Guia completo do EsteticFlow

Crie sua conta

Acesse esteticflow.com.br/cadastro, preencha o nome da clínica, seu nome, e-mail e senha. Você tem 7 dias grátis sem precisar de cartão; CPF/CNPJ e telefone só são pedidos na hora de assinar. Se você escolheu um plano na página de preços, o teste já começa nele.

Configure os dados da clínica

Vá em Configurações → Clínica e preencha: nome, endereço, telefone, fuso horário e moeda padrão (BRL, USD ou EUR).

Na mesma página, em Dados fiscais (para nota fiscal), informe o CNPJ ou CPF e o endereço completo. Basta digitar o CEP que o logradouro, bairro, cidade, UF e código IBGE são preenchidos automaticamente. Com esses dados completos, a nota fiscal da sua assinatura é emitida automaticamente a cada pagamento confirmado e chega no seu e-mail (PDF e XML) — normalmente no mesmo dia ou no dia seguinte.

Defina os horários de funcionamento

Em Configurações → Horários, marque quais dias a clínica abre e os horários de início e encerramento de cada dia.

Cadastre os procedimentos

Em Procedimentos → Novo, adicione cada serviço que a clínica oferece: nome, categoria, duração e valor sugerido. Para procedimentos com cobrança variável (ex.: botox, preenchimento), ative Preço variável por atendimento — o valor ficará em branco no agendamento para ser preenchido na hora conforme o material utilizado.

Cadastre os profissionais

Em Configurações → Profissionais, adicione cada membro da equipe com nome e cor de identificação. Cada profissional pode ter acesso ao sistema com login próprio.

Conecte o WhatsApp

Em Configurações → WhatsApp, clique em "Conectar" e escaneie o QR Code com o WhatsApp do número da clínica. Pronto — confirmações e lembretes passam a ser enviados automaticamente.

Alterar e-mail ou senha de acesso

Acesse Configurações → Minha conta. Lá você encontra dois recursos:

Trocar o cartão, cancelar a assinatura ou pedir estorno

Trocou de cartão ou ele venceu? Em Assinatura → Cartão de crédito da assinatura você cadastra o novo cartão na hora: nada é cobrado no ato, o cartão vai direto para o Asaas (nosso meio de pagamento) e passa a valer na próxima mensalidade. O EsteticFlow não guarda os dados do cartão.

Em Assinatura → Cancelar assinatura você encerra a cobrança recorrente quando quiser, sem fidelidade: o acesso continua até o fim do período já pago e nada é apagado por 90 dias. Se você assinou há menos de 7 dias (contados da primeira cobrança paga), a mesma tela mostra o aviso "Você tem direito a estorno integral até dd/mm" com o botão "Solicitar estorno integral" — é o direito de arrependimento do Código de Defesa do Consumidor (art. 49). Devolvemos o valor todo pelo mesmo meio de pagamento (Pix na hora, cartão em até 2 faturas) e o acesso encerra no ato. Vale uma vez por clínica e não cobre renovações nem pacotes de mensagens de IA.

Siga o Tutorial interativo

Acesse Tutorial no menu (ou /tutorial) para uma trilha guiada passo a passo por todo o sistema, filtrada pelo seu plano — com capítulos em sequência e progresso salvo, para retomar de onde parou.

Criar um agendamento individual

Clique em "Inserir horário" no canto superior da agenda, ou no botão + no celular. Preencha:

Visualizações disponíveis

Visão Equipe — grade de todos os profissionais

Na aba "Equipe", você vê todos os profissionais lado a lado em uma grade horária. Cada coluna é um profissional, cada linha é 30 minutos.

Quick Book — agendar diretamente da grade

Nas visões Dia, Semana e Equipe, clique (ou toque, no celular) em qualquer horário vazio da grade. Um modal abre com data, horário e profissional já preenchidos. Você só precisa selecionar o cliente e o procedimento.

Agendamento recorrente e cliente fixo

No formulário de novo agendamento, a seção "Repetir agendamento" tem duas opções: Recorrência com sessões definidas — escolha a frequência (semanal, quinzenal ou mensal) e a quantidade de sessões; ou Cliente fixo — ative o toggle no canto superior direito da seção quando a cliente tem horário cativo sem data de encerramento prevista (ex: toda terça às 14h, toda semana). O sistema gera 52 semanas à frente e renova automaticamente. Ao excluir qualquer agendamento da série, um painel pergunta: "Só este agendamento" ou "Este e todos os próximos" — ideal para quando a cliente cancela apenas uma semana ou encerra o horário fixo.

Sincronizar com Google Agenda

Em Configurações → Google Agenda, conecte sua conta Google em dois cliques. A partir daí, todo agendamento criado no EsteticFlow vai automaticamente para o Google — e alterações feitas lá voltam para o sistema.

Lista de espera

Acesse Agenda → Lista de espera e clique em "+ Adicionar à lista" para registrar clientes aguardando uma vaga. Informe o cliente, procedimento desejado, profissional preferido e data ideal.

Quando um agendamento é cancelado, o sistema notifica automaticamente por WhatsApp os clientes da fila compatíveis com a vaga (por ordem de prioridade). A cliente responde SIM para ficar com o horário — a oferta vale por 30 minutos, e quem confirmar primeiro leva a vaga. Você também pode oferecer uma vaga manualmente: clique em Notificar na entrada da lista para enviar o WhatsApp na hora.

Bloquear horário

Na agenda, clique em "Bloquear horário" (ícone de proibido na barra de ferramentas). Defina data, hora de início, hora de fim, profissional (opcional) e motivo. O período aparece como um card vermelho "Horário bloqueado" em todas as visualizações da agenda (Hoje, Semana, Dia por profissional e Mês) e impede agendamentos no horário.

No campo "Repetir" dá para tornar o bloqueio recorrente — "Todo dia" ou "Toda semana" — com uma data final opcional em "Até". O bloqueio aparece com o marcador ↻ em todas as telas e vale em qualquer horário calculado pelo sistema (agenda da equipe, agendamento online e Aura). Ao excluir um bloqueio recorrente, o sistema avisa e apaga todas as repetições de uma vez — não dá para excluir só uma ocorrência.

Projeção de receita

No topo da agenda (visível para admins) aparece automaticamente a faixa de Projeção de receita com os valores esperados de hoje, desta semana e deste mês — calculados a partir dos agendamentos com status Agendado, Confirmado ou Em atendimento.

Controle de ponto

Acesse Agenda → Controle de Ponto. Profissionais clicam em "Registrar entrada" ao chegar e "Registrar saída" ao sair. Admins veem o relatório de horas por profissional dos últimos 30 dias e o resumo semanal em barra de progresso.

Check-in por QR Code

Na tela de detalhe de qualquer agendamento, clique no ícone de QR Code para exibir o código do cliente. Na recepção, o cliente lê o QR com o celular e confirma a chegada. O sistema atualiza o status para "Chegou" e envia uma notificação push para a equipe da clínica em tempo real — sem precisar de papel nem tablet.

Taxa de ocupação

Acesse Relatórios → Taxa de Ocupação. Escolha o período e visualize: taxa geral de ocupação (%), slots disponíveis vs ocupados, breakdown por profissional e mapa de calor por hora e dia da semana. Use o heatmap para identificar horários ociosos e redirecionar campanhas de agendamento.

Datas especiais — feriados e exceções de horário

Acesse Configurações → Operacional → Datas Especiais. Clique em "+ Nova data especial" e informe:

Check-in em 1 toque

No Kanban da agenda, cada card exibe o botão "Chegou ✓" diretamente visível — sem precisar abrir o agendamento. Clique nele para marcar a cliente como em atendimento imediatamente. O status muda para "Em atendimento" e a equipe recebe notificação push em tempo real.

Pagamento rápido na agenda

No card do agendamento, clique em "Cobrar" para abrir o modal de pagamento sem sair da agenda. Escolha o método de pagamento (Pix, cartão, dinheiro, transferência ou combinado), confirme o valor e finalize — o atendimento é registrado como pago e o estoque de insumos é baixado automaticamente.

Painel Hoje

Acesse "Hoje" na sidebar para ver todos os agendamentos do dia com resumo de receita prevista.

Clique em "Chegou ✓" para marcar a cliente como em atendimento com 1 toque.

Clique em "Cobrar" para registrar o pagamento sem sair da tela.

Confirmação de agendamento via WhatsApp

Quem confirma é a própria cliente, respondendo no WhatsApp. O sistema envia o pedido de confirmação e, quando ela responde CONFIRMO ou SIM, o agendamento vira Confirmado automaticamente — você não precisa fazer nada.

Acompanhe o status na própria Agenda: cada agendamento mostra um selo — ✓ Confirmado (verde) quando a cliente respondeu, ou Aguardando quando a mensagem foi enviada e ela ainda não respondeu.

Produtos previstos no agendamento

No agendamento existe a seção "Produtos previstos", onde você pré-lista os produtos que a cliente pretende comprar (por exemplo, um item que ela pediu para reservar). Isso é só um planejamento — não baixa estoque na hora nem registra venda.

Quando a cliente chega e o atendimento começa, na Comanda aparece o box "Previstos no agendamento". Clique em Confirmar (item a item ou em "Confirmar todos") para adicionar o produto de verdade — é só aí que o estoque é baixado.

Repetir agendamento

Na ficha de qualquer agendamento, clique no botão 🔁 Repetir. O formulário abre com a mesma cliente, procedimento e profissional, com a data sugerida 7 dias depois — ajuste a data se quiser e salve. Ideal para clientes que mantêm o ritmo semanal sem horário fixo.

Preenchimento inteligente e filtros lembrados

O formulário de agendamento trabalha por você:

Finalizar o atendimento libera o retorno da cliente

O que registra a visita e inicia o "relógio" de retorno da cliente é finalizar o atendimento (fechar a comanda do agendamento). Enquanto um atendimento passado fica em aberto, ele não conta como visita realizada — e a mensagem "Pronto para retorno" não é disparada para aquela cliente.

Reativar quem sumiu: em Clientes → Reativar (ícone de coração, ou busque "reativar"), as clientes em risco e inativas aparecem juntas, já ordenadas por quanto gastaram (ou por quanto tempo estão paradas) — comece pelas de maior valor. O botão "Chamar" envia o convite de volta pelo WhatsApp da clínica (plano Profissional em diante, com o WhatsApp conectado, no seu Perfil de Voz e sem repetir por 21 dias); nos demais casos, o botão "WhatsApp" abre a mensagem pronta para você enviar. Nada sai sem você clicar.

Marcar falta (no-show real)

Quando a cliente não veio e não avisou, abra o agendamento passado (que ainda não foi finalizado) e clique em "Marcar falta". O status vira "Faltou" (selo vermelho) — a falta não conta como concluída nem gera receita. Errou? Clique em "Desfazer falta" para voltar o agendamento para "Agendado".

Convidar a remarcar: num agendamento marcado como "Faltou", o botão "Convidar a remarcar" envia por WhatsApp uma mensagem gentil de volta ("sentimos sua falta, quer remarcar?"), com o link do agendamento online quando ele está ligado. É manual e vai uma vez só por agendamento; nunca para quem pediu para não receber. O texto é editável em Configurações → Mensagens ("Convite para remarcar") e sai no seu Perfil de Voz.

Ocultar valores (privacidade)

No cabeçalho da agenda (visões Mês e Dia/Kanban) toque em "Ocultar valores" (ícone de olho) para esconder todos os valores em R$ da tela — o "Valor previsto", o total do dia e o valor de cada agendamento viram "R$ ••••". Ideal quando o tablet está à vista da cliente. Fica lembrado no aparelho até você tocar em "Mostrar valores".

Agradecer no WhatsApp e lembrar retorno ao finalizar

Ao finalizar um atendimento, a tela de sucesso ganhou dois atalhos além do "Agendar retorno":

Escala da equipe — grade mensal, folga e troca de plantão Crescimento+

Acesse Agenda → Escala para ver o mês inteiro da equipe numa grade: um profissional por linha, um dia por coluna. Cada célula mostra se o profissional trabalha (com o horário do expediente), está de folga ou tem bloqueio/férias naquele dia — incluindo bloqueios parciais (ex.: só a tarde).

Abaixo da grade, a seção "Trocas de plantão" tem duas ações: admin/dona clicam em "Registrar folga" (profissional + data + motivo) para bloquear o dia inteiro em 1 clique; qualquer profissional pode clicar em "+ Pedir troca de plantão" informando quem vai cobrir e a data — o colega e a gestão recebem notificação push, e um admin aprova ou recusa o pedido. Aprovar registra automaticamente a folga de quem pediu.

PDF do dia

O botão "PDF do dia" na toolbar da Agenda baixa a lista de agendamentos do dia por profissional: horário, cliente, procedimentos, sala e observações. Um profissional com acesso restrito baixa só a própria agenda.

Agendar de novo

Na ficha da cliente (barra de ações e aba Histórico) e no menu ⋯ do card concluído do Kanban, o botão "Agendar de novo" abre um novo agendamento com o mesmo cliente, procedimentos e profissional, 7 dias depois no mesmo horário, só confirmar.

Agenda do dia no WhatsApp da equipe Crescimento+

Todo dia às 7h (fuso da clínica), cada profissional ativa com login e telefone cadastrado recebe pelo WhatsApp a própria lista de atendimentos do dia: horário, cliente e procedimento. Sem sessão de WhatsApp conectada, ela recebe a mesma informação por notificação push.

Atendimento a domicílio Profissional+

Ao criar ou editar um agendamento pela equipe, a seção Local tem Clínica (padrão) ou Domicílio. Em Domicílio, informe o endereço (vem pré-preenchido do cadastro da cliente) e o deslocamento em minutos. Esse deslocamento bloqueia a agenda antes e depois do horário (depois, vale o maior entre o buffer do procedimento e o deslocamento), então nenhum outro agendamento é oferecido em cima do trajeto — nem pela equipe, nem no agendamento online, nem pela Aura.

O card do agendamento ganha o badge Domicílio com o botão Abrir no Maps. Nas mensagens de confirmação e lembrete existe a variável {{local}} ("na clínica" ou "no seu endereço: …") para você usar nos textos em Configurações → Mensagens.

Assinatura de agenda (.ics) para quem não usa Google Agenda

Em Configurações → Equipe, na ficha de cada profissional, o botão "Gerar link de agenda (.ics)" cria um link de leitura que qualquer app de calendário (Outlook, Apple Calendar, etc.) consegue assinar — sem precisar de conta Google. Mostra os agendamentos de 7 dias atrás até 90 dias à frente e atualiza sozinho a cada ~30 minutos.

Resumo mensal individual da profissional Crescimento+

Todo dia 1º, cada profissional ativa recebe pelo WhatsApp um resumo do mês que acabou de fechar: quantos atendimentos concluiu, quanto de receita gerou, a comissão do período e o percentual da meta mensal (quando ela tem uma meta cadastrada). Sem sessão de WhatsApp conectada ou telefone cadastrado, recebe a mesma informação por notificação push. Quem não teve nenhuma atividade no mês não recebe nada.

Confirmar todos de amanhã

Na visão "Resumo do dia" da Agenda, ao lado do botão "Confirmar todos de hoje", o botão "Confirmar todos de amanhã" dispara o mesmo pedido de confirmação, mas para os agendamentos de amanhã — útil pra adiantar as confirmações antes de fechar o expediente.

PDF da semana

Ao lado do botão "PDF do dia", o botão "PDF da semana" baixa a agenda da semana inteira (segunda a domingo) num único arquivo — cada dia com seu cabeçalho e os atendimentos agrupados por profissional, igual ao PDF do dia.

Cadastrar um cliente

Em Clientes → Novo cliente, preencha nome, telefone, WhatsApp e data de nascimento. O WhatsApp é o campo mais importante — é por onde o sistema envia confirmações e lembretes automaticamente.

Marque também "Como conheceu a clínica" (Instagram, Google, Facebook, indicação, passou na frente, site, WhatsApp ou outro). O mesmo campo aparece no "Nova cliente" rápido da Agenda. É ele que alimenta o relatório Relatórios → Clientes por origem (Crescimento+): novas clientes, atendimentos e receita por canal, com "Ver clientes" em cada linha. Cliente que veio pelo agendamento online já entra como "Site"; pelo link de indicação, como "Indicação"; lead convertido herda a origem do lead. Dá para preencher depois, em Editar.

Importar lista de clientes

Em Clientes → Importar CSV, faça o upload de uma planilha com as colunas: nome, telefone, e-mail e data de nascimento. O sistema faz a importação em massa automaticamente.

O que tem na ficha do cliente

Assinatura digital de sessão

Abra um agendamento e clique em "Registrar assinatura". O cliente assina na tela do celular ou tablet. O sistema gera um PDF e armazena com segurança na ficha, com IP e horário registrados.

Unificar clientes duplicados (Merge)

Na ficha do cliente, clique em "Unificar cliente" (ícone de merge na barra de ações). Busque o cadastro duplicado, confirme a operação e o sistema move automaticamente todos os agendamentos, atendimentos, pacotes e tags para o cadastro de destino — o cadastro de origem é arquivado.

Prontuário clínico

Na ficha do cliente, abra a aba Prontuário. Preencha os campos clínicos e clique em Salvar registro:

Cada registro fica datado no histórico — clique em Histórico do prontuário para ver todas as entradas anteriores em ordem cronológica.

Arquivar e restaurar clientes

Na ficha do cliente, clique em Arquivar para tirá-lo da lista ativa sem perder o histórico. Clientes arquivados vão para a Lixeira em Clientes → Lixeira (/clientes/lixeira), de onde podem ser restaurados a qualquer momento.

Indique uma amiga Profissional+

Na ficha da cliente há o card "Indique uma amiga": ele gera um link de indicação exclusivo daquela cliente para o seu agendamento online. A cliente compartilha o link com as amigas; quando uma amiga indicada agenda por ele e conclui o primeiro atendimento, a indicadora ganha pontos do programa de fidelidade automaticamente — creditados uma única vez por amiga.

A quantidade de pontos é configurável em Fidelidade → Pontos por indicação (padrão: 100 pontos; defina 0 para desativar o programa — o card some da ficha).

Exportar clientes em CSV

Em Clientes, clique em "Exportar CSV" para baixar a lista filtrada da tela. Clientes arquivados (na Lixeira) nunca entram, e quem tem "Ver todos os clientes" desligado exporta só os próprios. O mesmo botão existe também em outras telas do sistema — export de Produtos exige a permissão de Produtos, e exports com dado financeiro (Atendimentos, Custos) exigem "Ver relatórios e faturamento".

Tag automática "VIP" e aviso de risco

Em Configurações → Clientes, defina um valor mínimo de gasto total. Quem cruzar esse valor ganha a etiqueta "VIP" sozinha, sem ninguém aplicar manualmente (deixe em branco para desativar). A tag nunca é removida automaticamente — se o gasto cair depois, é a equipe quem decide tirar.

Toda cliente com a tag "VIP" é monitorada: assim que o status dela vira "em risco" ou "inativa" pela primeira vez, a equipe recebe um aviso. Não repete todo dia enquanto ela continuar parada — só na primeira vez que entra em risco.

Criar um pacote de sessões

Em Procedimentos → Pacotes, crie um pacote com nome, quantidade de sessões, validade e valor total. Ex: "Pacote 10 limpezas — R$ 800,00 — validade 12 meses".

Vender um pacote para um cliente

Na ficha do cliente, seção "Pacotes", clique em "Comprar pacote", escolha o pacote e a data. O saldo aparece imediatamente na ficha. Cada vez que o cliente for atendido, o sistema desconta uma sessão.

Pacotes por área do corpo (laser e depilação) Profissional+

Ao criar o template do pacote em Procedimentos → Pacotes, use a seção "Áreas do corpo (opcional)" para listar cada área com sua própria contagem de sessões — por exemplo Axila 6, Buço 4, Virilha 8. O total de sessões do pacote passa a ser a soma das áreas.

Na venda, cada área vira um saldo separado. Ao usar uma sessão, você escolhe a área e só o saldo daquela área é debitado. Na ficha da cliente o saldo aparece por área (ex.: "Axila 3/6 · Buço 2/4").

Criar um plano de assinatura mensal

Em Procedimentos → Planos Crescimento+, crie um template com: nome, duração total (em meses), sessões por mês, preço e quais procedimentos estão incluídos.

Contratar um plano para um cliente

Na ficha do cliente, seção "Planos de assinatura", clique em "Contratar plano", escolha o template e a data de início. O sistema calcula o vencimento automaticamente. Se o plano for de valor total antecipado, informe também "Como foi pago?" (Pix/dinheiro/cartão) — o valor entra no caixa do dia; ou deixe "Registrar depois" e use o botão "Registrar pagamento" no card do plano quando receber.

Como o desconto automático funciona

Ao finalizar o atendimento de um cliente com plano ativo, o sistema verifica se o procedimento está coberto, desconta uma sessão do saldo mensal e fecha o atendimento sem valor a receber — sem nenhuma ação manual. O plano foi cadastrado depois, ou alguém lançou um recebimento por engano? Abra o atendimento (menu Atendimentos), exclua o recebimento se houver, e clique em "Abater no plano": a sessão entra no plano (no mês do atendimento) e o saldo a receber some. Não precisa cancelar e refazer o atendimento.

Notificação automática de vencimento

O sistema envia uma mensagem automática pelo WhatsApp do cliente X dias antes do vencimento (conforme configurado no template). A mensagem informa quantos dias restam e o nome do plano.

Cobrança = Mensalidade, com lembrete PIX automático Crescimento+

Ao criar o plano em Procedimentos → Planos, escolha Cobrança: Mensalidade e defina em "Avisar X dias antes" quantos dias antes do vencimento o lembrete deve sair. O sistema gera uma cobrança por mês para cada cliente assinante, com vencimento contado a partir da data de início dela.

3 dias antes (ou o prazo configurado), o sistema manda automaticamente pelo WhatsApp da cliente o código PIX copia-e-cola pronto para pagar, acompanhado do QR Code do PIX em imagem — usando a mesma chave PIX já cadastrada em Configurações → Comunicação (a mesma da régua de cobrança de saldo devedor). Não existe uma configuração de PIX separada para os planos.

O pagamento é conferido manualmente: na ficha do cliente, seção "Planos de assinatura", marque a cobrança do mês como "Pago" (ou desfaça, se marcou errado). Cobranças vencidas e não pagas viram "Em atraso" automaticamente.

Forma de pagamento no caixa + devolução de sessão

Ao vender um pacote (ficha da cliente → aba Pacotes), contratar um plano à vista ou dar baixa numa mensalidade de plano, a forma de pagamento é obrigatória (Dinheiro/Pix/cartão) — assim o valor entra no caixa do dia (se houver caixa aberto) e no Financeiro. Ainda não recebeu? Escolha "A receber (gera conta a receber)": o pacote/plano fica sem forma e uma conta a receber pendente nasce em Financeiro → A receber e a pagar. Ao dar baixa nessa conta (escolhendo a forma), a forma é gravada no pacote/plano e ele passa a contar no Caixa e no Financeiro. Cancelar o pacote/plano cancela a conta junto.

As sessões do plano descontam sozinhas ao agendar o procedimento incluído (não é preciso dar baixa manual). Se o agendamento for cancelado ou marcado como falta, a sessão volta para o saldo do mês automaticamente — a cliente não perde a sessão. (Já o pacote tem baixa manual: botão "Usar sessão" na comanda ou na ficha.)

Protocolos 1-clique — agendar todas as sessões restantes Profissional+

Na ficha da cliente, no card do pacote ativo, clique em "Agendar sessões restantes". Escolha o procedimento (pré-selecionado quando o pacote tem um só), a profissional, a data/hora da 1ª sessão, a frequência (semanal ou quinzenal) e a quantidade (por padrão, todas as sessões restantes).

Clique em "Ver disponibilidade": o sistema confere cada data contra a agenda (horários ocupados, bloqueios e intervalos entre atendimentos) e mostra o que está livre e o que tem conflito — nada é gravado nessa prévia. Ao confirmar, só as datas livres viram agendamentos; as conflitadas ficam listadas para remarcar manualmente.

Para ver as sessões agendadas: ficha da cliente → card "Próximos agendamentos". Para remarcar todas de uma vez: abra a ficha de qualquer sessão da série → bloco "Remarcar a série" → "Remarcar esta e as próximas" → escolha o novo dia e horário dessa sessão. Ela vai para o novo horário e as seguintes acompanham, mantendo o intervalo (semanal continua semanal). Sessões já realizadas não mudam; a cliente recebe um único aviso; uma data que cair em horário ocupado fica onde está e aparece no aviso para remarcar à mão.

Estender validade Profissional+

No card do pacote ativo ou vencido na ficha da cliente, clique em "Estender validade" e escolha +30 dias, +60 dias ou uma data; o motivo é obrigatório. Um pacote vencido volta a ficar ativo, e a extensão fica registrada no histórico do pacote.

Criar uma aula em grupo

Em Agenda → Inserir horário (ou pelo Quick Book na Visão Equipe), ative o toggle "Aula em grupo". Defina a capacidade máxima (ex: 8 alunos) e adicione os participantes.

Como aparece na Visão Equipe

A aula aparece como um único card na coluna do profissional, com um badge mostrando vagas ocupadas / capacidade total.

Cobrar os participantes

Abra o agendamento e vá na seção "Participantes". Para cada aluno você pode:

Check-in pela equipe (modo profissional)

Abra o agendamento e clique em "Registrar check-in". O sistema marca a presença com horário. Opcionalmente, o cliente assina na tela antes de entrar.

Modo quiosque — tablet na recepção

O modo quiosque tem um link exclusivo da sua clínica (ele usa o código interno da clínica, não o nome — por isso não tente digitar a URL à mão). Abra a tela de Check-in no sistema e use o link/QR Code gerado ali para abrir o quiosque no tablet e deixá-lo na recepção. O cliente mesmo faz o check-in:

Fila virtual para quem chega sem horário Profissional+

No quiosque, o botão "Estou sem horário — entrar na fila" pede nome, WhatsApp e o que a pessoa quer fazer. Ela vê a posição na fila e o tempo estimado (média dos últimos atendimentos chamados), atualizado sozinho. Quem já está na fila não entra duas vezes.

A equipe vê o painel Fila no topo de Hoje: "Chamar próximo" manda o WhatsApp "chegou a sua vez" (texto editável em Configurações → Mensagens, "Fila: é a sua vez") e destaca a pessoa; "Atendido" abre um agendamento novo já com a cliente selecionada (quando ela tem ficha); "Desistiu" tira da fila.

Os 4 indicadores do topo

Ao abrir Relatórios, você vê quatro cards com os números do período selecionado:

Os gráficos disponíveis e o que cada um significa

Relatórios operacionais

Abaixo dos indicadores, a lista Todos os relatórios traz cada relatório por tema (Dinheiro, Clientes, Equipe, Agenda e vendas). Os gráficos ficam em Análise geral, e a seção Tabelas por período usa o mesmo período escolhido no topo:

Registrar custos operacionais

Em Custos → Novo custo, informe: descrição, categoria (aluguel, marketing, salário…), valor, data e recorrência (semanal, mensal ou anual). Custos recorrentes são lançados automaticamente nos meses seguintes — sem precisar relançar toda vez.

Cadastrar materiais por procedimento

Em Procedimentos → editar procedimento → Materiais, adicione os insumos consumidos em cada sessão (ex.: luvas, ácidos, géis). Para cada material, informe a quantidade usada e o custo unitário. Esses valores são somados automaticamente ao custo real do procedimento.

Relatório para Imposto de Renda

Em Financeiro → Imposto de Renda Controle Total+, gere o demonstrativo anual de receitas agrupadas por cliente. O relatório fica formatado para entregar diretamente ao contador. Também é possível enviar o recibo individual para o cliente via WhatsApp ou e-mail.

Usar outra moeda (USD, EUR)

Em Configurações → Clínica, troque a moeda padrão para USD ou EUR. Todos os valores do sistema — procedimentos, pacotes, relatórios e comanda — passam a ser exibidos na moeda escolhida, sem converter: você digita e vê os valores na moeda que usa no seu país.

Fluxo de caixa realizado + previsto Profissional+

Em Financeiro → Fluxo de Caixa, escolha a janela de 30, 60 ou 90 dias: o passado mostra o realizado (o que de fato entrou e saiu) e o futuro mostra o previsto. No topo, 4 KPIs e o saldo projetado ao fim da janela; no gráfico, os dias previstos aparecem esmaecidos; na tabela por dia, cada linha futura leva o badge "previsto". O bloco "De onde vem o previsto" abre a composição da estimativa.

Relatório de procedimentos mais rentáveis

Em Relatórios → Procedimentos Rentáveis Crescimento+ (botão no hub de Relatórios), veja o ranking dos procedimentos por margem de contribuição real: receita total menos custo de insumos (estoque). Compare períodos para identificar quais procedimentos cresceram em rentabilidade e quais estão com margem apertada.

Previsão de Caixa AURA IA

Acesse Financeiro → Previsão de Caixa para visualizar a projeção de faturamento dos próximos 3 meses, calculada por regressão linear sobre o histórico da clínica. A tela exibe:

Benchmark do Setor AURA IA

Em Relatórios → Benchmark do Setor, compare as métricas da sua clínica com outras clínicas do mesmo porte e plano de forma completamente anônima. São 6 métricas monitoradas:

Cada métrica exibe um badge de percentil:

Relatório de Produtividade por profissional

Em Relatórios → Produtividade, veja o desempenho individual de cada membro da equipe no período selecionado:

Faturamento por profissional (não só a comissão): o relatório lista todas as profissionais ativas e o realizado do mês soma atendimentos concluídos + vendas de pacote/plano à vista atribuídas — "R$ X realizado (R$ Y atendimentos + R$ Z vendas) de R$ meta". Para atribuir uma venda, use o select "Vendido por" ao vender pacote ou plano à vista na ficha da cliente (vem pré-selecionado com a profissional do seu usuário, quando há vínculo). Quem não tem meta aparece com "sem meta · definir". Acesso: botão no hub Relatórios ou o link "Ver meta por profissional" na seção Meta do mês do Financeiro.

Dashboard NPS

Em Relatórios → NPS & Satisfação, acompanhe a satisfação dos clientes coletada via WhatsApp após cada atendimento:

A receber e a pagar

Em Financeiro → A receber e a pagar (antiga tela "Contas"), cadastre e acompanhe seus compromissos financeiros:

Os KPIs do topo mostram: Total a receber, Total pendente, Vencido (vencimento anterior a hoje) e Pago no mês. Entradas vencidas ficam com a data em vermelho. Clique em Marcar como pago para liquidar o compromisso — na baixa de uma conta a receber o sistema pede a forma de recebimento (dinheiro/Pix/débito/crédito/transferência/boleto), e é ela que entra no Caixa e no Financeiro. No topo, a faixa-resumo mostra o veredito dos próximos 7 dias: "entram R$ X · saem R$ Y" com o saldo líquido.

Ao cadastrar uma conta, use "Repetir mensalmente" para gerar a mesma conta nos próximos meses (aluguel, assinatura) ou "Parcelar em Nx" para dividir uma compra em parcelas com vencimentos mensais — cada parcela vira uma conta própria, exibida como "Aluguel (2/6)". As parcelas ficam vinculadas como série Profissional+: no menu de qualquer parcela da lista, "Editar restantes da série" altera descrição/valor das parcelas pendentes futuras de uma vez (as já pagas não mudam) e "Cancelar restantes da série" cancela o que ainda não venceu — útil quando o contrato termina antes do previsto.

Comprovante anexado: ao criar uma conta avulsa — ou depois, em qualquer conta — anexe a imagem (JPG/PNG/WebP) ou PDF do boleto/recibo (até 5 MB). O link "Comprovante" abre o arquivo em nova aba, e dá para substituir ou remover quando quiser. O arquivo é privado — só membros da clínica acessam.

BI Dimensional — análise livre Crescimento+

Em Relatórios → BI Dimensional, cruze qualquer métrica com qualquer dimensão de forma livre, sem relatório pré-fixado:

O resultado é um ranking top-10 com barra de progresso proporcional ao máximo. Exemplo: "qual procedimento gera mais receita às terças-feiras?" — selecione receita + procedimento + 30 dias.

Dividir pagamento ao finalizar o atendimento

No topo do modal de finalizar atendimento há o seletor "Pagamento único | Dividir pagamento". Escolha Dividir para combinar formas no mesmo recebimento — ex.: metade Pix, metade cartão — ou registrar um sinal agora e o saldo depois. Se a comanda tem desconto, ele aparece discriminado no modal; e se a cliente já pagou antecipado, o modal avisa "já pago" — inclusive ao finalizar arrastando o card no Kanban.

Lançar rápido — receita ou despesa avulsa

No Financeiro, o botão "Lançar rápido" abre um formulário mínimo para registrar uma entrada ou saída de dinheiro que não veio de um atendimento — sem precisar criar agendamento ou comanda. Escolha "Entrou dinheiro" ou "Saiu dinheiro", informe o valor, uma descrição e a categoria, e salve.

Cobrança gentil de saldo em aberto (sem parecer cobrança)

Cliente saiu sem acertar? Conclua o atendimento normalmente e deixe o valor como "a receber" — nunca deixe o agendamento parado em "Em atendimento", porque assim nada acontece. A partir da conclusão o sistema cuida sozinho, em quatro passos que chegam como serviço, não como cobrança:

No dia: a cliente recebe por WhatsApp o resumo do atendimento com o saldo e o Pix copia e cola, "quando for conveniente". 3 dias depois: lembrete leve com o Pix. 7 dias: pergunta como está a pele, sugere a data ideal do retorno e lembra o saldo. 15 dias (plano AURA IA): a Aura escreve em conversa, oferecendo dividir em 2x ou já marcar o próximo acertando tudo junto — e responde se a cliente perguntar quanto ficou ou disser que já pagou.

Tudo para automaticamente quando o pagamento é registrado. Os textos são editáveis em Configurações → Mensagens ("Resumo do atendimento com saldo", "Lembrete de saldo em aberto" 1º e 2º) e seguem o Perfil de Voz da clínica. A chave Pix é a de Configurações → Comunicação.

Comandas esquecidas: agendamento parado em "Em atendimento" há mais de 24 h gera um aviso às 9h e um botão âmbar "Comandas abertas" na Agenda. Lá, "Concluir e deixar a receber" resolve em um clique. Concluídos sem comanda: agendamento marcado como "Concluído" que nunca virou comanda (a visita, a receita e a comissão não existem) aparece em Agenda → Concluídos sem comanda — "Criar comanda" resolve um a um ou em lote; sem procedimento, abra a ficha e adicione o realizado antes. Agendamentos passados sem desfecho: agendamento que já passou e continua como "agendado" ou "confirmado" (nunca virou atendido, falta ou cancelado) aparece em Agenda → Agendamentos passados sem desfecho — "Compareceu" cria a comanda, "Faltou" registra a falta (dá para marcar vários de uma vez) e "Cancelar" encerra sem aviso à cliente. O card "Pendências da clínica" no Dashboard mostra essas duas contagens junto com contratos parados, agendamentos de amanhã sem confirmação, clientes sem WhatsApp e clientes com WhatsApp inválido (o WhatsApp recusou o número duas vezes: os envios automáticos para essa cliente ficam pausados até você salvar o telefone certo na ficha — a marca some sozinha ao trocar o número), cada uma com atalho. Reincidente: ao agendar pela equipe uma cliente com saldo em aberto, aparece um aviso (sem bloquear); no agendamento online, com o sinal seletivo ligado, dá para exigir sinal também de quem tem saldo (Configurações → Agendamento).

Caixa diário — abrir, sangria e fechar conferindo

Em Financeiro → Caixa diário (disponível em todos os planos), clique em Abrir caixa no início do dia informando o fundo de troco (dinheiro que já está na gaveta). Durante o dia, registre sangrias (retiradas de dinheiro) e reforços (entradas de troco) sempre que mexer na gaveta. Ao fechar, o sistema compara o contado com o esperado (calculado automaticamente a partir dos pagamentos registrados no período da sessão) e mostra a diferença do dia por forma de pagamento.

Como fechar sem ficar "vermelho": os campos Cartão, Pix e Outros já vêm pré-preenchidos com o esperado — só ajuste se a maquininha/extrato divergir. Dinheiro exige a contagem da gaveta (ou clique em "Usar o esperado" se conferiu e bateu). Fechar com tudo R$ 0 enquanto o esperado é maior que zero é recusado — para pular a conferência de propósito, marque "Fechar sem conferir": o sistema grava o esperado como contado (diferença 0) e o fechamento ganha a marca "sem conferência" no histórico.

Fechamento de comissões Crescimento+

Em Financeiro → Comissões, veja o total de comissão em aberto por profissional no período escolhido. Clique em Fechar período para carimbar os atendimentos — eles saem do "em aberto" e viram um fechamento com valor congelado. Depois de pagar o profissional, marque o fechamento como Pago. Fechou por engano? Use Reabrir e os atendimentos voltam para o em aberto.

Comissão de produto separada: na ficha do profissional (Configurações → Equipe) você define Comissão atendimento (%) e Comissão produtos (%) — ex.: 70% no serviço e 30% no produto vendido na comanda. Deixe a de produtos em branco para usar a mesma taxa do atendimento. O Relatório de Comissões (Relatórios → Comissões) mostra a separação serviço vs produto.

Extrato por atendimento: abaixo dos totais do Relatório de Comissões há a lista linha a linha — data, cliente, procedimentos, valor do atendimento, quanto foi pago, % e comissão, com o status (aberta / fechada / paga) e o total no rodapé. Filtre por profissional e use Exportar extrato (CSV) para mandar à esteticista conferir. Se a profissional entra com o próprio login e tem acesso ao financeiro, ela vê só o extrato dela.

Configurou a comissão depois de já ter lançado atendimentos? O sistema trava a % no momento do lançamento (snapshot), então os antigos ficam com a taxa antiga. No Relatório de Comissões, use o botão Recalcular comissões para reaplicar a comissão atual do profissional aos atendimentos daquele mês ainda em aberto (os já fechados num período não mudam).

Fechamento automático todo dia 1º: na mesma tela de Comissões, ligue o switch "Fechar comissões automaticamente todo dia 1º" (owner/admin). No dia 1º, às 6h no fuso da clínica, o sistema fecha o mês anterior para cada profissional com comissão em aberto e envia uma notificação push aos administradores — "Comissões de {mês} fechadas: N profissionais, R$ X". Os fechamentos são os mesmos do fluxo manual: você continua podendo marcar como pago ou reabrir. Nunca fecha o mesmo mês duas vezes.

Comissão escalonada por meta Crescimento+: na ficha do profissional (Configurações → Equipe), abaixo da comissão base, cadastre até 3 faixas do tipo "acima de R$ X no mês → Y%" — quando o realizado do profissional no mês ultrapassa o valor da faixa, a % maior passa a valer no atendimento de serviço (a comissão de produto não muda). Vale só para atendimentos novos a partir de então — não recalcula os já lançados.

Base da comissão Crescimento+: em Configurações → Equipe → "Base da comissão", escolha calcular sobre o valor bruto (padrão) ou sobre o valor líquido (desconta a taxa da maquininha registrada no pagamento). Vale para comissões novas; ao registrar ou remover um pagamento a comissão é recalculada automaticamente, mas fechamentos já feitos não mudam.

Reajustar preços em massa Controle Total+

Na página Procedimentos, clique em Reajustar preços para abrir o simulador. Escolha o reajuste em % ou R$, selecione os procedimentos e veja a prévia de cada novo preço e da nova margem antes de aplicar. Opções de arredondamento deixam o preço final terminando em ,90 ou em valor inteiro. Ao aplicar, todas as mudanças ficam registradas no histórico de preços automaticamente.

Pacote do contador — envio mensal automático Controle Total+

Em Configurações → Cobrança, no card Contabilidade, informe o e-mail do contador e ative o envio. Todo dia 1º o sistema envia automaticamente ao contador o DRE e as receitas do mês anterior em CSV — sem você precisar exportar e encaminhar manualmente.

O que entra no Caixa diário

Além dos pagamentos de comanda (Pix/cartão/dinheiro), entram no Caixa diário a venda de pacote, a baixa de mensalidade de plano e o plano pago à vista (valor total antecipado) — em todos os casos, a forma de pagamento é escolhida na hora de registrar. Pacotes e planos marcados como "A receber" só entram no caixa quando a conta a receber correspondente recebe baixa (com a forma escolhida).

Por que Dashboard, Financeiro e Caixa mostram valores diferentes?

As três telas somam coisas parecidas, mas com regras de data e de origem diferentes — por isso os números raramente batem exatamente, e isso é esperado:

O DRE segue a regra do Dashboard (tudo vendido no período) e traz a linha própria "Planos, pacotes e gift cards". As tendências também já somam essas vendas. Itens cancelados nunca entram.

Relatório executivo mensal no WhatsApp Controle Total+

Todo dia 1º, a dona da clínica recebe pelo WhatsApp um PDF de 1 página com o resumo executivo do mês que fechou: faturamento vs mês anterior, lucro, ticket médio, atendimentos e o top 3 procedimentos por receita. Nenhuma configuração é necessária — basta o WhatsApp da clínica estar conectado.

Estornar um pagamento (reembolso) Profissional+

Cliente desistiu depois de pagar, ou cobrou errado? Abra a ficha do atendimento e, no cartão Pagamentos, use o formulário "Estornar": informe o valor, a forma pela qual o dinheiro voltou (Pix, dinheiro, cartão…) e o motivo. Os estornos ficam listados abaixo dos pagamentos, cada um com "desfazer" caso tenha sido lançado por engano.

Estornar como crédito da cliente Crescimento+: no mesmo formulário, escolha a forma "Crédito da cliente". Nenhum dinheiro sai do caixa — o valor vira saldo na ficha da cliente para ser usado num próximo atendimento. Desfazer esse estorno só é possível enquanto o saldo dela ainda cobre o valor.

Crédito da cliente (saldo / vale) Crescimento+

Na ficha da cliente, o card "Crédito da cliente" mostra o saldo atual e o histórico de movimentações. O saldo nasce de duas formas: (a) um estorno registrado com a forma "Crédito da cliente" (passo anterior); (b) um ajuste manual — clique em "Ajustar crédito", informe o valor com sinal (positivo para dar crédito, negativo para retirar) e uma nota obrigatória explicando o motivo.

Para usar: na comanda do atendimento, cartão Pagamentos, clique em "Usar crédito (R$ saldo)". O valor abate o total do atendimento — como um gift card — e nunca ultrapassa o menor entre o saldo e o saldo devedor. O restante, se houver, é pago normalmente.

Meta do mês no Financeiro

Quando o período selecionado em Financeiro é o mês atual, aparece a mesma barra de meta do Dashboard (editável por owner/admin — é uma meta só, salva na clínica). Ela mostra "Faltam R$ X · ~N atendimentos no ticket médio atual" e o ritmo: "projeção de R$ P até o fim do mês" — verde se está no ritmo de bater a meta, âmbar se está abaixo.

Conciliação de maquininha e Pix Controle Total+

Em Financeiro → Conciliação, importe o extrato do banco (OFX ou CSV) ou o relatório da maquininha (CSV) — o sistema autodetecta separador, colunas e formatos de data e valor (arquivo de até 2 MB). Cada crédito do extrato é casado com um recebimento do EsteticFlow: mesmo valor com tolerância de R$ 0,05 e até 3 dias de diferença. Cartão compara pelo valor líquido (já descontada a taxa da maquininha); Pix e transferência pelo bruto; dinheiro não participa.

Memória entre importações: reimportar o mesmo extrato não repete linhas já casadas ou ignoradas nas importações anteriores. Nas linhas "No banco sem registro" que nunca vão conciliar (ex.: uma taxa de aluguel de maquininha), use o botão "Ignorar linha" para tirá-la da lista sem precisar lançar nada no sistema.

Impostos estimados no DRE (Simples Nacional / MEI) Controle Total+

Em Configurações → Cobrança → "Impostos estimados no DRE", escolha o regime: Alíquota fixa (comportamento antigo, todos os planos), Simples Nacional Anexo III, Anexo V ou MEI. No Simples, a alíquota efetiva é calculada pela RBT12 (receita bruta dos últimos 12 meses, incluindo planos, pacotes e gift cards) — ou por um valor de RBT12 que você informa manualmente. No MEI é um valor fixo mensal.

O DRE passa a mostrar a linha "Impostos estimados" com a base do cálculo (ex.: "Simples Nacional Anexo III · RBT12 R$ 420 mil · alíquota efetiva 9,3%"). O CSV do contador leva a mesma linha.

Lembrete do DAS: com o regime Simples Nacional ou MEI configurado, no dia 15 às 9h (fuso da clínica) a dona recebe push e WhatsApp com o imposto estimado do mês anterior e o vencimento (dia 20). Desligável no toggle "Lembrar o imposto estimado no dia 15", na mesma tela de Configurações → Cobrança.

Caixa e a receber pela Aura Gestora + alertas das 8h AURA IA

No WhatsApp da própria clínica, pergunte "como está o caixa?", "quanto vou receber?" ou "quem está atrasado?". A Aura responde com a projeção dos próximos 15 dias (entradas e saídas previstas, saldo ao fim e o dia de saldo mínimo) e o total a receber (vencidos, mensalidades e atendimentos em aberto).

Além disso, todo dia às 8h (fuso da clínica) ela manda um alerta proativo por WhatsApp quando houver: saldo projetado negativo em algum dia dos próximos 15, a receber vencidos ≥ R$ 200, mensalidades vencendo amanhã ou contas a pagar amanhã. Sem alertas = silêncio.

Recibo digital de pagamento

Na ficha do atendimento, cartão Pagamentos, use o botão "Recibo (PDF)" para gerar um recibo do pagamento e baixá-lo, ou "Enviar por WhatsApp" para mandar direto para a cliente. O recibo traz os dados da clínica; em clínicas white-label, sai sem a marca EsteticFlow no rodapé.

Sugestão de retorno real

O card "Próximo retorno" na ficha do atendimento usa o intervalo de retorno configurado no procedimento (Procedimentos → editar → "Intervalo ideal de retorno") para sugerir a data — não é mais um número fixo. Clique em "Agendar" nesse card e o sistema abre Novo agendamento já com a cliente, o procedimento e a data sugerida preenchidos — só confirmar o horário.

Parcelar a venda de pacote ou plano Profissional+

Ao vender um pacote ou contratar um plano à vista na ficha da cliente, escolhendo a forma "A receber" aparece o seletor "Parcelas" (1x a 12x). O sistema gera as N contas mensais em Financeiro → A receber e a pagar, já com o rótulo "(2/6)" — a mesma série de "Parcelar em Nx" do passo 14. Cada parcela é baixada separadamente; o pacote/plano só é marcado como pago quando a última parcela é quitada.

Orçamento por categoria de custo Crescimento+

Em Custos, o card "Orçamento por categoria" mostra, para o mês corrente, o quanto foi orçado × gasto em cada categoria com uma barra de progresso. Owner/admin definem o limite mensal de cada categoria direto no card.

Folha da equipe Crescimento+

Em Financeiro → Folha da equipe, veja num único painel, por profissional e por mês: salário fixo (cadastrado na ficha, em Configurações → Equipe), comissões do mês e bônus/extras lançados na própria tela — com o total de pessoal do mês no topo.

Recibo em PDF: ao lado de cada profissional, o botão PDF baixa o recibo do mês e "Enviar por WhatsApp" manda o mesmo recibo direto para o telefone cadastrado no login dela.

Mimo de aniversário resgatável Profissional+

A oferta de aniversário configurada em Configurações → Aniversário agora vira um voucher rastreável por cliente. Quando a aniversariante volta para um atendimento, a comanda mostra um banner oferecendo aplicar o desconto no saldo devedor — um clique em "Aplicar mimo" e pronto.

Declaração de comparecimento

No atendimento concluído, o botão "Declaração de comparecimento" gera um PDF com data, horário de início e fim, procedimentos, dados da clínica e linha de assinatura, e "Enviar declaração" manda direto por WhatsApp para a cliente.

Meta da equipe com ranking Crescimento+

Em Relatórios → Performance por Profissional, o bloco Meta da equipe usa a meta do mês da clínica (a mesma barra do Dashboard) como meta coletiva: barra de realizado, ritmo (projeção até o fim do mês) e quanto falta. Abaixo, o ranking ordena as profissionais pelo realizado do mês (atendimentos concluídos + vendas atribuídas), com medalhas para as 3 primeiras e a % de contribuição de cada uma no realizado da equipe.

Diferença entre Produtos e Materiais

Cadastrar um produto para venda

Acesse Produtos no menu lateral e clique em "Novo produto". Preencha os campos:

Registrar uma venda avulsa (sem agendamento)

Para vender um produto sem passar pela comanda de um atendimento, clique em "Lançar venda" no topo da página de Produtos. Selecione o produto, ajuste a quantidade e o preço (editável para aplicar desconto) e escolha a forma de pagamento (dinheiro, Pix, débito ou crédito). Ao confirmar, a venda está concluída: o estoque baixa na hora e o valor entra no Caixa, no Financeiro e no DRE nessa forma — não existe um passo depois para "fechar a compra". Opcionalmente, selecione a cliente — assim a compra aparece em "Produtos comprados" na aba Histórico da ficha dela (junto com os produtos lançados na comanda dos atendimentos).

Ajustar o estoque manualmente

Na tabela de produtos, use o campo Ajustar estoque para lançar uma entrada (+) ou saída (-) pontual. Digite o valor com sinal (ex.: +10 para receber mercadoria, -2 para registrar perda) e clique em Ajustar.

Acompanhar estoque e alertas de reposição

A coluna Status mostra em tempo real: Em estoque (verde), Pouco (amarelo) ou Esgotado (vermelho). A barra abaixo do badge indica visualmente o nível atual. Quando o prazo de reposição configurado se aproximar, o sistema envia um alerta automático via WhatsApp.

Cadastrar materiais (insumos de procedimento)

Em Procedimentos → editar → Materiais, clique em "Adicionar material" e informe: nome do insumo, quantidade usada por sessão e custo unitário. Você pode adicionar quantos materiais quiser por procedimento.

Exemplo: procedimento "Limpeza de pele" consome 2 luvas (R$ 0,30 cada) + 1 esfoliante (R$ 8,00) + ampola ativo (R$ 12,00) = custo de insumo R$ 20,60 por sessão.

Controlar validade de materiais

No cadastro de cada material, informe a data de validade. O KPI "Vencendo (30d)" no topo do módulo conta quantos insumos vencem nos próximos 30 dias. Na tabela, cada material exibe um badge "Vence em Xd" ou "Vencido". Use o chip de filtro "Vencendo (30d)" para listar apenas os itens críticos.

Consultar histórico de movimentações

O card Histórico de Movimentações na página de Estoque registra cada entrada, saída e correção de quantidade com data, tipo e motivo. Use para auditar discrepâncias de saldo ou rastrear quando determinado lote foi consumido.

Organizar por categoria e configurar lead time

Cada material pode ter uma categoria (ex.: Descartáveis, Ativos, Embalagens). O gráfico de distribuição de capital agrupa os valores por categoria, facilitando a análise de onde o dinheiro está investido. Informe também o lead time em dias (padrão 7 dias): o sistema usa esse prazo para calcular o momento ideal do pedido de reposição.

Baixa automática de estoque por procedimento

No cadastro do procedimento (aba Avançado), seção "Produtos do estoque usados neste procedimento", associe os produtos do estoque + a quantidade que aquele procedimento consome. Ao agendar esse procedimento, os produtos já entram como "previstos" no atendimento — sem digitar. Na comanda, confirme os previstos com um toque ("Confirmar todos") e o estoque baixa automaticamente.

Pedido de compra para fornecedor

Clique em "Pedido de compra" no topo da página de Estoque. A tela já vem pré-preenchida com os produtos abaixo do estoque mínimo — adicione outros produtos ativos se quiser. Escolha um fornecedor já cadastrado ou clique em "+ Novo fornecedor" e informe nome + WhatsApp na hora, sem sair da tela.

Depois de montar o pedido, envie o texto pronto por WhatsApp (abre o wa.me já preenchido com os itens) ou baixe o PDF para imprimir/anexar em e-mail.

Acompanhar, receber e cancelar pedidos

Na aba "Pedidos" da página de Estoque, cada pedido mostra fornecedor, itens, custo total e status (Rascunho, Enviado, Recebido, Cancelado). Ao clicar em "Receber", o sistema dá entrada de verdade no saldo de cada produto do pedido, item a item — se algum produto falhar na entrada, o aviso deixa claro que a entrada ficou parcial, para você lançar manualmente o que faltou. Opcionalmente, marque "Lançar custo no financeiro" e escolha a categoria para registrar o valor do pedido como uma conta em Custos (com aviso automático se estourar o orçamento da categoria). Use "Cancelar" para descartar um pedido que ainda não chegou (rascunho ou enviado).

Alerta de estoque baixo de produtos Crescimento+

Quando um produto de revenda (cadastrado em Produtos, com um "Estoque mínimo" definido) cai igual ou abaixo desse mínimo, a equipe recebe um aviso automático — sem precisar abrir a tela de Produtos toda hora. O aviso não repete a cada venda: só volta a disparar depois que o produto foi reposto acima do mínimo e caiu de novo.

O que é enviado automaticamente

Central de mensagens automáticas

Em Configurações → Comunicação → Mensagens automáticas, você vê todos os modelos de mensagem (mais de 30) agrupados por categoria (Agendamento, Lembretes, Reengajamento, Fidelidade, Sistema). Para cada um:

Aura IA — atendimento automático no WhatsApp

Com o plano Aura, a IA responde clientes no WhatsApp 24h: agenda, tira dúvidas sobre procedimentos e preços, confirma horários e solicita avaliações no Google após atendimentos com nota ≥ 4 estrelas.

Reagendamento automático após cancelamento

Quando um agendamento é cancelado, o sistema envia automaticamente uma mensagem WhatsApp para o cliente com um convite para remarcar. Nenhuma configuração necessária — funciona para todos os agendamentos cancelados pelo admin ou pelo profissional.

Preview de campanha em bolha WhatsApp

Ao criar ou editar uma campanha em CRM → Campanhas, o texto da mensagem é exibido em tempo real como uma bolha de WhatsApp — exatamente como o cliente vai receber. Clique no ícone de olho nos passos já salvos para visualizar qualquer mensagem da sequência.

NPS pós-atendimento automatizado

Em Configurações → NPS Novo, ative o envio automático de pesquisa de satisfação após cada atendimento. Configure o delay (ex: 2h depois da sessão), personalize o template com o nome da cliente, procedimento e clínica. A cliente responde com um número de 0 a 10 direto no WhatsApp — a nota fica registrada na ficha dela.

Detalhes importantes das mensagens automáticas

Fila do dia, Insights e o widget Automações

Em Configurações → Comunicação → Fila do dia, veja exatamente o que o sistema vai enviar hoje — cada mensagem com badge Enviada ou Prevista. Perfeito para conferir antes de um dia movimentado.

Ligação recebida no WhatsApp respondida sozinha

Quando alguém tenta ligar para o WhatsApp da clínica, a ligação é recusada e a pessoa recebe na hora uma mensagem automática pedindo para escrever por texto. A equipe recebe um aviso no sino e por push com o nome de quem ligou (uma vez a cada 10 minutos por número, para ligação insistente não virar 5 avisos).

O texto é editável em Configurações → Mensagens → "Ligação recebida no WhatsApp" (e segue o Perfil de Voz, se ativo) — mantenha em até 100 caracteres, que é o limite do WhatsApp para essa resposta automática; texto maior é cortado. Para desligar a recusa automática, use o card Ligações recebidas na tela WhatsApp — só dona ou administradora.

Retrospectiva do ano da cliente Profissional+

Entre 15 e 22 de dezembro, às 10h, cada cliente com 2 ou mais atendimentos no ano recebe pelo WhatsApp um resumo do seu ano na clínica: quantos atendimentos, quais procedimentos, pontos de fidelidade e desde quando é cliente. Uma vez por cliente por ano, sem repetição.

Conexões extras de WhatsApp (add-on por pessoa)

Além do número principal da clínica, cada pessoa da equipe pode conectar o próprio WhatsApp e atender pelo EsteticFlow, em WhatsApp → Minha conexão. Preço por conexão: R$ 14,90/mês em planos sem Aura, R$ 19,90/mês em planos com Aura; até 5 conexões por clínica. É uma assinatura separada da assinatura do plano — exige a clínica estar na cobrança Asaas.

Cadastrar um lead manualmente

Em CRM → Novo lead, preencha nome, contato, origem (Instagram, indicação, Google...) e interesse. O lead entra no pipeline como "Novo".

Captura automática de leads

Conecte formulários do seu site, landing pages ou qualquer sistema externo via webhook. Os leads entram automaticamente no pipeline sem nenhuma ação manual.

Acompanhar no Kanban

Em CRM → Leads, o quadro tem duas visões alternáveis pelo botão no topo: Por data (fila de follow-up — Atrasados / Hoje / Amanhã / Futuros / Perdido, para saber quem contatar agora) e Por estágio (funil do pipeline — Novo → Contato feito → Proposta → Agendado → Convertido). Em qualquer uma, arraste os cards para mover o lead; no modo por estágio o card muda de etapa.

Converter lead em cliente

Quando o lead confirmar o primeiro atendimento, abra a ficha e clique em "Converter em cliente". O sistema cria a ficha de cliente e mantém o histórico do lead vinculado.

Visão Geral: o raio-X da sua base

Em CRM → Visão Geral (a partir do plano Crescimento), cada cliente recebe um status automático — Ativa, Pronta para retorno, Em risco ou Inativa — recalculado diariamente pelo sistema com base no ritmo de visitas. A tela reúne o funil de reativação, os aniversariantes do mês e um mapa de calor de visitas, além dos relatórios do CRM: cohort de retenção, LTV por origem e conversão por origem. Os motivos de perda ficam na aba Perdidos.

Retornos e Inativas: fila diária de contato

As abas Retornos e Inativas mostram, todos os dias, quem entrou na janela de retorno ou parou de vir — já com uma mensagem de WhatsApp pronta para você revisar e enviar em um clique.

Organizar com Tags, Segmentos e Tarefas

Use Tags para etiquetar clientes e leads e Segmentos para salvar filtros da base (ex.: "fez laser nos últimos 6 meses"). Em Tarefas, crie lembretes de follow-up com data — você recebe notificação push no celular na hora combinada.

Campanhas de WhatsApp e Fila (envio assistido)

Em CRM → Campanhas, monte disparos em massa: escolha o público por segmentação, agende a data do envio e use os modelos de mensagem editáveis pela própria clínica. Já a aba Fila é o envio manual assistido: os disparos saem um a um, em ritmo seguro, para proteger o seu número de bloqueios.

Forecast e Origens & CAC

A aba Forecast projeta a receita do pipeline em 3 cenários (conservador, provável e otimista). Em Origens, você cria um link público de captação para cada canal (Instagram, Google, indicação...) e acompanha o relatório de custo de aquisição (CAC) por origem.

Automações, pipelines e integrações

Na aba Automações, o Pipeline Inteligente movimenta leads e dispara ações sozinho conforme regras que você define — inclusive "Enviar WhatsApp (automático)": escolha o gatilho (ex.: Lead criado), o atraso em horas (ex.: 24) e a mensagem com {{nome}}; o sistema manda sozinho no horário, e não envia se o lead já respondeu, agendou ou foi marcado como perdido antes. Precisa do WhatsApp da clínica conectado. Na ficha do agendamento, o botão Cancelar agendamento pede o motivo e oferece "Criar lead de acompanhamento no CRM": a cliente entra no pipeline com origem "Cancelamento", follow-up em 2 dias e a tag "Cancelou" — combine com a automação "Lead criado (origem Cancelamento) → WhatsApp após 24h" para a mensagem de remarcação sair sozinha. Sem nenhum lead ainda, o CRM mostra um card de boas-vindas com "Criar automação recomendada" (boas-vindas 24h) e, na ficha do lead, o bloco Mensagens automáticas lista o que está agendado (com "Cancelar envio"). Em CRM → Etiquetas, "Criar etiquetas a partir dos meus procedimentos" gera uma etiqueta por procedimento. Dá para trabalhar com múltiplos pipelines e campos personalizados na ficha do lead. Para conectar sistemas externos: webhook de entrada capta leads de formulários do seu site ou landing pages, e há webhooks de saída e API pública com chaves em Configurações para integrar com outras ferramentas.

"Escrever com a Aura" nas campanhas AURA IA

Em CRM → Campanhas → Modelos de mensagem, o botão Escrever com a Aura pede só o objetivo (promoção, retorno, novidade, aniversário) e 3 tópicos do que você quer dizer. A Aura monta o texto na voz da clínica (até 600 caracteres, sem inventar preço nem promessa de resultado, com {{nome}} se fizer sentido) e preenche o campo da mensagem. Você revisa, ajusta e salva o modelo como sempre.

Como funciona o sistema de pontos

Cada atendimento concluído gera pontos para o cliente. Você define a regra em Configurações → Fidelidade: por exemplo, "1 ponto a cada R$ 10 gastos" ou "50 pontos por procedimento". Os pontos acumulam no histórico do cliente e podem ser trocados por recompensas.

Configurar níveis (gamificação)

Em Configurações → Fidelidade → Níveis, crie categorias como Bronze, Prata e Ouro com pontuação mínima para cada. Clientes no nível Ouro podem receber, por exemplo, desconto automático de 10% em todos os procedimentos.

Criar recompensas

Em Fidelidade → Recompensas, defina o que o cliente pode resgatar com seus pontos — desconto em procedimento, brinde, sessão grátis. Informe o nome da recompensa e o custo em pontos.

Resgatar pontos no atendimento

Na comanda, clique em "Usar pontos". O sistema mostra o saldo atual do cliente e as recompensas disponíveis. Ao confirmar, os pontos são debitados e o desconto ou benefício é aplicado automaticamente ao total.

Programa de indicação

Em Configurações → Indicações, ative o programa de referral. Cada cliente recebe um link único (esteticflow.com.br/r/codigo). Quando um indicado se cadastra e faz o primeiro pagamento, o indicador ganha 50% de desconto por 3 meses e o indicado ganha 1 mês grátis.

Expiração de pontos

Configure em Fidelidade → Configurações se os pontos expiram (ex.: após 12 meses sem uso). O cliente recebe aviso automático por WhatsApp 30 dias antes de perder os pontos, incentivando o retorno.

Pontos por indicação — "Indique uma amiga" Profissional+

Clientes também ganham pontos indicando amigas: o card "Indique uma amiga" na ficha da cliente gera um link de indicação para o agendamento online. Quando a amiga indicada conclui o primeiro atendimento, a indicadora recebe os pontos automaticamente — uma única vez por amiga indicada.

Defina a quantidade em Fidelidade → Pontos por indicação (padrão: 100 pontos). Coloque 0 para desativar — o card some das fichas.

Recompensa dupla Profissional+: além dos pontos para quem indicou, defina em Fidelidade → Desconto para a amiga indicada (R$) um valor em R$ de desconto para a AMIGA. Ele aparece como um banner na comanda do primeiro atendimento dela e é aplicado automaticamente — uma única vez por cliente indicada.

Gift cards (vale-presente) Crescimento+

Em Fidelidade → Gift cards, clique em "Vender gift card": informe o valor em R$, a forma de pagamento (entra no caixa do dia, como a venda de pacote), o comprador (opcional), o nome da pessoa presenteada e a validade. O sistema gera um código único (ex.: GC-7KQP-M3XR) e você compartilha por WhatsApp com um clique — mensagem pronta com código, valor e validade.

Para resgatar: no atendimento da pessoa presenteada, abra o detalhe do atendimento e use o campo "Resgatar gift card" no cartão de Pagamentos. Digite o código — o sistema valida (ativo, com saldo, dentro da validade) e abate automaticamente até o valor devido. Se sobrar saldo no vale, ele fica disponível para o próximo atendimento.

O que é o BeautyPlace

O BeautyPlace (beautyplace.esteticflow.com.br) é o marketplace público do EsteticFlow — uma vitrine onde clientes em busca de serviços de estética encontram clínicas cadastradas. Sua clínica aparece gratuitamente para quem busca na sua cidade.

Criar e publicar seu anúncio

Em BeautyPlace → Meus anúncios, clique em "Novo anúncio" e preencha: título, descrição do serviço, categoria, fotos e cidade. O anúncio entra em revisão e, após aprovação, fica visível no marketplace.

Receber avaliações de clientes

Após cada atendimento, o sistema pode enviar automaticamente um link de avaliação para o cliente. As notas e comentários aparecem no perfil da clínica no BeautyPlace, aumentando a confiança de novos visitantes.

Leads vindos do marketplace

Quando um visitante do BeautyPlace se interessa pela clínica, ele pode mandar mensagem ou solicitar agendamento. Essa solicitação entra automaticamente no CRM → Pipeline como um novo lead com origem "BeautyPlace", pronto para ser convertido.

Página do portfólio

Em BeautyPlace → Portfólio, publique fotos de antes e depois de procedimentos realizados (com consentimento do cliente). O portfólio aparece no perfil público da clínica e é um dos principais fatores para conversão de novos clientes.

Imagem ao compartilhar links (OG Image)

Quando alguém compartilha um link da sua clínica no WhatsApp ou redes sociais, aparece um card com imagem, título e descrição. Em Configurações → Presença Online, role até "Imagem ao compartilhar links" e faça o upload de uma imagem 1200 × 630 px com o nome/logo da clínica. O sistema redimensiona e otimiza automaticamente. Sugestão: crie a imagem gratuitamente no Canva pesquisando por "capa para link".

Responder avaliações do Google na voz da clínica Crescimento+

Em Configurações → Presença Online, o card Responder avaliação: escolha a nota, cole o texto da avaliação (e o nome de quem avaliou, se quiser) e clique em Escrever resposta. A Aura redige uma resposta pública curta (até 500 caracteres) no Perfil de Voz da clínica: agradece, nunca discute uma nota baixa (reconhece e convida para o privado) e nunca cita dado clínico ou valor. Você edita, copia e cola no Google pelo botão Abrir Google.

Dados estruturados para o Google e assistentes de IA

As páginas de anúncio do BeautyPlace e a sua página de agendamento online passaram a publicar dados estruturados (schema.org Service/BeautySalon com ReserveAction) apontando para o seu link de agendamento. Isso ajuda buscadores e assistentes de IA a entenderem o que você oferece e como agendar. Não é o programa "Reserve with Google" (que exige parceria formal) — o estudo e a decisão sobre esse programa estão documentados internamente.

O que a Aura faz automaticamente

A Aura é o robô de atendimento do EsteticFlow. Disponível apenas no plano AURA IA, ela responde mensagens no WhatsApp da clínica com IA e pode:

Ativar a Aura

Com o WhatsApp conectado (seção 09) e o plano AURA IA ativo, acesse Configurações → Atendimento IA e ative a Aura. A partir daí, toda mensagem recebida pelo número da clínica passa pela IA antes de chegar ao atendente.

Handoff para atendente humano

Quando o cliente digita palavras como "falar com atendente" ou quando a Aura não consegue resolver, ela faz o handoff: encaminha a conversa para um membro da equipe com um resumo do contexto. O atendente assume sem o cliente precisar repetir nada.

Você pode devolver a conversa para a Aura a qualquer momento: no Canal Direto (menu lateral), abra a conversa e clique em "Devolver para a IA".

Cota de mensagens IA

Cada plano tem uma cota mensal de mensagens processadas pela IA. Quando atingir 75%, 90% e 95% da cota você recebe alertas. Ao chegar em 100%, a Aura faz handoff automático e para de usar IA até o próximo ciclo — nenhuma mensagem é perdida.

Aura responde áudios

A Aura usa o modelo Whisper (OpenAI) para transcrever áudios enviados pelos clientes. Ou seja, mesmo clientes que mandam mensagem por voz são atendidos automaticamente — a IA lê o áudio, entende a pergunta e responde em texto.

Aura Radar — inteligência operacional da clínica

Todo dia de madrugada, o Radar analisa os dados da sua clínica e gera até 6 insights acionáveis no dashboard:

• Risco de Churn: clientes com alta probabilidade de não voltar, com receita em risco estimada.
• Receita Perdida: total perdido em no-shows no mês e os clientes que mais faltam.
• Melhor Horário: dia e hora com maior concentração de atendimentos concluídos.
• Impacto de Reajuste: procedimentos cujo preço aumentou e tiveram queda de agendamentos acima de 15%.
• Oportunidade de Upsell: clientes ativos que ainda não fizeram os procedimentos mais populares da clínica.
• Profissional Destaque: quem tem maior taxa de recompra vs. a média da equipe.

Clique em Ver detalhes em qualquer card para abrir o drill-down com os dados brutos, ou no botão de ação para ir direto à tela relevante. Às 08h, os 3 principais insights chegam via WhatsApp no seu número cadastrado.

Assistente IA dentro do CRM

Além do WhatsApp, a IA também funciona dentro do painel: ao abrir uma conversa ou ficha de lead, você pode pedir para a IA sugerir resposta, resumir o histórico, classificar a intenção ou recalcular o score do lead. Disponível no plano AURA IA.

Sugerir resposta na caixa de conversas: em Atendimento, quando a conversa está com uma pessoa (você assumiu o atendimento), o botão Sugerir resposta preenche o campo com uma sugestão baseada no histórico da conversa, no Roteiro de venda e no Perfil de Voz. Você revisa, edita e envia — a sugestão nunca é enviada sozinha. Limite de 30 sugestões por dia por clínica; consome cota de IA.

Perfil Aura (Client DNA)

Acesse a ficha de qualquer cliente em /clientes/[id]. O card Perfil Aura aparece automaticamente para clínicas do plano Aura (ia_total) com pelo menos 2 atendimentos registrados. Mostra: horário preferido, probabilidade de upsell, risco de churn, sensibilidade a preço, frequência média e uma frase gerada por IA descrevendo o perfil comportamental. Atualizado diariamente.

Aura Smart Schedule

No dashboard (plano Aura), o widget Aura Smart Schedule exibe até 3 sugestões semanais de otimização de agenda. Exemplos: "Terça tem 60% menos movimento — crie uma promoção" ou "40% dos agendamentos de segunda de manhã resultam em falta". Cada sugestão inclui estimativa de impacto em agendamentos/mês.

Anomaly Alerts

O Aura monitora a operação toda hora e envia alertas quando detecta anomalias: queda brusca de agendamentos (hoje abaixo de 30% da sua média), spike de cancelamentos (mais de 2,5× o normal) ou clientes VIP sumidos há mais de 45 dias. O alerta chega via notificação push no celular e mensagem de WhatsApp para você.

Aura Auto-Campaign

Toda segunda-feira, o Aura analisa sua base e sugere até 2 campanhas de WhatsApp, cada uma com mensagem pronta, segmento e justificativa. Acesse /crm/campanhas para ver as sugestões. Clique em Aprovar e enviar — o Aura dispara automaticamente para as clientes do segmento. Você pode também descartar sugestões que não fizerem sentido.

Mensagens editáveis: em CRM → Campanhas, na seção Modelos de mensagem, você cria, edita e exclui os próprios textos de campanha. Use {nome} e {clinica} — são substituídos automaticamente por cada cliente. Na primeira vez, 6 modelos prontos já vêm carregados (e você pode alterá-los à vontade).

Resumo semanal de desempenho

Todo domingo às 20h (horário de Brasília) Aura IA, o Aura envia um WhatsApp para a dona da clínica com o resumo da semana: faturamento total, taxa de ocupação, procedimento destaque e uma frase motivacional gerada por IA. Nenhuma configuração necessária — ativo automaticamente para planos Aura IA.

Protocolo de detecção de cancelamento

Quando uma cliente demonstra intenção de cancelar durante uma conversa no WhatsApp Aura IA, o Aura detecta automaticamente a intenção e tenta resolver antes de aceitar o cancelamento: oferece reagendamento, flexibilidade de horário ou escuta o motivo. Somente após a tentativa de retenção o cancelamento é confirmado.

Visualizando o Score de Comparecimento

A Aura calcula automaticamente um score de 0 a 100 para cada agendamento, indicando o risco de falta do cliente.

• Para ver o score: acesse a ficha do cliente (Clientes → nome do cliente). O score aparece próximo ao próximo agendamento como uma barra de progresso.
• Lembretes reforçados: clientes com score ≥ 65 recebem dois lembretes automáticos pelo WhatsApp — o padrão 24h antes + um extra 2h antes.
• Para ativar ou desativar: Configurações → Atendimento IA → Confirmação Reforçada.
• O score considera: histórico de faltas, perfil de risco (DNA), antecedência do agendamento, dia da semana e tipo de procedimento.

Oferta Relâmpago

A Oferta Relâmpago AURA IA detecta automaticamente horários ociosos na agenda e envia uma oferta proativa via WhatsApp para clientes com alta probabilidade de retorno.

• Para ativar: acesse Configurações → Agendamento e ative o toggle da Oferta Relâmpago. Defina com quantas horas de antecedência a Aura deve detectar o slot ocioso.
• Como funciona: quando um horário fica vazio dentro da janela configurada, a Aura seleciona automaticamente clientes com alto score de retorno (DNA do cliente) e envia uma mensagem personalizada pelo WhatsApp com a oferta do horário.
• Fluxo do SIM: a cliente responde SIM e o agendamento é criado automaticamente na agenda — sem intervenção manual. A cliente recebe a confirmação na hora.

Usando a Fila de Upsell da Aura

A Aura identifica clientes com alta probabilidade de contratar novos procedimentos e gera sugestões de mensagem para WhatsApp.

• Para ver e aprovar sugestões: acesse CRM → Upsell IA no menu lateral.
• Geração automática: todo domingo à noite, a Aura cria sugestões e avisa no resumo semanal pelo WhatsApp.
• Geração manual: na ficha do cliente, clique no botão "Aura sugere" (aparece quando o cliente tem alto potencial). A Aura gera uma mensagem na hora.
• Na fila: você pode editar o texto, clicar em "Aprovar e Enviar" (a mensagem vai direto pelo WhatsApp) ou "Dispensar".
• Para configurar quais procedimentos entram no programa: Configurações → Atendimento IA → Programa de Upsell.

Personalidade da Aura AURA IA

Configure como a Aura fala em Configurações → Assistente IA. Passo a passo:

• 1. Escolha o tom: Amigável, Profissional, Descontraída, Elegante ou Acolhedora.
• 2. Defina o tratamento: como a Aura se dirige à cliente — "você", "senhora" ou neutro.
• 3. Ajuste os emojis: nenhum / poucos (máx. 1) / moderados (1-2) / à vontade.
• 4. Escolha o comprimento das respostas: curtas, equilibradas ou detalhadas.
• 5. (Opcional) Aplique um modelo do seu segmento: clique em um dos 6 perfis prontos (estética facial e corporal, podologia, micropigmentação, depilação, spa & bem-estar, estética avançada) para preencher os controles acima de uma vez. Revise e ajuste antes de salvar.
• 6. Escreva instruções personalizadas: campo livre até 1.000 caracteres para regras de estilo, ex.: "nunca chame de querida", "sempre mencione o endereço ao confirmar". Só estilo — nunca altera agendamento, preços ou datas.
• 7. Teste antes de salvar: use o painel Testar a Aura na mesma página — converse como se fosse uma cliente e veja a resposta real com as configurações atuais. Nada é enviado nem agendado; horários exibidos são fictícios. Limite de 30 testes por dia.
• 8. Salve. As configurações entram em vigor na próxima mensagem da Aura.
• 9. (Opcional) Roteiros de venda: no card Roteiros de venda da mesma página, cole o seu script (até 8.000 caracteres) ou suba um arquivo .txt/.md (até 200 KB — PDF/DOCX não; converta antes). A Aura usa como referência de como vender: argumentos, contorno de objeções ("tá caro", "vou pensar"), quando oferecer pacote ou Clube. O roteiro nunca sobrepõe preços, procedimentos, agenda, políticas, blacklist ou LGPD, não promete resultado e, se contradizer os dados da clínica, os dados vencem. O painel Testar a Aura já reflete o roteiro.

Modo Vendedor AURA IA

O Modo Vendedor habilita comportamentos comerciais na Aura: upsell, cross-sell, fechamento de pacote e recuperação de orçamentos abertos — tudo dentro do atendimento via WhatsApp, sem pressionar o cliente.

• Como ativar: acesse Configurações → Assistente → Modo Vendedor e ligue o toggle master Ativar Modo Vendedor.
• Os 4 comportamentos disponíveis:
  UpsellAntes de confirmar o agendamento, a Aura menciona um upgrade relevante (ex.: adicionar LED ao facial).

  Cross-sellAo encerrar o atendimento, sugere um procedimento complementar baseado nas afinidades configuradas.

  Fechar pacoteQuando o cliente agenda avulso, a Aura oferece o pacote equivalente com a economia em destaque.

  Recuperar orçamentoSe uma proposta enviada anteriormente não foi fechada, a Aura retoma o assunto na próxima conversa.
• Como configurar afinidades entre procedimentos: em Configurações → Assistente → Afinidades de Procedimentos, clique em + Adicionar afinidade, selecione o procedimento-fonte (o que o cliente acabou de fazer ou está agendando) e o procedimento sugerido. O campo de justificativa é opcional — preencha para dar contexto extra à Aura na hora de formular a sugestão.
• Tom comercial personalizado: em Configurações → Assistente → Tom Comercial, use o campo de texto livre para instruir especificamente como a Aura deve se comunicar durante ofertas — por exemplo: "sempre destaque o custo-benefício", "mencione que é uma oferta exclusiva para clientes fiéis" ou "nunca cite o concorrente".
• Regra de 1 oferta por conversa: a Aura nunca pressiona. Independentemente de quantos comportamentos estejam ativos, ela faz no máximo 1 oferta por conversa. Se o cliente ignorar ou recusar, o assunto é encerrado sem insistência.

Pausar, desativar e reativar a Aura AURA IA

Há 3 formas de tirar a Aura do ar e colocá-la de volta, da mais leve à mais radical:

• 🅐 Pausa temporária (recesso/férias) — recomendada: em Configurações → Assistente IA, na seção Ausência, preencha o início e o fim do período e escreva a mensagem de ausência (ex.: "Estamos de recesso até dia 10, voltamos em breve!"). Salve. Nesse período a Aura para de responder e envia essa mensagem automaticamente, e religa sozinha quando o período acaba. Para reativar antes, apague as datas e salve.
• 🅑 Assumir uma conversa específica: no Canal Direto, abra a conversa da cliente e clique em Assumir atendimento — a Aura para só naquele chat e você responde no seu lugar. Quando terminar, clique em Devolver para a IA e ela volta a cuidar dali. Útil quando você quer atender pessoalmente uma cliente sem desligar a Aura para as demais.
• 🅒 Desligar de vez: em Configurações → WhatsApp, clique em Desconectar. A Aura para totalmente — nenhuma mensagem é respondida automaticamente. Para religar, é só reconectar lendo o QR Code novamente.

Aura Gestora — pergunte sobre o seu negócio pelo WhatsApp AURA IA

A dona da clínica pode mandar mensagem para o WhatsApp da própria clínica e a Aura responde com dados do negócio — ela reconhece a dona pelo telefone cadastrado na clínica (Configurações → Clínica). Pergunte, por exemplo:

Todo dia às 8h (fuso da clínica) a Aura também envia alertas proativos de caixa: saldo projetado negativo, vencidos ≥ R$ 200, mensalidades e contas a pagar de amanhã. Detalhes em Financeiro → passo 31.

Aura · retorno do mês — quanto a IA gerou AURA IA

O dashboard mostra o card "Aura · retorno do mês": quantos agendamentos a Aura criou sozinha pelo WhatsApp no mês corrente e o valor em R$ correspondente — a prova concreta de quanto a IA está pagando a própria assinatura.

Briefing pré-atendimento para o profissional AURA IA

Cerca de 1 hora antes de cada agendamento, a Aura manda por WhatsApp um resumo rápido: procedimento marcado, alertas de saúde (se houver), pacotes ativos, saldo devedor, documentos pendentes e a última mensagem trocada com a cliente. Um push chega junto.

Para quem vai o briefing: se o profissional do agendamento tem login no sistema com telefone cadastrado no perfil, vai direto para ele. Sem isso, vai para a dona da clínica, com o aviso "Repassar para {profissional}" — para ela saber a quem passar numa clínica com mais de um profissional.

Retorno com horários prontos AURA IA

Quando o lembrete de retorno é enviado para uma cliente, a Aura manda logo em seguida uma 2ª mensagem sugerindo até 3 horários reais e livres na agenda — a cliente já responde e a Aura agenda ali mesmo na conversa, sem precisar perguntar "quais horários vocês têm?".

Painel "Quanto a Aura rendeu" AURA IA

Em Relatórios, o botão "Quanto a Aura rendeu" (no topo da tela) abre um painel com dois cards — mês atual e mês anterior: conversas, quantas viraram agendamento (e a %), receita da Aura (previsto ou realizado, conforme o status do agendamento), taxa de handoff para humano, cota de mensagens usada e a receita por mensagem.

Abaixo, a tabela "Por que não virou agendamento" mostra os motivos das conversas do mês anterior que a Aura atendeu e não avançaram para um agendamento (preço, parou de responder, só tirou dúvida, agendou por fora, outro) — classificados automaticamente uma vez por mês.

Aviso de cliente esperando a equipe AURA IA

Quando a Aura transfere uma conversa para a equipe e ninguém responde em 10 minutos (padrão, ajustável em Configurações → Assistente IA), quem é dona ou administradora recebe uma notificação push com o nome da cliente e o trecho da mensagem. Se a espera chegar a 3 vezes esse tempo (30 minutos no padrão), a dona também recebe um WhatsApp.

Em Atendimento IA, a aba "Atenção" mostra o cronômetro "Esperando 12 min" em cada conversa parada e coloca quem espera há mais tempo no topo da lista. O tempo fica âmbar ao passar do limite e vermelho no segundo aviso.

A Aura reativa pacote parado AURA IA

Pacote ativo, com sessão sobrando e sem uso há 30 dias (padrão, ajustável em Configurações → Assistente IA) vira um convite automático: às 10h (fuso da clínica) a cliente recebe um WhatsApp lembrando das sessões que faltam e, logo depois, uma 2ª mensagem com até 2 dias e horários livres na agenda para ela só responder.

O convite sai uma vez por pacote e a contagem volta do zero a cada sessão usada. A Aura não envia se a cliente já tem horário marcado ou se pediu para não receber mensagens.

O que as clientes perguntam AURA IA

Toda segunda-feira, o painel Relatórios → "Quanto a Aura rendeu" ganha o resumo dos temas mais perguntados na semana anterior: cada tema com a contagem de mensagens, uma barra proporcional e o selo "Na base" ou "Sem resposta na base", conforme a base de conhecimento da Aura já responda ou não.

No tema sem resposta, abra "Adicionar à base de conhecimento": a pergunta e uma resposta sugerida vêm preenchidas, você edita o que quiser e salva direto na base de conhecimento da Aura (a mesma de Configurações → Recursos de IA), sem sair da tela.

A Aura responde em áudio AURA IA + add-on Áudio

Com o add-on de áudio ativo (que já transcreve os áudios que a cliente manda), a Aura passa a responder também por áudio quando a mensagem recebida foi um áudio: primeiro chega a voz, depois o mesmo texto (para histórico e acessibilidade). Respostas longas (mais de 600 caracteres) vão só em texto.

Como os dados dos clientes são protegidos

O EsteticFlow aplica criptografia em camadas nos dados sensíveis:

Consentimento LGPD na captação

Ao cadastrar um cliente pelo portal público ou formulário de captação, o sistema exige aceite do termo de uso e política de privacidade. O aceite é registrado com IP, timestamp e versão do termo — servindo como prova jurídica em caso de questionamento.

O opt-out de comunicações funciona via keyword: se o cliente responder SAIR, PARAR ou CANCELAR em qualquer mensagem WhatsApp, o sistema marca automaticamente o opt-out e para de enviar mensagens a ele.

Direitos do titular (LGPD art. 18)

Na ficha de cada cliente, a barra de ações (dono/admin) tem os dois botões dos direitos previstos na LGPD:

Audit log — registro de tudo que acontece

Em Auditoria, veja o histórico completo de ações: quem fez login, quem editou ou excluiu dados, mudanças de plano, uso de webhooks e ativações de API key. Cada registro tem usuário, IP, horário e ação realizada.

Use os filtros avançados para refinar a busca:

Autenticação em dois fatores (MFA)

Em Configurações → Segurança → Autenticação de dois fatores, ative o MFA TOTP para sua conta. Após o login com senha, o sistema pede um código de 6 dígitos do seu app autenticador (Google Authenticator, Authy etc.). Mesmo que sua senha vaze, a conta fica protegida.

Rate limiting no login

Após 5 tentativas de login malsucedidas, o IP é bloqueado temporariamente. Isso protege contra ataques de força bruta. Se você mesmo for bloqueado, aguarde alguns minutos ou entre em contato com o suporte.

Status de saúde da IA (Circuit Breaker)

Em Configurações → Atendimento IA, veja o status atual da IA em tempo real:

Aviso de cookies (consentimento opt-in)

Todo visitante do site vê um aviso de cookies na primeira visita, com duas opções claras:

Os cookies de marketing seguem o modelo opt-in exigido pela LGPD: só carregam depois que o visitante clica em "Aceitar todos". A escolha fica salva no navegador e pode ser refeita limpando os dados do site. Os detalhes estão na Política de Privacidade (seção 10 — Cookies).

Permissões por cargo — profissional e visualização

Em Configurações → Equipe, o proprietário/administrador controla o que cada cargo (Profissional e Visualização) pode acessar através de 4 toggles. Eles valem de fato — o sistema bloqueia o acesso, não é só uma preferência de exibição:

Restringir procedimentos por profissional

Além dos 4 toggles de cargo acima, em Configurações → Equipe cada profissional individualmente pode ter os procedimentos que atende limitados. Na ficha dele, ative o toggle "Restringir procedimentos" e marque na lista quais procedimentos ele realiza.

Permissões individuais — sobrepor o cargo pessoa a pessoa Controle Total+

Os 4 toggles do passo anterior valem para o cargo inteiro (todo Profissional, toda Visualização). Quando uma pessoa específica precisa de uma exceção, abra Configurações → Equipe, encontre o membro na lista e clique em "Permissões desta pessoa" para expandir 4 seletores — um por permissão:

Exportar ou excluir dados de uma cliente (LGPD Art. 18)

Na ficha da cliente, a barra de ações (ao lado de "Mesclar duplicado" e "Arquivar") tem o botão "Exportar dados (LGPD)": baixa na hora um PDF com tudo que a clínica guarda sobre ela — dados cadastrais, histórico de atendimentos, pagamentos, respostas de anamnese, lista de fotos (sem a imagem em si), termos/consentimentos assinados e as últimas mensagens de WhatsApp trocadas.

Ao lado, o botão "Excluir dados (LGPD)" é diferente de "Arquivar": inicia o esquecimento definitivo (art. 18, VI) — pede pra digitar o nome exato da cliente, arquiva na hora e apaga/anonimiza os dados pessoais em 30 dias (o histórico financeiro é mantido de forma anônima, por obrigação fiscal). Pra cancelar dentro do prazo, restaure a cliente pela Lixeira — a solicitação é cancelada junto.

Instalar o app no celular (PWA)

O EsteticFlow é um PWA (Progressive Web App) — não precisa de App Store nem Play Store. Para instalar:

O ícone aparece na tela inicial como qualquer app nativo — abre em tela cheia, sem barra do navegador.

Ativar notificações push

Ao abrir o app após instalado, aceite a permissão de notificações. Em Configurações → Notificações, você escolhe quais eventos geram push:

Modo silencioso (quiet hours)

Em Configurações → Notificações → Horário silencioso, defina o intervalo em que você não quer receber push (ex.: 22h às 7h). Fora desse intervalo as notificações chegam normalmente.

Uso offline

O PWA armazena em cache as páginas principais. Se a internet cair, você ainda consegue visualizar a agenda do dia, fichas de clientes abertas e dados carregados previamente. Ações que precisam de servidor (criar agendamento, salvar dados) ficam bloqueadas até a conexão voltar.

Atalhos de teclado

No desktop, pressione G seguido de uma letra para navegar instantaneamente — útil durante atendimento sem tirar as mãos do teclado:

Pressione ? para abrir o painel de atalhos a qualquer momento. Os atalhos não funcionam quando um campo de texto está em foco.

O que é a identidade visual própria

Em Configurações → Identidade visual, a clínica escolhe um dos 8 temas de cores prontos (ou define uma cor personalizada) e envia o próprio logo. A partir daí, o app inteiro — menu, telas do sistema, agendamento online, orçamentos, anamnese, PDFs e o app instalado no celular (PWA) — fica com a marca da clínica.

Escolher tema ou cor personalizada

Em Configurações → Identidade visual, selecione um dos 8 temas prontos (Verde Spa, Rosé, Lilás, Dourado, Azul Sereno, Terracota, Grafite, Vinho) ou marque "Cor personalizada" e informe o hex da sua marca. O sistema ajusta automaticamente o contraste para manter a leitura confortável (padrão de acessibilidade AA).

Enviar o logo e salvar

Na mesma tela, faça o upload do logo (PNG) e clique em Salvar identidade. O logo passa a aparecer no menu, na tela de login do app e no ícone do app instalado no celular (PWA) — reinstale o atalho na tela inicial para o ícone novo aparecer, já que o celular guarda o ícone antigo em cache.

Onde a marca aparece — e onde não aparece

A identidade própria cobre o app logado, as páginas públicas da clínica (agendamento online, orçamento, anamnese, consentimento, captura de leads), os PDFs gerados (contratos, comissões, orçamentos) e o manifest do PWA. A landing page, o login, o painel admin e os e-mails transacionais continuam com a marca EsteticFlow — a personalização é da experiência que sua cliente usa, não da plataforma em si.

Plano e add-on

Incluído nos planos Controle Total e AURA IA. Nos demais planos, contrate como add-on avulso por R$ 39,90/mês direto na página Assinatura. Se o plano ou o add-on expira, o visual volta ao padrão EsteticFlow automaticamente — o tema e o logo ficam guardados para reativar depois, sem precisar configurar tudo de novo.

Restaurar o padrão EsteticFlow

Clique em "Restaurar padrão EsteticFlow" a qualquer momento para remover o tema, a cor personalizada e o logo enviado — o sistema volta ao visual original na hora.

Conectar seu domínio próprio

Com o white-label ativo, você pode usar um domínio que já é seu (ex.: clinicabella.com.br ou app.clinicabella.com.br) para o site público, o agendamento online, os links enviados por WhatsApp (anamnese, contrato, orçamento, confirmação) e até o login da equipe. Em Configurações → Identidade visual → Domínio próprio, digite o domínio e clique em Conectar domínio. O domínio em si é seu — você registra e paga no Registro.br (ou onde preferir); o EsteticFlow não vende domínio.

Apontar o DNS e verificar

Depois de conectar, a tela mostra os registros DNS que você precisa criar no painel do seu provedor de domínio: para domínio raiz, um registro A apontando para 76.76.21.21; para subdomínio (ex.: app.), um CNAME apontando para cname.vercel-dns.com. Crie o registro, aguarde a propagação (pode levar até 48h, geralmente minutos) e clique em Verificar agora. Quando verificar, o domínio fica com o selo Ativo e o certificado HTTPS é emitido automaticamente.

Limitações do domínio próprio

Três coisas continuam passando pelo domínio EsteticFlow: os e-mails de acesso (redefinir senha, convite de equipe) e a conexão do Google Agenda (exigência do Google) — os fluxos funcionam normalmente, só transitam pelo endereço padrão. E o app instalado no celular (PWA) é por endereço: quem instalou pelo domínio antigo precisa reinstalar pelo novo (e reativar as notificações). Se o white-label expirar, o domínio é desconectado automaticamente e os links voltam ao padrão.

O que é a Comunidade

A Comunidade é um fórum interno exclusivo para donos e gestores de clínicas que usam o EsteticFlow. Aqui você pode tirar dúvidas, compartilhar estratégias de marketing, trocar casos clínicos, aprender sobre gestão e muito mais — tudo dentro do próprio sistema, sem precisar sair para grupos externos.

Criar um tópico

Clique em Novo tópico, escreva seu título, selecione a categoria mais adequada e detalhe sua dúvida ou experiência. As categorias disponíveis são:

Responder e marcar solução

Qualquer membro pode responder a um tópico. Se você criou o tópico e uma resposta resolveu seu problema, clique em Marcar como solução — o tópico ganha o badge "Resolvido" e fica mais fácil de encontrar para outros usuários com a mesma dúvida.

Filtrar e buscar

Use os filtros no topo da Comunidade para navegar por categoria, status (todos, abertos, resolvidos, populares) ou buscar por palavra-chave. Tópicos fixados pela equipe EsteticFlow aparecem sempre no topo com destaque especial.

Ative Análise de fotos (Aura Vision) em Configurações → Assistente IA (consentimento para processar fotos por IA). Depois acesse Portfólio e clique na aba ✦ Análise IA.

Visualize todos os pares antes/depois autorizados para portfólio.

Clique em Analisar e escolha o tipo: Facial ou Corporal.

Aguarde a análise (5–15 segundos) e veja as métricas no slider interativo.

O insight da Aura sugere próximos passos clínicos baseados na evolução visual.

Cada clínica tem 200 análises/mês incluídas no add-on; análises extras custam R$ 0,49/unidade.

É necessário ativar o consentimento de IA em Configurações → Atendimento IA antes de usar.

Exclusivo para o plano AURA IA com add-on Aura Vision ativo.

Simulação facial com IA: na mesma tela do Portfólio, clique na aba Simulação. Diferente da Análise IA (que compara duas fotos já existentes), aqui a equipe escolhe uma foto "antes" da cliente e a IA GERA uma nova imagem simulando o resultado — útil para mostrar durante a consulta, antes da cliente decidir pelo procedimento.

Antes de gerar, a cliente precisa assinar o termo de consentimento específico de simulação (pedido na própria tela). A imagem gerada sempre sai com o aviso "Simulação gerada por IA — resultado real pode variar" carimbado nela — mesmo se for salva, impressa ou reenviada — e pode ser enviada à cliente por WhatsApp. 30 simulações/mês incluídas por clínica; excedente R$ 1,99/unidade. Nunca aparece no site público da clínica nem no Portal da Cliente.

Categorias de procedimentos

Em Configurações → Categorias, crie grupos de procedimentos com nome e cor personalizada (ex.: "Estética Facial" em azul, "Depilação" em rosa). As categorias aparecem no seletor de procedimento ao agendar e facilitam a navegação quando a clínica tem muitos procedimentos cadastrados.

Horário por profissional e intervalo entre atendimentos

Em Configurações → Agendamento → Horário por profissional, defina dias e horários de trabalho individualmente para cada membro da equipe — sem depender do horário geral da clínica. Na mesma tela, configure o intervalo automático (em minutos) que o sistema reserva entre um atendimento e o próximo para aquele profissional.

Precisa de folga diferente para um procedimento específico? No cadastro do procedimento (seção Avançado), o campo "Folga depois deste procedimento (min)" sobrepõe o intervalo padrão da clínica só para os agendamentos daquele procedimento — ex.: 30 min de limpeza de sala após um peeling. Vazio herda o padrão da clínica; 0 significa sem folga nenhuma, mesmo com padrão configurado.

Política de cancelamento e no-show

Em Configurações → Agendamento → Regras gerais, defina:

O sistema conta as faltas automaticamente. Você pode filtrar clientes no-show na listagem de clientes.

Motivos de cancelamento personalizados

Em Configurações → Agendamento → Motivos de cancelamento, adicione ou remova os motivos que aparecem ao cancelar um agendamento (ex.: "Viagem", "Doença", "Problema financeiro"). Isso permite gerar relatórios de cancelamento por motivo e identificar padrões.

Campos obrigatórios do cliente

Em Configurações → Clientes, marque quais campos são obrigatórios no cadastro: e-mail, data de nascimento, CEP, CPF, gênero e Instagram. O campo nome é sempre obrigatório. O sistema bloqueia o salvamento se um campo marcado estiver vazio.

Meta mensal de receita

Em Configurações → Clínica → Preferências regionais e metas, defina a meta de receita mensal em reais. Uma barra de progresso aparece no dashboard mostrando quanto % da meta já foi atingido no mês corrente.

Regras de WhatsApp (janela e frequência)

Em Configurações → Regras WA, configure:

Dashboard personalizável e notificações sonoras

Em Configurações → Dashboard, cada usuário escolhe quais widgets exibir na tela inicial (agendamentos do dia, receita, leads, no-shows, etc.). Na mesma tela, ative as notificações sonoras — o navegador emite um sinal quando chega um novo agendamento ou mensagem de WhatsApp.

Início de semana e sessão única

Em Configurações → Clínica, defina se a semana começa no domingo ou na segunda-feira — isso afeta a exibição da agenda semanal e dos gráficos de período. Em Configurações → Minha Conta, ative a sessão única para ser desconectado automaticamente de outros dispositivos ao fazer login — útil para clínicas que compartilham computador.

Sidebar personalizada

Em Configurações → Sidebar, cada usuário escolhe quais módulos aparecem no menu lateral. Marque os que usa com frequência e oculte os que não precisa no dia a dia. Dashboard, Agenda e Clientes são obrigatórios e não podem ser ocultados. As preferências são individuais — não afetam outros membros da equipe.

Modo CRM simplificado ou completo

Também em Configurações → Sidebar, na seção "Modo CRM", escolha entre Simplificado (mostra só o CRM principal — padrão, ideal para clínicas focadas em atendimento) e Completo (exibe também Fila Inteligente, Forecast, Segmentos, Automações, Origens e Upsell IA — para operações com pipeline de leads ativo).

Atalhos de Procedimento

Em Procedimentos, clique no ⭐ ao lado de um procedimento para favoritá-lo (máximo 8).

Em Novo Atendimento, os favoritos aparecem como chips acima do formulário.

Clique em um chip para pré-preencher o procedimento e o valor sugerido.

Sinal Pix só de quem já faltou AURA IA

Em Configurações → Agendamento, ative "Cobrar sinal só de quem já faltou". Com o sinal Pix do agendamento online ativo, esse toggle faz a cobrança do sinal ser seletiva: clientes sem falta agendam online sem sinal; quem já faltou (nos últimos 6 meses, atingindo o limiar de no-show configurado) paga o sinal normalmente.

Salas e equipamentos Crescimento+

Em Configurações → Operacional → Salas, cadastre as salas da clínica (ex.: "Sala 1", "Sala Laser"). Renomeie ou desative uma sala a qualquer momento — desativar não apaga o histórico: agendamentos antigos continuam mostrando aquela sala normalmente.

No cadastro do procedimento (seção Avançado), marque em "Salas exigidas" quais salas têm o equipamento/estrutura necessária. Nenhuma marcada = o procedimento aceita qualquer sala ativa. Se um agendamento combina mais de um procedimento, só entram as salas que atendem a todos ao mesmo tempo.

Ao criar ou editar um agendamento na agenda da equipe, o campo "Sala" aceita "Automática" (o sistema escolhe uma sala elegível livre) ou uma sala específica. Se não sobrar nenhuma sala livre no horário, ou se os procedimentos escolhidos não tiverem sala em comum, o sistema avisa na hora de salvar. No agendamento online, na Aura e nos protocolos 1-clique a escolha é sempre automática — um horário sem sala livre simplesmente não é oferecido.

Na agenda, use o filtro "Sala" para ver só os atendimentos de uma sala, e o badge "Sala X" nos cards (Kanban, Hoje e linha do tempo do dia) mostra onde cada atendimento acontece.

Chat interno da equipe Crescimento+

O ícone de balão ao lado do sino de notificações (ou /chat) abre um chat de texto só entre as pessoas da sua clínica — não tem nada a ver com o WhatsApp que fala com a cliente. O canal "Equipe" já existe e reúne todo mundo; você (dona ou administradora) cria canais escolhendo quem participa; e qualquer pessoa pode abrir uma mensagem direta com um colega.

Página de status: está tudo no ar?

Em esteticflow.com.br/status (link no rodapé do site) você vê se o EsteticFlow está no ar: um monitor abre o sistema de fora a cada 15 minutos e verifica o aplicativo, o login, o domínio e a página de agendamento online. A página mostra "Tudo no ar", "Instabilidade detectada" ou "Sem verificação recente", a hora da última checagem e quantas rotinas internas (lembretes, cobranças, relatórios) estão em dia.

Acessar os templates de contrato

Vá em Configurações → Contratos. Lá você encontra os templates pré-definidos do sistema (Termo de Serviço, Autorização de Imagem, Pacote de Sessões) e pode criar templates personalizados para a sua clínica.

Criar ou editar um template personalizado

Clique em Novo template, escreva o texto do contrato e use variáveis dinâmicas (clique no botão da variável para inseri-la) para que o sistema preencha automaticamente ao gerar:

Gerar um contrato a partir da ficha do cliente

Abra a ficha do cliente, clique na aba Contratos e depois em Novo contrato. Selecione o template desejado e, se quiser, informe CPF, procedimento, valor, número de sessões e validade — os dados da cliente são preenchidos automaticamente nas variáveis. Clique em Revisar texto antes de gerar para ver o contrato pronto e completar o que faltar (telefone, e-mail, datas) só neste contrato, sem alterar o template; depois, Gerar contrato.

Visualizar e assinar in-app (tela sensível ao toque)

No card do contrato, o botão Visualizar mostra o texto completo do documento na própria ficha — antes ou depois de assinar. Para colher a assinatura, clique em Assinar agora: o contrato aparece na tela junto com o quadro de assinatura e o cliente assina diretamente com o dedo ou caneta no tablet/celular. A assinatura é registrada com timestamp e IP. Se a cliente assinou o contrato impresso na clínica, clique em Assinado no papel: o contrato vira assinado (o PDF sai com essa nota) e os lembretes de assinatura digital param.

Enviar link de assinatura por WhatsApp

Se o cliente não está presencialmente, clique em Enviar por WhatsApp. O cliente recebe um link seguro no celular, abre no navegador e assina digitalmente. Você é notificado em tempo real quando a assinatura for concluída.

Download do contrato assinado em PDF

Após a assinatura, o contrato fica disponível na aba Contratos da ficha do cliente com status Assinado. Clique em Baixar PDF para obter o arquivo com a assinatura, timestamp, IP e metadados de autenticidade — válido como prova jurídica.

Assinatura do profissional

Após a cliente assinar, o profissional responsável pode confirmar ciência no mesmo documento. Na tela de assinatura do atendimento, clique em Confirmar ciência — o sistema registra o nome do profissional e o horário da confirmação. O PDF fica com dois assinantes: cliente e profissional.

Criar sua organização (rede)

Vá em Configurações → Rede. Clique em Criar organização, informe o nome da rede e confirme. O sistema migra automaticamente o billing da sua clínica atual para o nível da organização e define essa clínica como a Matriz.

Adicionar novas unidades

Em Configurações → Rede, clique em Adicionar unidade. Informe o nome da nova unidade — ela será criada como uma clínica independente dentro da sua organização. O plano Multi comporta até 3 unidades; o Enterprise não tem limite.

Alternar entre unidades

O switcher de unidade aparece no topo do menu lateral quando você tem mais de uma unidade. Clique nele e selecione a unidade desejada — o contexto de agenda, clientes, estoque e financeiro muda instantaneamente. Sua seleção fica salva por 90 dias.

Billing centralizado

A assinatura Multi é cobrada uma única vez no Asaas e cobre todas as unidades da rede. Não é necessário ter planos separados por unidade. Gerencie o pagamento normalmente em Assinatura (item próprio do menu lateral).

Comparativo de unidades

Em Configurações → Rede → Comparativo de unidades, a dona da rede vê todas as unidades lado a lado no período escolhido: receita, atendimentos e ticket médio, com a linha de total no rodapé e o botão Exportar CSV. Os números seguem a mesma semântica do Dashboard de cada unidade (competência).

Acessar as configurações de anamnese

Vá em Configurações → Operacional e desça até a seção Anamnese. É aqui que você gerencia todas as perguntas que serão enviadas aos seus clientes.

Adicionar suas próprias perguntas

Clique em + Nova pergunta, escolha o tipo de resposta e escreva o texto da pergunta:

Organizar a ordem das perguntas

Use as setas ▲ ▼ ao lado de cada pergunta para reordenar conforme a lógica que preferir. Depois clique em Salvar ordem para confirmar. O cliente verá as perguntas exatamente nessa sequência.

Enviar a ficha para um cliente

Abra a ficha do cliente em Clientes → [nome do cliente] e clique na aba Anamnese. Clique em Enviar link de anamnese — o sistema gera um link seguro e único para aquele cliente e envia automaticamente pelo WhatsApp (se conectado) ou exibe o link para você copiar e enviar.

Como o cliente responde

O cliente abre o link no celular (sem precisar instalar nada). Confirma o nome completo para validar a identidade e responde as perguntas. Ao finalizar, clica em Enviar anamnese — as respostas chegam automaticamente na ficha dele no sistema.

Ver e editar as respostas

Após o preenchimento, as respostas ficam salvas na aba Anamnese da ficha do cliente. Você pode editar qualquer resposta diretamente pelo sistema em caso de atualização clínica — por exemplo, ao iniciar novo tratamento ou quando o cliente informa mudança de medicamento.

Usar modelo pronto por especialidade

Em Configurações → Operacional → Anamnese, clique em Usar modelo pronto. Escolha a especialidade que melhor descreve o seu serviço — Geral, Podologia, Estética facial, Estética corporal, Capilar / Tricologia ou Depilação. As perguntas do modelo serão adicionadas ao final da sua ficha atual, sem apagar o que você já tem. Revise e remova as que não se aplicam.

Pergunta só do profissional

Ao criar ou editar uma pergunta, marque a opção Só do profissional. Essa pergunta não aparece no link enviado ao cliente — ela fica visível apenas para a equipe na aba Anamnese da ficha. Use para avaliações técnicas internas, como biotipo, tônus muscular ou observações de conduta que o paciente não precisa ver.

Red flags — alertas de risco e contraindicações

Ao criar ou editar uma pergunta em Configurações → Operacional → Anamnese, use o campo "Marcar como risco" para vincular a pergunta a uma tag de risco: Gestante/Lactante, Roacutan, Diabetes, Cardíaco, Coagulação, Autoimune ou Alergia severa. Quando a cliente responde "Sim" a uma pergunta marcada, a tag vira uma flag vermelha no topo da ficha dela.

Nos procedimentos, abra a seção Avançado do formulário e marque as Contraindicações — as tags de risco incompatíveis com aquele procedimento. Ao agendar (pela equipe, pelo Quick Book ou pela Aura) uma cliente com flag contraindicada, o sistema mostra um alerta vermelho no agendamento e envia uma notificação push para a equipe.

Montar um orçamento

Acesse Orçamentos → Novo orçamento. Escolha o cliente (não achou? clique em Cadastrar novo cliente ao lado do campo — você volta pra cá com ele já selecionado) e adicione itens — procedimentos avulsos ou pacotes de sessões — com quantidade e valor unitário. Use o campo Observações para condições de pagamento, prazos ou qualquer outra informação — ele aparece no PDF e na página que o cliente vê. Aplique um desconto (opcional) e defina a validade. Clique em Salvar para gravar como rascunho.

Enviar para o cliente

Na ficha do orçamento, clique em Enviar. O sistema gera um link único e envia por WhatsApp para o cliente automaticamente. O orçamento muda de status Rascunho → Enviado, e para Visto assim que o cliente abre o link. A qualquer momento (mesmo antes do aceite) você pode clicar em Baixar PDF ou Enviar PDF por WhatsApp pra mandar o documento direto, sem depender do link.

Aceite online com assinatura

O cliente abre o link (sem precisar de login), revisa os itens e valores e assina diretamente na tela com o dedo ou mouse — ou recusa, se preferir. Ao assinar, o orçamento muda para Aceito, um PDF é gerado automaticamente e a equipe recebe notificação push e WhatsApp.

Gerar o pacote a partir do orçamento aceito

Se o orçamento tiver itens de pacote, a ficha do orçamento Aceito mostra o botão Gerar pacote. Clique para criar automaticamente o(s) pacote(s) de sessões na ficha do cliente, já com o valor pago rateado proporcionalmente ao desconto do orçamento. A ação é segura para clicar mais de uma vez — não duplica o pacote.

Lembrete automático

Um orçamento Enviado ou Visto há 3 dias sem resposta recebe automaticamente uma única mensagem com o link de novo: o cron roda todo dia às 13h (UTC).

Ligar o link e pegar o QR Code

Acesse Configurações → Agendamento, card Agendamento online: marque "Aceitar agendamentos pelo link público", escolha um endereço amigável (ex.: minha-clinica) e salve. O link (esteticflow.com.br/agendar/…) fica no próprio card, com visitas e agendamentos dos últimos 30 dias. Esse é o único interruptor do link — enquanto estiver desligado, quem abrir vê só um aviso para falar com a clínica, e o Dashboard mostra a pendência "Visitas ao link de agendamento, que está desligado". O QR Code para recepção continua em Configurações → Presença Online.

O que a cliente vê

A página mostra os procedimentos ativos da clínica como checkboxes — a cliente pode marcar até 3 procedimentos para o mesmo horário, e o resumo soma preço e duração automaticamente. Depois ela escolhe o profissional (ou deixa em "Qualquer profissional disponível") e vê apenas os horários realmente livres — o sistema respeita o horário de funcionamento, os bloqueios de agenda (inclusive os recorrentes) e o intervalo entre atendimentos automaticamente.

O que acontece ao concluir

O agendamento entra na agenda da equipe na hora, a cliente recebe a confirmação por WhatsApp, e os documentos exigidos pelo procedimento — anamnese, contrato ou termo de consentimento — são enviados automaticamente, sem nenhuma ação manual.

Sinal Pix para reduzir faltas (opcional)

Em Configurações → Cobrança, no card Cobrança no booking, ative "Cobrar sinal no agendamento online" e defina o valor do sinal. Se preferir cobrar só de quem tem histórico de falta, ative também "Cobrar sinal só de quem já faltou" em Configurações → Agendamento (exclusivo do plano AURA IA): clientes sem falta agendam sem sinal; quem já faltou paga o sinal configurado.

Remarcar ou cancelar sem ligar para a clínica

Ao concluir o agendamento, a cliente recebe um link de gerenciamento exclusivo. Por ele, ela mesma remarca ou cancela o horário — e a agenda da equipe é atualizada na hora.

Cupons Profissional+

Em Configurações → Agendamento → "Cupons do agendamento online", crie um código com desconto em % ou R$, validade, limite de usos e os procedimentos elegíveis. A cliente digita o código em "Tem cupom?" na página de agendamento: o desconto entra no valor previsto e aparece na tela do atendimento como "Cupom CÓDIGO".

Link e QR só da profissional Crescimento+

Na ficha de cada profissional em Configurações → Equipe, o card "Link de agendamento" traz um link exclusivo dela (com copiar e QR Code). Quem entra por esse link já vê a profissional pré-selecionada e só os procedimentos que ela atende. Ideal para colar na bio pessoal da esteticista no Instagram.

Lista de espera direto na página

Quando o dia escolhido não tem horário livre, a cliente vê o botão "Me avise se abrir horário": informa nome e WhatsApp e entra na lista de espera daquele dia (e profissional, se escolheu). Se alguém cancelar, o sistema avisa quem está na lista por WhatsApp — a mesma lista que a equipe vê em Agenda → Lista de espera.

"Melhor horário" ✨

Entre os horários livres, até 3 aparecem com ✨: são os que encostam em outro atendimento (começam quando o anterior termina, ou terminam quando o próximo começa) ou nas bordas do expediente — escolhendo um deles, a agenda fecha sem buraco. A cliente continua livre para escolher qualquer horário. Desligável em Configurações → Agendamento → "Destacar melhor horário".

Nota do profissional Crescimento+

Ligue "Mostrar a nota de cada profissional" em Configurações → Agendamento e o seletor de profissional do agendamento online passa a mostrar "★ 4,9 · 23 avaliações" ao lado do nome. A média junta as avaliações de atendimento e as respostas de NPS dos últimos 12 meses, convertidas para a escala de 5 — e só aparece a partir de 5 respostas, para não expor uma nota baseada em uma opinião só. Atualiza a cada hora.

Reatribuição dinâmica de profissional AURA IA

Desligado por padrão. Quando ligado em Configurações → Agendamento: se uma cliente pede uma profissional específica num horário ocupado apenas por um agendamento feito com "qualquer profissional" (auto-atribuído), o sistema move esse agendamento para outra profissional livre e elegível (mesmos procedimentos, mesma sala) e encaixa quem pediu. Só mexe em agendamentos auto-atribuídos, ainda sem check-in, e a cliente movida não recebe aviso — ela não tinha escolhido profissional. Vale para o agendamento online (a Aura ainda não agenda por profissional, então não participa).

Rastreamento dos seus próprios anúncios (Meta Pixel e Google Ads)

Roda anúncio no Instagram, Facebook ou Google e quer saber quantos agendamentos vieram de lá? Em Configurações → Presença Online, card "Rastreamento de anúncios", cole o seu Meta Pixel ID e/ou o ID de conversão do Google Ads (o valor de "send_to" que o Google Ads te dá). A partir daí, toda vez que uma cliente termina de agendar pelo seu link online, o evento de conversão é enviado para a sua própria conta de anúncios.

Ligar a recuperação automática

Com o WhatsApp conectado, acesse Configurações → Assistente IA → Recuperação automática. Ligue o toggle, escolha o modo, marque os gatilhos que quer ativos e, se precisar, ajuste o limite diário e a janela de horário. O botão Pausar até amanhã segura tudo por um dia.

Quem vira lead (gatilhos)

Nesta primeira onda: conversou com a Aura e não agendou (24 h depois), pediu preço e sumiu (6 h depois) e faltou ou cancelou sem remarcar (2 h após cancelar, 24 h após faltar). Quem já tem agendamento futuro, pediu para não receber mensagens ou foi trabalhada há menos de 30 dias não entra.

Como a Aura conduz a conversa

Até 3 toques por lead, escritos na hora com o contexto real (procedimento, valor cotado, horário perdido) e usando seus Roteiros de venda e o Perfil de Voz. Todo toque termina com uma pergunta ou convite. A Aura nunca inventa desconto nem urgência. Qualquer resposta da pessoa interrompe a cadência e a conversa volta ao atendimento normal (que já agenda); "não quero" ou "para" encerra na hora.

Travas anti-spam (já vêm ligadas)

Mensagens espalhadas ao longo do dia (nunca em lote), no máximo 4 por hora, limite diário (padrão 30; número novo começa em 5 e sobe aos poucos), só em horário comercial e sem domingo, nunca duas mensagens iguais, respeita opt-out e blacklist, e pausa sozinha se 3 pessoas pedirem para parar no mesmo dia.

Vetar as mensagens do dia pelo WhatsApp

No modo Automático com veto (padrão), às 8h você recebe no WhatsApp da própria clínica o resumo do dia — "1. Maria — cancelou ontem — remarcar · 10:20 …". Até as 9h, responda pula 2, pula 1 3, pula tudo, pausa a recuperação ou retoma a recuperação. Silêncio = envia. No modo Automático total não há resumo; o modo Sugerir chega em breve.

Acompanhar no painel e no Dashboard

Em CRM → Recuperação: KPIs (leads criados, em cadência, agendaram + taxa, R$ recuperados, encerrados por motivo), tabela por lead com gatilho, estágio, toques e próximo toque, e as ações Pausar, Encerrar e Retomar. Um banner avisa quando a recuperação está pausada. No Dashboard, o card "AURA Recovery recuperou R$ X este mês" resume o resultado.

Instagram Direct e Meta Lead Ads (disponível gradualmente)

Em Configurações → Integrações você conecta o Instagram Direct — a Aura responde as DMs e leva a conversa para o WhatsApp — e o Meta Lead Ads, que faz os leads dos seus anúncios caírem no CRM em tempo real. As duas conexões dependem de aprovação da Meta para contas fora do teste, por isso estão sendo liberadas aos poucos.

Escrever e aprovar um POP

Em Configurações → Operacional → POPs, crie um POP com título e o passo a passo do procedimento. Ele nasce como rascunho; clique em Aprovar quando o texto estiver pronto. Editar um POP aprovado volta o status para rascunho automaticamente — aprove de novo depois de revisar, assim "aprovado" sempre corresponde ao texto atual.

Cadastrar os ambientes de limpeza

Em Configurações → Operacional → Limpeza, cadastre os ambientes que precisam de limpeza registrada (recepção, salas, banheiro etc.). Desativar um ambiente não apaga o histórico — ele só sai do checklist diário.

Marcar a limpeza do dia

Qualquer pessoa da equipe pode marcar um ambiente como Realizado no checklist do dia. Esqueceu de marcar ontem? Troque a data no seletor — o limite é hoje, sem datas futuras.

Consultar o histórico

A mesma tela mostra os últimos 30 dias de limpeza registrada, por data e ambiente — a evidência pronta para mostrar num fiscal. Disponível em todos os planos; só o dono ou administrador cadastra ambientes e gerencia POPs.