, o dono vê "Lido por X de Y" e quem falta, e baixa o Comprovante de leitura em PDF (de um POP ou de todos).

Pasta da Vigilância — documentos com validade

Em Configurações → Horários e salas → Pasta da Vigilância, cadastre os documentos da clínica (alvará, licença sanitária, AVCB/CLCB, PGRSS, contrato de coleta de resíduos, dedetização, limpeza da caixa d'água, responsável técnico) e os documentos da equipe (registro no conselho, certificados de curso, vacina de hepatite B, ASO), com número, data de emissão, validade e o arquivo (PDF ou foto, até 4 MB).

O painel mostra o que está em dia, vencendo, vencido ou faltando. Algum documento não vale para a sua clínica? Marque como "não se aplica". Renovou? Cadastre o documento novo com a nova validade — o antigo fica como histórico. Na hora da fiscalização, baixe o dossiê em PDF com tudo junto.

Criar o curso e abrir uma turma

Em Procedimentos → Cursos, clique em Criar curso (nome, carga horária, valor). Dentro do curso, use Abrir nova turma: nome da turma (ex.: "Turma de novembro"), instrutora, sala e número de vagas.

Matricular as alunas

Na turma, busque ou cadastre a aluna e clique em Matricular. A aluna fica no cadastro de clientes com a etiqueta "Aluna", e as parcelas da matrícula entram no Financeiro.

Encontros, modelos e presença

Em Marcar encontro, cada aula entra na agenda e bloqueia a instrutora e a sala. Precisa de modelo para a prática? Use + Agendar modelo. Depois de cada encontro, marque a presença das alunas.

Certificado

Ao concluir a turma, gere o certificado em PDF de cada aluna, com o papel timbrado da clínica, e envie pelo WhatsApp.

Ligar o módulo: cadastrar o procedimento

Em Procedimentos → Novo, crie "Bronze natural" e/ou "Bronze a jato" (o nome ou a categoria com bronze ou spray tan é o que liga o módulo). Pronto: o botão Painel do sol aparece na Agenda e a seção Bronzeamento entra na ficha de cada cliente.

Anamnese e termo de consentimento

Em Configurações → Operacional → Ficha de anamnese, use o modelo Bronzeamento (fototipo, Roacutan, remédios que aumentam a sensibilidade ao sol, câncer de pele, alergia a DHA). Em Configurações → Contratos, o modelo padrão Termo de consentimento — Bronzeamento tem cláusulas de sol e de jato: clique em Usar como base, ajuste e vincule aos procedimentos de bronze para a cliente assinar no celular.

Fototipo e minutos por lado na ficha

Na ficha da cliente, seção Bronzeamento, marque o fototipo (I a VI). O sistema sugere os minutos por lado da primeira sessão e aumenta 5 min a cada sessão concluída, até 45 min. Se preferir, digite os seus minutos: o que você define sempre vence a sugestão. Aqui também ficam a marquinha preferida e, no jato, o tom e o produto.

Painel do sol: iniciar, virar, encerrar

Na Agenda, clique em Painel do sol. Cada cliente de bronze do dia vira um cartão com cronômetro. Toque em Iniciar quando ela deitar; o painel conta o lado da frente, apita e avisa na tela na hora de Virar; conta as costas e avisa de novo na hora de Encerrar. Deixe aberto no celular, no tablet ou na TV da recepção; clique em Avisos ligados para permitir as notificações. No bronze a jato, registre o tom e o produto usado. A sessão fica no histórico da ficha.

Catálogo de marquinhas

Em Configurações → Operacional → Marquinhas de bronze, cadastre cada modelo com nome e foto (coração, fio dental, cortininha…). A cliente escolhe na ficha e cada sessão registra qual foi usada, para repetir o resultado na próxima vez.

Cuidados prontos e campanhas de temporada

Ao editar um procedimento de bronze, a seção Cuidados pré e pós-atendimento mostra textos prontos (véspera, logo depois, manutenção) para natural e jato: toque para adicionar e ajuste. No CRM → Campanhas → Calendário, as temporadas Projeto verão e Inverno (baixa temporada) vêm com público e mensagem prontos. Para vender bronze ilimitado, use os Planos de assinatura mensal (Procedimentos → Planos) com sessões ilimitadas ou número fixo por mês.

Cartela de selos digital — todos os planos

Em Procedimentos → editar, preencha "Cartela de selos: a cada N atendimentos pagos, 1 grátis". Cada atendimento pago do procedimento dá 1 selo no Finalizar (sessão de pacote, plano ou cortesia não conta). Com a cartela cheia, o próximo agendamento do mesmo procedimento mostra Usar sessão grátis da cartela e a linha vai a R$ 0. A ficha da cliente tem o card Cartelas.

Tabela de preços pública com PDF — todos os planos

Em Configurações → Agendamento online → Tabela de preços, ligue, escolha como o preço aparece ("R$ X", "a partir de", "sob consulta") e quais procedimentos entram. O link é /agendar/sua-clinica/precos, com botão de agendar; o PDF sai pelo botão da própria página para imprimir ou mandar no WhatsApp.

Regras de preço: desconto progressivo e combo — Profissional+

Em Procedimentos → Regras de preço, crie "2 ou mais áreas → −10%" (progressiva) ou "A + B + C por R$ Z" (combo). A regra é aplicada sozinha no agendamento online e no Novo agendamento da equipe; vale a de maior desconto, sem acumular, e o cupom de campanha tem prioridade. O desconto entra na comanda com motivo "promoção" e o nome da regra.

Anamnese com validade e histórico — Profissional+

Em Configurações → Operacional → Ficha de anamnese, defina a validade em meses. Passado o prazo, a ficha da cliente mostra vencida e o botão Pedir para refazer (manda o link). Cada envio — pelo link ou pela equipe — fica guardado, e o histórico destaca o que mudou de um para o outro.

Follow-up da primeira visita e relatório Primeiras visitas — Profissional+

Em Configurações → Comunicação → Mensagens, ligue "Follow-up da primeira visita" e escolha quantos dias depois (1 a 7). A cliente recebe um "como foi?" só após o primeiro atendimento concluído. Em Relatórios → Primeiras visitas, veja quantas clientes novas cada mês trouxe e quantas voltaram na janela escolhida.

Vale / adiantamento da profissional — Crescimento+

Em Financeiro → Comissões → Vales, clique em Lançar vale (valor, forma, observação). O vale não é despesa nova: ele é abatido no próximo fechamento de comissão e aparece no recibo. Em dinheiro com o caixa aberto, vira sangria sozinho. Vale ainda não fechado pode ser cancelado ali mesmo.

Bônus automático por meta — Crescimento+

Em Configurações → Equipe, na ficha da profissional, ao lado da meta mensal: Bônus ao bater a meta (% do realizado ou valor fixo). Quando o mês fecha com a meta batida — no fechamento manual de um mês inteiro ou no automático do dia 1º — o bônus entra sozinho, uma vez por mês.

Férias e afastamentos — Crescimento+

Na mesma ficha da profissional, Férias e afastamentos: tipo (férias, atestado, licença, outro), período e observação. Nesses dias a agenda da equipe, o agendamento online e a Aura param de oferecer horários; ao salvar, o sistema avisa dos agendamentos que já estavam marcados no período para você remarcar.

Desvios da semana por colaboradora — Controle Total+

Toda segunda às 8h, o sistema compara descontos, cortesias, estornos e comandas alteradas de cada pessoa com a média dela mesma nas semanas anteriores. Só o que fugiu do padrão (acima de 2 desvios-padrão e de um piso em R$) vira alerta em Relatórios → Desvios da equipe, no sino e no WhatsApp da dona.

Aprovação de despesas acima de R$ X — Controle Total+

Em Configurações → Descontos e despesas, defina o valor. Conta a pagar ou custo acima dele, lançado por quem não é dona ou administrador, vira um pedido em Financeiro → Aprovações (aviso no sino) e só entra no financeiro depois do seu OK. Parcelado ou repetido compara o total do compromisso. Quem lançou recebe a resposta no sino, com a sua observação.

Fluxo de caixa com cenários — Controle Total+

Em Financeiro → Fluxo de caixa, abra Cenários: preço (±%), ocupação, mais uma pessoa na equipe, custo novo mensal e clientes fixas perdidas. Só o previsto muda; o realizado é história. A tabela compara base × cenário mês a mês.

Aura: pré-anamnese essencial por conversa — IA Total

Em Configurações → Operacional → Ficha de anamnese, marque como essencial as perguntas que a Aura deve fazer no próprio WhatsApp ao agendar (alergia, gestação, remédio em uso) — há um teto por ficha. As demais seguem pelo link, sem repetir o que já foi respondido.

Aura Recovery: pacote parado e VIP sumida — IA Total / Recovery

Em Configurações → Assistente IA → Recuperação automática, ligue Pacote parado (sessões sobrando sem agendamento há N dias) e VIP sumida (cliente com a tag VIP sem vir há tempo). No VIP você pode escrever um mimo autorizado ("uma hidratação de cortesia"): a Aura oferece uma vez, como carinho, sem chamar de promoção; sem mimo, só saudade e convite.

Aura Recovery: motivo de perda — IA Total / Recovery

Quando o lead encerra sem agendar, a Aura classifica por que (preço, distância, foi em outro lugar, adiou, sem resposta…) e guarda a fala da cliente. Aparece em CRM → Recuperação, na ficha do lead e em Relatórios → Motivos de perda, junto com os motivos marcados pela equipe.

Comprovante lido com visão — IA Total

A leitura de comprovantes de Pix pela Aura ficou mais precisa: valor, data e pagador são lidos da imagem e conferidos com a cobrança em aberto antes de dar baixa. Qualquer dúvida continua indo para a equipe com o que foi lido. Liga em Configurações → Assistente IA.