Guia completo do EsteticFlow

Crie sua conta

Acesse esteticflow.com.br/cadastro, preencha nome, e-mail e senha. Você tem 7 dias grátis sem precisar de cartão.

Configure os dados da clínica

Vá em Configurações → Clínica e preencha: nome, endereço, telefone, fuso horário e moeda padrão (BRL, USD ou EUR).

Na mesma página, em Dados fiscais (para nota fiscal), informe o CNPJ ou CPF e o endereço completo. Basta digitar o CEP que o logradouro, bairro, cidade, UF e código IBGE são preenchidos automaticamente. Esses dados são usados para a emissão da nota fiscal da sua assinatura.

Defina os horários de funcionamento

Em Configurações → Horários, marque quais dias a clínica abre e os horários de início e encerramento de cada dia.

Cadastre os procedimentos

Em Procedimentos → Novo, adicione cada serviço que a clínica oferece: nome, categoria, duração e valor sugerido. Para procedimentos com cobrança variável (ex.: botox, preenchimento), ative Preço variável por atendimento — o valor ficará em branco no agendamento para ser preenchido na hora conforme o material utilizado.

Cadastre os profissionais

Em Configurações → Profissionais, adicione cada membro da equipe com nome e cor de identificação. Cada profissional pode ter acesso ao sistema com login próprio.

Conecte o WhatsApp

Em Configurações → WhatsApp, clique em "Conectar" e escaneie o QR Code com o WhatsApp do número da clínica. Pronto — confirmações e lembretes passam a ser enviados automaticamente.

Alterar e-mail ou senha de acesso

Acesse Configurações → Minha conta. Lá você encontra dois recursos:

Siga o Tutorial interativo

Acesse Tutorial no menu (ou /tutorial) para uma trilha guiada passo a passo por todo o sistema, filtrada pelo seu plano — com capítulos em sequência e progresso salvo, para retomar de onde parou.

Criar um agendamento individual

Clique em "Inserir horário" no canto superior da agenda, ou no botão + no celular. Preencha:

Visualizações disponíveis

Visão Equipe — grade de todos os profissionais

Na aba "Equipe", você vê todos os profissionais lado a lado em uma grade horária. Cada coluna é um profissional, cada linha é 30 minutos.

Quick Book — agendar diretamente da grade

Nas visões Dia, Semana e Equipe, clique (ou toque, no celular) em qualquer horário vazio da grade. Um modal abre com data, horário e profissional já preenchidos. Você só precisa selecionar o cliente e o procedimento.

Agendamento recorrente e cliente fixo

No formulário de novo agendamento, a seção "Repetir agendamento" tem duas opções: Recorrência com sessões definidas — escolha a frequência (semanal, quinzenal ou mensal) e a quantidade de sessões; ou Cliente fixo — ative o toggle no canto superior direito da seção quando a cliente tem horário cativo sem data de encerramento prevista (ex: toda terça às 14h, toda semana). O sistema gera 52 semanas à frente e renova automaticamente. Ao excluir qualquer agendamento da série, um painel pergunta: "Só este agendamento" ou "Este e todos os próximos" — ideal para quando a cliente cancela apenas uma semana ou encerra o horário fixo.

Sincronizar com Google Agenda

Em Configurações → Google Agenda, conecte sua conta Google em dois cliques. A partir daí, todo agendamento criado no EsteticFlow vai automaticamente para o Google — e alterações feitas lá voltam para o sistema.

Lista de espera

Acesse Agenda → Lista de espera e clique em "+ Adicionar à lista" para registrar clientes aguardando uma vaga. Informe o cliente, procedimento desejado, profissional preferido e data ideal.

Quando um agendamento é cancelado, o sistema notifica automaticamente por WhatsApp os clientes da fila compatíveis com a vaga (por ordem de prioridade). A cliente responde SIM para ficar com o horário — a oferta vale por 30 minutos, e quem confirmar primeiro leva a vaga. Você também pode oferecer uma vaga manualmente: clique em Notificar na entrada da lista para enviar o WhatsApp na hora.

Bloquear horário

Na agenda, clique em "Bloquear horário" (ícone de proibido na barra de ferramentas). Defina data, hora de início, hora de fim, profissional (opcional) e motivo. O período aparece como um card vermelho "Horário bloqueado" em todas as visualizações da agenda (Hoje, Semana, Dia por profissional e Mês) e impede agendamentos no horário.

Projeção de receita

No topo da agenda (visível para admins) aparece automaticamente a faixa de Projeção de receita com os valores esperados de hoje, desta semana e deste mês — calculados a partir dos agendamentos com status Agendado, Confirmado ou Em atendimento.

Controle de ponto

Acesse Agenda → Controle de Ponto. Profissionais clicam em "Registrar entrada" ao chegar e "Registrar saída" ao sair. Admins veem o relatório de horas por profissional dos últimos 30 dias e o resumo semanal em barra de progresso.

Check-in por QR Code

Na tela de detalhe de qualquer agendamento, clique no ícone de QR Code para exibir o código do cliente. Na recepção, o cliente lê o QR com o celular e confirma a chegada. O sistema atualiza o status para "Chegou" e envia uma notificação push para a equipe da clínica em tempo real — sem precisar de papel nem tablet.

Taxa de ocupação

Acesse Relatórios → Taxa de Ocupação. Escolha o período e visualize: taxa geral de ocupação (%), slots disponíveis vs ocupados, breakdown por profissional e mapa de calor por hora e dia da semana. Use o heatmap para identificar horários ociosos e redirecionar campanhas de agendamento.

Datas especiais — feriados e exceções de horário

Acesse Configurações → Operacional → Datas Especiais. Clique em "+ Nova data especial" e informe:

Check-in em 1 toque

No Kanban da agenda, cada card exibe o botão "Chegou ✓" diretamente visível — sem precisar abrir o agendamento. Clique nele para marcar a cliente como em atendimento imediatamente. O status muda para "Em atendimento" e a equipe recebe notificação push em tempo real.

Pagamento rápido na agenda

No card do agendamento, clique em "Cobrar" para abrir o modal de pagamento sem sair da agenda. Escolha o método de pagamento (Pix, cartão, dinheiro, transferência ou combinado), confirme o valor e finalize — o atendimento é registrado como pago e o estoque de insumos é baixado automaticamente.

Painel Hoje

Acesse "Hoje" na sidebar para ver todos os agendamentos do dia com resumo de receita prevista.

Clique em "Chegou ✓" para marcar a cliente como em atendimento com 1 toque.

Clique em "Cobrar" para registrar o pagamento sem sair da tela.

Confirmação de agendamento via WhatsApp

Quem confirma é a própria cliente, respondendo no WhatsApp. O sistema envia o pedido de confirmação e, quando ela responde CONFIRMO ou SIM, o agendamento vira Confirmado automaticamente — você não precisa fazer nada.

Acompanhe o status na própria Agenda: cada agendamento mostra um selo — ✓ Confirmado (verde) quando a cliente respondeu, ou Aguardando quando a mensagem foi enviada e ela ainda não respondeu.

Produtos previstos no agendamento

No agendamento existe a seção "Produtos previstos", onde você pré-lista os produtos que a cliente pretende comprar (por exemplo, um item que ela pediu para reservar). Isso é só um planejamento — não baixa estoque na hora nem registra venda.

Quando a cliente chega e o atendimento começa, na Comanda aparece o box "Previstos no agendamento". Clique em Confirmar (item a item ou em "Confirmar todos") para adicionar o produto de verdade — é só aí que o estoque é baixado.

Repetir agendamento

Na ficha de qualquer agendamento, clique no botão 🔁 Repetir. O formulário abre com a mesma cliente, procedimento e profissional, com a data sugerida 7 dias depois — ajuste a data se quiser e salve. Ideal para clientes que mantêm o ritmo semanal sem horário fixo.

Preenchimento inteligente e filtros lembrados

O formulário de agendamento trabalha por você:

Finalizar o atendimento libera o retorno da cliente

O que registra a visita e inicia o "relógio" de retorno da cliente é finalizar o atendimento (fechar a comanda do agendamento). Enquanto um atendimento passado fica em aberto, ele não conta como visita realizada — e a mensagem "Pronto para retorno" não é disparada para aquela cliente.

Marcar falta (no-show real)

Quando a cliente não veio e não avisou, abra o agendamento passado (que ainda não foi finalizado) e clique em "Marcar falta". O status vira "Faltou" (selo vermelho) — a falta não conta como concluída nem gera receita. Errou? Clique em "Desfazer falta" para voltar o agendamento para "Agendado".

Ocultar valores (privacidade)

No cabeçalho da agenda (visões Mês e Dia/Kanban) toque em "Ocultar valores" (ícone de olho) para esconder todos os valores em R$ da tela — o "Valor previsto", o total do dia e o valor de cada agendamento viram "R$ ••••". Ideal quando o tablet está à vista da cliente. Fica lembrado no aparelho até você tocar em "Mostrar valores".

Agradecer no WhatsApp e lembrar retorno ao finalizar

Ao finalizar um atendimento, a tela de sucesso ganhou dois atalhos além do "Agendar retorno":

Escala da equipe — grade mensal Crescimento+

Acesse Agenda → Escala para ver o mês inteiro da equipe numa grade: um profissional por linha, um dia por coluna. Cada célula mostra se o profissional trabalha (com o horário do expediente), está de folga ou tem bloqueio/férias naquele dia — incluindo bloqueios parciais (ex.: só a tarde).

Cadastrar um cliente

Em Clientes → Novo cliente, preencha nome, telefone, WhatsApp e data de nascimento. O WhatsApp é o campo mais importante — é por onde o sistema envia confirmações e lembretes automaticamente.

Importar lista de clientes

Em Clientes → Importar CSV, faça o upload de uma planilha com as colunas: nome, telefone, e-mail e data de nascimento. O sistema faz a importação em massa automaticamente.

O que tem na ficha do cliente

Assinatura digital de sessão

Abra um agendamento e clique em "Registrar assinatura". O cliente assina na tela do celular ou tablet. O sistema gera um PDF e armazena com segurança na ficha, com IP e horário registrados.

Unificar clientes duplicados (Merge)

Na ficha do cliente, clique em "Unificar cliente" (ícone de merge na barra de ações). Busque o cadastro duplicado, confirme a operação e o sistema move automaticamente todos os agendamentos, atendimentos, pacotes e tags para o cadastro de destino — o cadastro de origem é arquivado.

Prontuário clínico

Na ficha do cliente, abra a aba Prontuário. Preencha os campos clínicos e clique em Salvar registro:

Cada registro fica datado no histórico — clique em Histórico do prontuário para ver todas as entradas anteriores em ordem cronológica.

Arquivar e restaurar clientes

Na ficha do cliente, clique em Arquivar para tirá-lo da lista ativa sem perder o histórico. Clientes arquivados vão para a Lixeira em Clientes → Lixeira (/clientes/lixeira), de onde podem ser restaurados a qualquer momento.

Indique uma amiga Profissional+

Na ficha da cliente há o card "Indique uma amiga": ele gera um link de indicação exclusivo daquela cliente para o seu agendamento online. A cliente compartilha o link com as amigas; quando uma amiga indicada agenda por ele e conclui o primeiro atendimento, a indicadora ganha pontos do programa de fidelidade automaticamente — creditados uma única vez por amiga.

A quantidade de pontos é configurável em Fidelidade → Pontos por indicação (padrão: 100 pontos; defina 0 para desativar o programa — o card some da ficha).

Criar um pacote de sessões

Em Procedimentos → Pacotes, crie um pacote com nome, quantidade de sessões, validade e valor total. Ex: "Pacote 10 limpezas — R$ 800,00 — validade 12 meses".

Vender um pacote para um cliente

Na ficha do cliente, seção "Pacotes", clique em "Comprar pacote", escolha o pacote e a data. O saldo aparece imediatamente na ficha. Cada vez que o cliente for atendido, o sistema desconta uma sessão.

Pacotes por área do corpo (laser e depilação) Profissional+

Ao criar o template do pacote em Procedimentos → Pacotes, use a seção "Áreas do corpo (opcional)" para listar cada área com sua própria contagem de sessões — por exemplo Axila 6, Buço 4, Virilha 8. O total de sessões do pacote passa a ser a soma das áreas.

Na venda, cada área vira um saldo separado. Ao usar uma sessão, você escolhe a área e só o saldo daquela área é debitado. Na ficha da cliente o saldo aparece por área (ex.: "Axila 3/6 · Buço 2/4").

Criar um plano de assinatura mensal

Em Procedimentos → Planos Controle Total+, crie um template com: nome, duração total (em meses), sessões por mês, preço e quais procedimentos estão incluídos.

Contratar um plano para um cliente

Na ficha do cliente, seção "Planos de assinatura", clique em "Contratar plano", escolha o template e a data de início. O sistema calcula o vencimento automaticamente. Se o plano for de valor total antecipado, informe também "Como foi pago?" (Pix/dinheiro/cartão) — o valor entra no caixa do dia; ou deixe "Registrar depois" e use o botão "Registrar pagamento" no card do plano quando receber.

Como o desconto automático funciona

Ao criar um agendamento para um cliente com plano ativo, o sistema verifica automaticamente se o procedimento está coberto e desconta uma sessão do saldo mensal — sem nenhuma ação manual.

Notificação automática de vencimento

O sistema envia uma mensagem automática pelo WhatsApp do cliente X dias antes do vencimento (conforme configurado no template). A mensagem informa quantos dias restam e o nome do plano.

Cobrança = Mensalidade, com lembrete PIX automático Controle Total+

Ao criar o plano em Procedimentos → Planos, escolha Cobrança: Mensalidade e defina em "Avisar X dias antes" quantos dias antes do vencimento o lembrete deve sair. O sistema gera uma cobrança por mês para cada cliente assinante, com vencimento contado a partir da data de início dela.

3 dias antes (ou o prazo configurado), o sistema manda automaticamente pelo WhatsApp da cliente o código PIX copia-e-cola pronto para pagar, acompanhado do QR Code do PIX em imagem — usando a mesma chave PIX já cadastrada em Configurações → Comunicação (a mesma da régua de cobrança de saldo devedor). Não existe uma configuração de PIX separada para os planos.

O pagamento é conferido manualmente: na ficha do cliente, seção "Planos de assinatura", marque a cobrança do mês como "Pago" (ou desfaça, se marcou errado). Cobranças vencidas e não pagas viram "Em atraso" automaticamente.

Forma de pagamento no caixa + devolução de sessão

Ao vender um pacote (ficha da cliente → aba Pacotes) ou dar baixa numa mensalidade de plano, escolha a forma de pagamento (Dinheiro/Pix/cartão) — assim o valor entra no caixa do dia (se houver caixa aberto). No pacote há a opção "Não lançar no caixa".

As sessões do plano descontam sozinhas ao agendar o procedimento incluído (não é preciso dar baixa manual). Se o agendamento for cancelado ou marcado como falta, a sessão volta para o saldo do mês automaticamente — a cliente não perde a sessão. (Já o pacote tem baixa manual: botão "Usar sessão" na comanda ou na ficha.)

Protocolos 1-clique — agendar todas as sessões restantes Profissional+

Na ficha da cliente, no card do pacote ativo, clique em "Agendar sessões restantes". Escolha o procedimento (pré-selecionado quando o pacote tem um só), a profissional, a data/hora da 1ª sessão, a frequência (semanal ou quinzenal) e a quantidade (por padrão, todas as sessões restantes).

Clique em "Ver disponibilidade": o sistema confere cada data contra a agenda (horários ocupados, bloqueios e intervalos entre atendimentos) e mostra o que está livre e o que tem conflito — nada é gravado nessa prévia. Ao confirmar, só as datas livres viram agendamentos; as conflitadas ficam listadas para remarcar manualmente.

Criar uma aula em grupo

Em Agenda → Inserir horário (ou pelo Quick Book na Visão Equipe), ative o toggle "Aula em grupo". Defina a capacidade máxima (ex: 8 alunos) e adicione os participantes.

Como aparece na Visão Equipe

A aula aparece como um único card na coluna do profissional, com um badge mostrando vagas ocupadas / capacidade total.

Cobrar os participantes

Abra o agendamento e vá na seção "Participantes". Para cada aluno você pode:

Check-in pela equipe (modo profissional)

Abra o agendamento e clique em "Registrar check-in". O sistema marca a presença com horário. Opcionalmente, o cliente assina na tela antes de entrar.

Modo quiosque — tablet na recepção

O modo quiosque tem um link exclusivo da sua clínica (ele usa o código interno da clínica, não o nome — por isso não tente digitar a URL à mão). Abra a tela de Check-in no sistema e use o link/QR Code gerado ali para abrir o quiosque no tablet e deixá-lo na recepção. O cliente mesmo faz o check-in:

Os 4 indicadores do topo

Ao abrir Relatórios, você vê quatro cards com os números do período selecionado:

Os gráficos disponíveis e o que cada um significa

Relatórios operacionais

Na aba Operacional dentro de Relatórios, você encontra relatórios detalhados:

Registrar custos operacionais

Em Custos → Novo custo, informe: descrição, categoria (aluguel, marketing, salário…), valor, data e recorrência (semanal, mensal ou anual). Custos recorrentes são lançados automaticamente nos meses seguintes — sem precisar relançar toda vez.

Cadastrar materiais por procedimento

Em Procedimentos → editar procedimento → Materiais, adicione os insumos consumidos em cada sessão (ex.: luvas, ácidos, géis). Para cada material, informe a quantidade usada e o custo unitário. Esses valores são somados automaticamente ao custo real do procedimento.

Relatório para Imposto de Renda

Em Financeiro → Imposto de Renda Controle Total+, gere o demonstrativo anual de receitas agrupadas por cliente. O relatório fica formatado para entregar diretamente ao contador. Também é possível enviar o recibo individual para o cliente via WhatsApp ou e-mail.

Usar outra moeda (USD, EUR)

Em Configurações → Clínica, troque a moeda padrão para USD ou EUR. Todos os valores do sistema — procedimentos, pacotes, relatórios e comanda — passam a ser exibidos na moeda escolhida, sem converter: você digita e vê os valores na moeda que usa no seu país.

Fluxo de caixa projetado

Em Financeiro → Fluxo de Caixa Novo, visualize um gráfico de 90 dias combinando receitas confirmadas (agendamentos futuros), recorrências de clientes e custos operacionais cadastrados. O sistema sinaliza automaticamente os meses com saldo projetado negativo para que você possa agir com antecedência. O "A pagar" da projeção inclui também os custos recorrentes previstos (aluguel, assinaturas etc.) — mesmo antes do lançamento do mês existir.

Relatório de procedimentos mais rentáveis

Em Relatórios → Procedimentos Rentáveis Novo, veja o ranking dos procedimentos por margem de contribuição real: receita total menos custo de insumos (estoque). Compare períodos para identificar quais procedimentos cresceram em rentabilidade e quais estão com margem apertada.

Previsão de Caixa AURA IA

Acesse Financeiro → Previsão de Caixa para visualizar a projeção de faturamento dos próximos 3 meses, calculada por regressão linear sobre o histórico da clínica. A tela exibe:

Benchmark do Setor AURA IA

Em Relatórios → Benchmark do Setor, compare as métricas da sua clínica com outras clínicas do mesmo porte e plano de forma completamente anônima. São 6 métricas monitoradas:

Cada métrica exibe um badge de percentil:

Relatório de Produtividade por profissional

Em Relatórios → Produtividade, veja o desempenho individual de cada membro da equipe no período selecionado:

Dashboard NPS

Em Relatórios → NPS & Satisfação, acompanhe a satisfação dos clientes coletada via WhatsApp após cada atendimento:

Contas a Pagar / A Receber

Em Financeiro → Contas, cadastre e acompanhe seus compromissos financeiros:

Os KPIs do topo mostram: Total pendente, Vencido (vencimento anterior a hoje) e Pago no mês. Entradas vencidas ficam com a data em vermelho. Clique em Marcar como pago para liquidar o compromisso. No topo, a faixa-resumo mostra o veredito dos próximos 7 dias: "entram R$ X · saem R$ Y" com o saldo líquido.

Ao cadastrar uma conta, use "Repetir mensalmente" para gerar a mesma conta nos próximos meses (aluguel, assinatura) ou "Parcelar em Nx" para dividir uma compra em parcelas com vencimentos mensais — cada parcela vira uma conta própria (1/6, 2/6…).

BI Dimensional — análise livre

Em Relatórios → BI Dimensional, cruze qualquer métrica com qualquer dimensão de forma livre, sem relatório pré-fixado:

O resultado é um ranking top-10 com barra de progresso proporcional ao máximo. Exemplo: "qual procedimento gera mais receita às terças-feiras?" — selecione receita + procedimento + 30 dias.

Dividir pagamento ao finalizar o atendimento

No topo do modal de finalizar atendimento há o seletor "Pagamento único | Dividir pagamento". Escolha Dividir para combinar formas no mesmo recebimento — ex.: metade Pix, metade cartão — ou registrar um sinal agora e o saldo depois. Se a comanda tem desconto, ele aparece discriminado no modal; e se a cliente já pagou antecipado, o modal avisa "já pago" — inclusive ao finalizar arrastando o card no Kanban.

Lançar rápido — receita ou despesa avulsa

No Financeiro, o botão "Lançar rápido" abre um formulário mínimo para registrar uma entrada ou saída de dinheiro que não veio de um atendimento — sem precisar criar agendamento ou comanda. Escolha "Entrou dinheiro" ou "Saiu dinheiro", informe o valor, uma descrição e a categoria, e salve.

Cobrança automática de pendências (régua de saldo devedor)

Cliente saiu devendo parte do atendimento? Ative a régua em Configurações → Comunicação → Cobrança automática de pendências. Com ela ligada, o sistema envia lembretes educados por WhatsApp para clientes com saldo em aberto: 3, 7 e 15 dias após o atendimento — no máximo 3 lembretes — e para automaticamente assim que o saldo é quitado.

Opcionalmente, informe a chave Pix da clínica no mesmo card: ela é incluída na mensagem para a cliente pagar na hora, sem precisar perguntar.

Caixa diário — abrir, sangria e fechar conferindo

Em Financeiro → Caixa diário (disponível em todos os planos), clique em Abrir caixa no início do dia informando o fundo de troco (dinheiro que já está na gaveta). Durante o dia, registre sangrias (retiradas de dinheiro) e reforços (entradas de troco) sempre que mexer na gaveta. Ao fechar, informe quanto contou em dinheiro, cartão, Pix e outros — o sistema compara com o esperado (calculado automaticamente a partir dos pagamentos registrados no período da sessão) e mostra a diferença do dia por forma de pagamento.

Fechamento de comissões Crescimento+

Em Financeiro → Comissões, veja o total de comissão em aberto por profissional no período escolhido. Clique em Fechar período para carimbar os atendimentos — eles saem do "em aberto" e viram um fechamento com valor congelado. Depois de pagar o profissional, marque o fechamento como Pago. Fechou por engano? Use Reabrir e os atendimentos voltam para o em aberto.

Comissão de produto separada: na ficha do profissional (Configurações → Equipe) você define Comissão atendimento (%) e Comissão produtos (%) — ex.: 70% no serviço e 30% no produto vendido na comanda. Deixe a de produtos em branco para usar a mesma taxa do atendimento. O Relatório de Comissões (Relatórios → Comissões) mostra a separação serviço vs produto.

Configurou a comissão depois de já ter lançado atendimentos? O sistema trava a % no momento do lançamento (snapshot), então os antigos ficam com a taxa antiga. No Relatório de Comissões, use o botão Recalcular comissões para reaplicar a comissão atual do profissional aos atendimentos daquele mês ainda em aberto (os já fechados num período não mudam).

Reajustar preços em massa Controle Total+

Na página Procedimentos, clique em Reajustar preços para abrir o simulador. Escolha o reajuste em % ou R$, selecione os procedimentos e veja a prévia de cada novo preço e da nova margem antes de aplicar. Opções de arredondamento deixam o preço final terminando em ,90 ou em valor inteiro. Ao aplicar, todas as mudanças ficam registradas no histórico de preços automaticamente.

Pacote do contador — envio mensal automático Controle Total+

Em Configurações → Cobrança, no card Contabilidade, informe o e-mail do contador e ative o envio. Todo dia 1º o sistema envia automaticamente ao contador o DRE e as receitas do mês anterior em CSV — sem você precisar exportar e encaminhar manualmente.

O que entra no Caixa diário

Além dos pagamentos de comanda (Pix/cartão/dinheiro), entram no Caixa diário a venda de pacote, a baixa de mensalidade de plano e o plano pago à vista (valor total antecipado) — em todos os casos, basta escolher a forma de pagamento na hora de registrar. Vendas, mensalidades ou planos registrados sem forma de pagamento não entram no caixa.

Relatório executivo mensal no WhatsApp Controle Total+

Todo dia 1º, a dona da clínica recebe pelo WhatsApp um PDF de 1 página com o resumo executivo do mês que fechou: faturamento vs mês anterior, lucro, ticket médio, atendimentos e o top 3 procedimentos por receita. Nenhuma configuração é necessária — basta o WhatsApp da clínica estar conectado.

Diferença entre Produtos e Materiais

Cadastrar um produto para venda

Acesse Produtos no menu lateral e clique em "Novo produto". Preencha os campos:

Registrar uma venda avulsa (sem agendamento)

Para vender um produto sem passar pela comanda de um atendimento, clique em "Lançar venda" no topo da página de Produtos. Selecione o produto, ajuste a quantidade e o preço (editável para aplicar desconto). O sistema desconta o estoque e registra a receita imediatamente.

Ajustar o estoque manualmente

Na tabela de produtos, use o campo Ajustar estoque para lançar uma entrada (+) ou saída (-) pontual. Digite o valor com sinal (ex.: +10 para receber mercadoria, -2 para registrar perda) e clique em Ajustar.

Acompanhar estoque e alertas de reposição

A coluna Status mostra em tempo real: Em estoque (verde), Pouco (amarelo) ou Esgotado (vermelho). A barra abaixo do badge indica visualmente o nível atual. Quando o prazo de reposição configurado se aproximar, o sistema envia um alerta automático via WhatsApp.

Cadastrar materiais (insumos de procedimento)

Em Procedimentos → editar → Materiais, clique em "Adicionar material" e informe: nome do insumo, quantidade usada por sessão e custo unitário. Você pode adicionar quantos materiais quiser por procedimento.

Exemplo: procedimento "Limpeza de pele" consome 2 luvas (R$ 0,30 cada) + 1 esfoliante (R$ 8,00) + ampola ativo (R$ 12,00) = custo de insumo R$ 20,60 por sessão.

Controlar validade de materiais

No cadastro de cada material, informe a data de validade. O KPI "Vencendo (30d)" no topo do módulo conta quantos insumos vencem nos próximos 30 dias. Na tabela, cada material exibe um badge "Vence em Xd" ou "Vencido". Use o chip de filtro "Vencendo (30d)" para listar apenas os itens críticos.

Consultar histórico de movimentações

O card Histórico de Movimentações na página de Estoque registra cada entrada, saída e correção de quantidade com data, tipo e motivo. Use para auditar discrepâncias de saldo ou rastrear quando determinado lote foi consumido.

Organizar por categoria e configurar lead time

Cada material pode ter uma categoria (ex.: Descartáveis, Ativos, Embalagens). O gráfico de distribuição de capital agrupa os valores por categoria, facilitando a análise de onde o dinheiro está investido. Informe também o lead time em dias (padrão 7 dias): o sistema usa esse prazo para calcular o momento ideal do pedido de reposição.

Baixa automática de estoque por procedimento

No cadastro do procedimento (aba Avançado), seção "Produtos do estoque usados neste procedimento", associe os produtos do estoque + a quantidade que aquele procedimento consome. Ao agendar esse procedimento, os produtos já entram como "previstos" no atendimento — sem digitar. Na comanda, confirme os previstos com um toque ("Confirmar todos") e o estoque baixa automaticamente.

O que é enviado automaticamente

Central de mensagens automáticas

Em Configurações → Comunicação → Mensagens automáticas, você vê todos os modelos de mensagem (mais de 30) agrupados por categoria (Agendamento, Lembretes, Reengajamento, Fidelidade, Sistema). Para cada um:

Aura IA — atendimento automático no WhatsApp

Com o plano Aura, a IA responde clientes no WhatsApp 24h: agenda, tira dúvidas sobre procedimentos e preços, confirma horários e solicita avaliações no Google após atendimentos com nota ≥ 4 estrelas.

Reagendamento automático após cancelamento

Quando um agendamento é cancelado, o sistema envia automaticamente uma mensagem WhatsApp para o cliente com um convite para remarcar. Nenhuma configuração necessária — funciona para todos os agendamentos cancelados pelo admin ou pelo profissional.

Preview de campanha em bolha WhatsApp

Ao criar ou editar uma campanha em CRM → Campanhas, o texto da mensagem é exibido em tempo real como uma bolha de WhatsApp — exatamente como o cliente vai receber. Clique no ícone de olho nos passos já salvos para visualizar qualquer mensagem da sequência.

NPS pós-atendimento automatizado

Em Configurações → NPS Novo, ative o envio automático de pesquisa de satisfação após cada atendimento. Configure o delay (ex: 2h depois da sessão), personalize o template com o nome da cliente, procedimento e clínica. A cliente responde com um número de 0 a 10 direto no WhatsApp — a nota fica registrada na ficha dela.

Detalhes importantes das mensagens automáticas

Fila do dia, Insights e o widget Automações

Em Configurações → Comunicação → Fila do dia, veja exatamente o que o sistema vai enviar hoje — cada mensagem com badge Enviada ou Prevista. Perfeito para conferir antes de um dia movimentado.

Cadastrar um lead manualmente

Em CRM → Novo lead, preencha nome, contato, origem (Instagram, indicação, Google...) e interesse. O lead entra no pipeline como "Novo".

Captura automática de leads

Conecte formulários do seu site, landing pages ou qualquer sistema externo via webhook. Os leads entram automaticamente no pipeline sem nenhuma ação manual.

Acompanhar no Kanban

Em CRM → Leads, o quadro tem duas visões alternáveis pelo botão no topo: Por data (fila de follow-up — Atrasados / Hoje / Amanhã / Futuros / Perdido, para saber quem contatar agora) e Por estágio (funil do pipeline — Novo → Contato feito → Proposta → Agendado → Convertido). Em qualquer uma, arraste os cards para mover o lead; no modo por estágio o card muda de etapa.

Converter lead em cliente

Quando o lead confirmar o primeiro atendimento, abra a ficha e clique em "Converter em cliente". O sistema cria a ficha de cliente e mantém o histórico do lead vinculado.

Visão Geral: o raio-X da sua base

Em CRM → Visão Geral (a partir do plano Crescimento), cada cliente recebe um status automático — Ativa, Pronta para retorno, Em risco ou Inativa — recalculado diariamente pelo sistema com base no ritmo de visitas. A tela reúne o funil de reativação, os aniversariantes do mês e um mapa de calor de visitas, além dos relatórios do CRM: cohort de retenção, LTV por origem e conversão por origem. Os motivos de perda ficam na aba Perdidos.

Retornos e Inativas: fila diária de contato

As abas Retornos e Inativas mostram, todos os dias, quem entrou na janela de retorno ou parou de vir — já com uma mensagem de WhatsApp pronta para você revisar e enviar em um clique.

Organizar com Tags, Segmentos e Tarefas

Use Tags para etiquetar clientes e leads e Segmentos para salvar filtros da base (ex.: "fez laser nos últimos 6 meses"). Em Tarefas, crie lembretes de follow-up com data — você recebe notificação push no celular na hora combinada.

Campanhas de WhatsApp e Fila (envio assistido)

Em CRM → Campanhas, monte disparos em massa: escolha o público por segmentação, agende a data do envio e use os modelos de mensagem editáveis pela própria clínica. Já a aba Fila é o envio manual assistido: os disparos saem um a um, em ritmo seguro, para proteger o seu número de bloqueios.

Forecast e Origens & CAC

A aba Forecast projeta a receita do pipeline em 3 cenários (conservador, provável e otimista). Em Origens, você cria um link público de captação para cada canal (Instagram, Google, indicação...) e acompanha o relatório de custo de aquisição (CAC) por origem.

Automações, pipelines e integrações

Na aba Automações, o Pipeline Inteligente movimenta leads e dispara ações sozinho conforme regras que você define. Dá para trabalhar com múltiplos pipelines e campos personalizados na ficha do lead. Para conectar sistemas externos: webhook de entrada capta leads de formulários do seu site ou landing pages, e há webhooks de saída e API pública com chaves em Configurações para integrar com outras ferramentas.

Como funciona o sistema de pontos

Cada atendimento concluído gera pontos para o cliente. Você define a regra em Configurações → Fidelidade: por exemplo, "1 ponto a cada R$ 10 gastos" ou "50 pontos por procedimento". Os pontos acumulam no histórico do cliente e podem ser trocados por recompensas.

Configurar níveis (gamificação)

Em Configurações → Fidelidade → Níveis, crie categorias como Bronze, Prata e Ouro com pontuação mínima para cada. Clientes no nível Ouro podem receber, por exemplo, desconto automático de 10% em todos os procedimentos.

Criar recompensas

Em Fidelidade → Recompensas, defina o que o cliente pode resgatar com seus pontos — desconto em procedimento, brinde, sessão grátis. Informe o nome da recompensa e o custo em pontos.

Resgatar pontos no atendimento

Na comanda, clique em "Usar pontos". O sistema mostra o saldo atual do cliente e as recompensas disponíveis. Ao confirmar, os pontos são debitados e o desconto ou benefício é aplicado automaticamente ao total.

Programa de indicação

Em Configurações → Indicações, ative o programa de referral. Cada cliente recebe um link único (esteticflow.com.br/r/codigo). Quando um indicado se cadastra e faz o primeiro pagamento, o indicador ganha 50% de desconto por 3 meses e o indicado ganha 1 mês grátis.

Expiração de pontos

Configure em Fidelidade → Configurações se os pontos expiram (ex.: após 12 meses sem uso). O cliente recebe aviso automático por WhatsApp 30 dias antes de perder os pontos, incentivando o retorno.

Pontos por indicação — "Indique uma amiga" Profissional+

Clientes também ganham pontos indicando amigas: o card "Indique uma amiga" na ficha da cliente gera um link de indicação para o agendamento online. Quando a amiga indicada conclui o primeiro atendimento, a indicadora recebe os pontos automaticamente — uma única vez por amiga indicada.

Defina a quantidade em Fidelidade → Pontos por indicação (padrão: 100 pontos). Coloque 0 para desativar — o card some das fichas.

Gift cards (vale-presente) Crescimento+

Em Fidelidade → Gift cards, clique em "Vender gift card": informe o valor em R$, a forma de pagamento (entra no caixa do dia, como a venda de pacote), o comprador (opcional), o nome da pessoa presenteada e a validade. O sistema gera um código único (ex.: GC-7KQP-M3XR) e você compartilha por WhatsApp com um clique — mensagem pronta com código, valor e validade.

Para resgatar: no atendimento da pessoa presenteada, abra o detalhe do atendimento e use o campo "Resgatar gift card" no cartão de Pagamentos. Digite o código — o sistema valida (ativo, com saldo, dentro da validade) e abate automaticamente até o valor devido. Se sobrar saldo no vale, ele fica disponível para o próximo atendimento.

O que é o BeautyPlace

O BeautyPlace (beautyplace.esteticflow.com.br) é o marketplace público do EsteticFlow — uma vitrine onde clientes em busca de serviços de estética encontram clínicas cadastradas. Sua clínica aparece gratuitamente para quem busca na sua cidade.

Criar e publicar seu anúncio

Em BeautyPlace → Meus anúncios, clique em "Novo anúncio" e preencha: título, descrição do serviço, categoria, fotos e cidade. O anúncio entra em revisão e, após aprovação, fica visível no marketplace.

Receber avaliações de clientes

Após cada atendimento, o sistema pode enviar automaticamente um link de avaliação para o cliente. As notas e comentários aparecem no perfil da clínica no BeautyPlace, aumentando a confiança de novos visitantes.

Leads vindos do marketplace

Quando um visitante do BeautyPlace se interessa pela clínica, ele pode mandar mensagem ou solicitar agendamento. Essa solicitação entra automaticamente no CRM → Pipeline como um novo lead com origem "BeautyPlace", pronto para ser convertido.

Página do portfólio

Em BeautyPlace → Portfólio, publique fotos de antes e depois de procedimentos realizados (com consentimento do cliente). O portfólio aparece no perfil público da clínica e é um dos principais fatores para conversão de novos clientes.

Imagem ao compartilhar links (OG Image)

Quando alguém compartilha um link da sua clínica no WhatsApp ou redes sociais, aparece um card com imagem, título e descrição. Em Configurações → Presença Online, role até "Imagem ao compartilhar links" e faça o upload de uma imagem 1200 × 630 px com o nome/logo da clínica. O sistema redimensiona e otimiza automaticamente. Sugestão: crie a imagem gratuitamente no Canva pesquisando por "capa para link".

O que a Aura faz automaticamente

A Aura é o robô de atendimento do EsteticFlow. Disponível apenas no plano AURA IA, ela responde mensagens no WhatsApp da clínica com IA e pode:

Ativar a Aura

Com o WhatsApp conectado (seção 09) e o plano AURA IA ativo, acesse Configurações → Atendimento IA e ative a Aura. A partir daí, toda mensagem recebida pelo número da clínica passa pela IA antes de chegar ao atendente.

Handoff para atendente humano

Quando o cliente digita palavras como "falar com atendente" ou quando a Aura não consegue resolver, ela faz o handoff: encaminha a conversa para um membro da equipe com um resumo do contexto. O atendente assume sem o cliente precisar repetir nada.

Você pode devolver a conversa para a Aura a qualquer momento: no Canal Direto (menu lateral), abra a conversa e clique em "Devolver para a IA".

Cota de mensagens IA

Cada plano tem uma cota mensal de mensagens processadas pela IA. Quando atingir 75%, 90% e 95% da cota você recebe alertas. Ao chegar em 100%, a Aura faz handoff automático e para de usar IA até o próximo ciclo — nenhuma mensagem é perdida.

Aura responde áudios

A Aura usa o modelo Whisper (OpenAI) para transcrever áudios enviados pelos clientes. Ou seja, mesmo clientes que mandam mensagem por voz são atendidos automaticamente — a IA lê o áudio, entende a pergunta e responde em texto.

Aura Radar — inteligência operacional da clínica

Todo dia de madrugada, o Radar analisa os dados da sua clínica e gera até 6 insights acionáveis no dashboard:

• Risco de Churn: clientes com alta probabilidade de não voltar, com receita em risco estimada.
• Receita Perdida: total perdido em no-shows no mês e os clientes que mais faltam.
• Melhor Horário: dia e hora com maior concentração de atendimentos concluídos.
• Impacto de Reajuste: procedimentos cujo preço aumentou e tiveram queda de agendamentos acima de 15%.
• Oportunidade de Upsell: clientes ativos que ainda não fizeram os procedimentos mais populares da clínica.
• Profissional Destaque: quem tem maior taxa de recompra vs. a média da equipe.

Clique em Ver detalhes em qualquer card para abrir o drill-down com os dados brutos, ou no botão de ação para ir direto à tela relevante. Às 08h, os 3 principais insights chegam via WhatsApp no seu número cadastrado.

Assistente IA dentro do CRM

Além do WhatsApp, a IA também funciona dentro do painel: ao abrir uma conversa ou ficha de lead, você pode pedir para a IA sugerir resposta, resumir o histórico, classificar a intenção ou recalcular o score do lead. Disponível no plano AURA IA.

Perfil Aura (Client DNA)

Acesse a ficha de qualquer cliente em /clientes/[id]. O card Perfil Aura aparece automaticamente para clínicas do plano Aura (ia_total) com pelo menos 2 atendimentos registrados. Mostra: horário preferido, probabilidade de upsell, risco de churn, sensibilidade a preço, frequência média e uma frase gerada por IA descrevendo o perfil comportamental. Atualizado diariamente.

Aura Smart Schedule

No dashboard (plano Aura), o widget Aura Smart Schedule exibe até 3 sugestões semanais de otimização de agenda. Exemplos: "Terça tem 60% menos movimento — crie uma promoção" ou "40% dos agendamentos de segunda de manhã resultam em falta". Cada sugestão inclui estimativa de impacto em agendamentos/mês.

Anomaly Alerts

O Aura monitora a operação toda hora e envia alertas quando detecta anomalias: queda brusca de agendamentos (hoje abaixo de 30% da sua média), spike de cancelamentos (mais de 2,5× o normal) ou clientes VIP sumidos há mais de 45 dias. O alerta chega via notificação push no celular e mensagem de WhatsApp para você.

Aura Auto-Campaign

Toda segunda-feira, o Aura analisa sua base e sugere até 2 campanhas de WhatsApp, cada uma com mensagem pronta, segmento e justificativa. Acesse /crm/campanhas para ver as sugestões. Clique em Aprovar e enviar — o Aura dispara automaticamente para as clientes do segmento. Você pode também descartar sugestões que não fizerem sentido.

Mensagens editáveis: em CRM → Campanhas, na seção Modelos de mensagem, você cria, edita e exclui os próprios textos de campanha. Use {nome} e {clinica} — são substituídos automaticamente por cada cliente. Na primeira vez, 6 modelos prontos já vêm carregados (e você pode alterá-los à vontade).

Resumo semanal de desempenho

Todo domingo às 20h (horário de Brasília) Aura IA, o Aura envia um WhatsApp para a dona da clínica com o resumo da semana: faturamento total, taxa de ocupação, procedimento destaque e uma frase motivacional gerada por IA. Nenhuma configuração necessária — ativo automaticamente para planos Aura IA.

Protocolo de detecção de cancelamento

Quando uma cliente demonstra intenção de cancelar durante uma conversa no WhatsApp Aura IA, o Aura detecta automaticamente a intenção e tenta resolver antes de aceitar o cancelamento: oferece reagendamento, flexibilidade de horário ou escuta o motivo. Somente após a tentativa de retenção o cancelamento é confirmado.

Visualizando o Score de Comparecimento

A Aura calcula automaticamente um score de 0 a 100 para cada agendamento, indicando o risco de falta do cliente.

• Para ver o score: acesse a ficha do cliente (Clientes → nome do cliente). O score aparece próximo ao próximo agendamento como uma barra de progresso.
• Lembretes reforçados: clientes com score ≥ 65 recebem dois lembretes automáticos pelo WhatsApp — o padrão 24h antes + um extra 2h antes.
• Para ativar ou desativar: Configurações → Atendimento IA → Confirmação Reforçada.
• O score considera: histórico de faltas, perfil de risco (DNA), antecedência do agendamento, dia da semana e tipo de procedimento.

Oferta Relâmpago

A Oferta Relâmpago AURA IA detecta automaticamente horários ociosos na agenda e envia uma oferta proativa via WhatsApp para clientes com alta probabilidade de retorno.

• Para ativar: acesse Configurações → Agendamento e ative o toggle da Oferta Relâmpago. Defina com quantas horas de antecedência a Aura deve detectar o slot ocioso.
• Como funciona: quando um horário fica vazio dentro da janela configurada, a Aura seleciona automaticamente clientes com alto score de retorno (DNA do cliente) e envia uma mensagem personalizada pelo WhatsApp com a oferta do horário.
• Fluxo do SIM: a cliente responde SIM e o agendamento é criado automaticamente na agenda — sem intervenção manual. A cliente recebe a confirmação na hora.

Usando a Fila de Upsell da Aura

A Aura identifica clientes com alta probabilidade de contratar novos procedimentos e gera sugestões de mensagem para WhatsApp.

• Para ver e aprovar sugestões: acesse CRM → Upsell IA no menu lateral.
• Geração automática: todo domingo à noite, a Aura cria sugestões e avisa no resumo semanal pelo WhatsApp.
• Geração manual: na ficha do cliente, clique no botão "Aura sugere" (aparece quando o cliente tem alto potencial). A Aura gera uma mensagem na hora.
• Na fila: você pode editar o texto, clicar em "Aprovar e Enviar" (a mensagem vai direto pelo WhatsApp) ou "Dispensar".
• Para configurar quais procedimentos entram no programa: Configurações → Atendimento IA → Programa de Upsell.

Personalidade da Aura AURA IA

Configure como a Aura fala em Configurações → Assistente IA. Passo a passo:

• 1. Escolha o tom: Amigável, Profissional, Descontraída, Elegante ou Acolhedora.
• 2. Defina o tratamento: como a Aura se dirige à cliente — "você", "senhora" ou neutro.
• 3. Ajuste os emojis: nenhum / poucos (máx. 1) / moderados (1-2) / à vontade.
• 4. Escolha o comprimento das respostas: curtas, equilibradas ou detalhadas.
• 5. (Opcional) Aplique um modelo do seu segmento: clique em um dos 6 perfis prontos (estética facial e corporal, podologia, micropigmentação, depilação, spa & bem-estar, estética avançada) para preencher os controles acima de uma vez. Revise e ajuste antes de salvar.
• 6. Escreva instruções personalizadas: campo livre até 1.000 caracteres para regras de estilo, ex.: "nunca chame de querida", "sempre mencione o endereço ao confirmar". Só estilo — nunca altera agendamento, preços ou datas.
• 7. Teste antes de salvar: use o painel Testar a Aura na mesma página — converse como se fosse uma cliente e veja a resposta real com as configurações atuais. Nada é enviado nem agendado; horários exibidos são fictícios. Limite de 30 testes por dia.
• 8. Salve. As configurações entram em vigor na próxima mensagem da Aura.

Modo Vendedor AURA IA

O Modo Vendedor habilita comportamentos comerciais na Aura: upsell, cross-sell, fechamento de pacote e recuperação de orçamentos abertos — tudo dentro do atendimento via WhatsApp, sem pressionar o cliente.

• Como ativar: acesse Configurações → Assistente → Modo Vendedor e ligue o toggle master Ativar Modo Vendedor.
• Os 4 comportamentos disponíveis:
  UpsellAntes de confirmar o agendamento, a Aura menciona um upgrade relevante (ex.: adicionar LED ao facial).

  Cross-sellAo encerrar o atendimento, sugere um procedimento complementar baseado nas afinidades configuradas.

  Fechar pacoteQuando o cliente agenda avulso, a Aura oferece o pacote equivalente com a economia em destaque.

  Recuperar orçamentoSe uma proposta enviada anteriormente não foi fechada, a Aura retoma o assunto na próxima conversa.
• Como configurar afinidades entre procedimentos: em Configurações → Assistente → Afinidades de Procedimentos, clique em + Adicionar afinidade, selecione o procedimento-fonte (o que o cliente acabou de fazer ou está agendando) e o procedimento sugerido. O campo de justificativa é opcional — preencha para dar contexto extra à Aura na hora de formular a sugestão.
• Tom comercial personalizado: em Configurações → Assistente → Tom Comercial, use o campo de texto livre para instruir especificamente como a Aura deve se comunicar durante ofertas — por exemplo: "sempre destaque o custo-benefício", "mencione que é uma oferta exclusiva para clientes fiéis" ou "nunca cite o concorrente".
• Regra de 1 oferta por conversa: a Aura nunca pressiona. Independentemente de quantos comportamentos estejam ativos, ela faz no máximo 1 oferta por conversa. Se o cliente ignorar ou recusar, o assunto é encerrado sem insistência.

Pausar, desativar e reativar a Aura AURA IA

Há 3 formas de tirar a Aura do ar e colocá-la de volta, da mais leve à mais radical:

• 🅐 Pausa temporária (recesso/férias) — recomendada: em Configurações → Assistente IA, na seção Ausência, preencha o início e o fim do período e escreva a mensagem de ausência (ex.: "Estamos de recesso até dia 10, voltamos em breve!"). Salve. Nesse período a Aura para de responder e envia essa mensagem automaticamente, e religa sozinha quando o período acaba. Para reativar antes, apague as datas e salve.
• 🅑 Assumir uma conversa específica: no Canal Direto, abra a conversa da cliente e clique em Assumir atendimento — a Aura para só naquele chat e você responde no seu lugar. Quando terminar, clique em Devolver para a IA e ela volta a cuidar dali. Útil quando você quer atender pessoalmente uma cliente sem desligar a Aura para as demais.
• 🅒 Desligar de vez: em Configurações → WhatsApp, clique em Desconectar. A Aura para totalmente — nenhuma mensagem é respondida automaticamente. Para religar, é só reconectar lendo o QR Code novamente.

Aura Gestora — pergunte sobre o seu negócio pelo WhatsApp AURA IA

A dona da clínica pode mandar mensagem para o WhatsApp da própria clínica e a Aura responde com dados do negócio — ela reconhece a dona pelo telefone cadastrado na clínica (Configurações → Clínica). Pergunte, por exemplo:

Aura · retorno do mês — quanto a IA gerou AURA IA

O dashboard mostra o card "Aura · retorno do mês": quantos agendamentos a Aura criou sozinha pelo WhatsApp no mês corrente e o valor em R$ correspondente — a prova concreta de quanto a IA está pagando a própria assinatura.

Como os dados dos clientes são protegidos

O EsteticFlow aplica criptografia em camadas nos dados sensíveis:

Consentimento LGPD na captação

Ao cadastrar um cliente pelo portal público ou formulário de captação, o sistema exige aceite do termo de uso e política de privacidade. O aceite é registrado com IP, timestamp e versão do termo — servindo como prova jurídica em caso de questionamento.

O opt-out de comunicações funciona via keyword: se o cliente responder SAIR, PARAR ou CANCELAR em qualquer mensagem WhatsApp, o sistema marca automaticamente o opt-out e para de enviar mensagens a ele.

Direitos do titular (LGPD art. 18)

Em Configurações → Privacidade, o administrador pode exercer os direitos previstos na LGPD:

Audit log — registro de tudo que acontece

Em Auditoria, veja o histórico completo de ações: quem fez login, quem editou ou excluiu dados, mudanças de plano, uso de webhooks e ativações de API key. Cada registro tem usuário, IP, horário e ação realizada.

Use os filtros avançados para refinar a busca:

Autenticação em dois fatores (MFA)

Em Configurações → Segurança → Autenticação de dois fatores, ative o MFA TOTP para sua conta. Após o login com senha, o sistema pede um código de 6 dígitos do seu app autenticador (Google Authenticator, Authy etc.). Mesmo que sua senha vaze, a conta fica protegida.

Rate limiting no login

Após 5 tentativas de login malsucedidas, o IP é bloqueado temporariamente. Isso protege contra ataques de força bruta. Se você mesmo for bloqueado, aguarde alguns minutos ou entre em contato com o suporte.

Status de saúde da IA (Circuit Breaker)

Em Configurações → Atendimento IA, veja o status atual da IA em tempo real:

Aviso de cookies (consentimento opt-in)

Todo visitante do site vê um aviso de cookies na primeira visita, com duas opções claras:

Os cookies de marketing seguem o modelo opt-in exigido pela LGPD: só carregam depois que o visitante clica em "Aceitar todos". A escolha fica salva no navegador e pode ser refeita limpando os dados do site. Os detalhes estão na Política de Privacidade (seção 10 — Cookies).

Permissões por cargo — profissional e visualização

Em Configurações → Equipe, o proprietário/administrador controla o que cada cargo (Profissional e Visualização) pode acessar através de 4 toggles. Eles valem de fato — o sistema bloqueia o acesso, não é só uma preferência de exibição:

Restringir procedimentos por profissional

Além dos 4 toggles de cargo acima, em Configurações → Equipe cada profissional individualmente pode ter os procedimentos que atende limitados. Na ficha dele, ative o toggle "Restringir procedimentos" e marque na lista quais procedimentos ele realiza.

Instalar o app no celular (PWA)

O EsteticFlow é um PWA (Progressive Web App) — não precisa de App Store nem Play Store. Para instalar:

O ícone aparece na tela inicial como qualquer app nativo — abre em tela cheia, sem barra do navegador.

Ativar notificações push

Ao abrir o app após instalado, aceite a permissão de notificações. Em Configurações → Notificações, você escolhe quais eventos geram push:

Modo silencioso (quiet hours)

Em Configurações → Notificações → Horário silencioso, defina o intervalo em que você não quer receber push (ex.: 22h às 7h). Fora desse intervalo as notificações chegam normalmente.

Uso offline

O PWA armazena em cache as páginas principais. Se a internet cair, você ainda consegue visualizar a agenda do dia, fichas de clientes abertas e dados carregados previamente. Ações que precisam de servidor (criar agendamento, salvar dados) ficam bloqueadas até a conexão voltar.

Atalhos de teclado

No desktop, pressione G seguido de uma letra para navegar instantaneamente — útil durante atendimento sem tirar as mãos do teclado:

Pressione ? para abrir o painel de atalhos a qualquer momento. Os atalhos não funcionam quando um campo de texto está em foco.

O que é a identidade visual própria

Em Configurações → Identidade visual, a clínica escolhe um dos 8 temas de cores prontos (ou define uma cor personalizada) e envia o próprio logo. A partir daí, o app inteiro — menu, telas do sistema, agendamento online, orçamentos, anamnese, PDFs e o app instalado no celular (PWA) — fica com a marca da clínica.

Escolher tema ou cor personalizada

Em Configurações → Identidade visual, selecione um dos 8 temas prontos (Verde Spa, Rosé, Lilás, Dourado, Azul Sereno, Terracota, Grafite, Vinho) ou marque "Cor personalizada" e informe o hex da sua marca. O sistema ajusta automaticamente o contraste para manter a leitura confortável (padrão de acessibilidade AA).

Enviar o logo e salvar

Na mesma tela, faça o upload do logo (PNG) e clique em Salvar identidade. O logo passa a aparecer no menu, na tela de login do app e no ícone do app instalado no celular (PWA) — reinstale o atalho na tela inicial para o ícone novo aparecer, já que o celular guarda o ícone antigo em cache.

Onde a marca aparece — e onde não aparece

A identidade própria cobre o app logado, as páginas públicas da clínica (agendamento online, orçamento, anamnese, consentimento, captura de leads), os PDFs gerados (contratos, comissões, orçamentos) e o manifest do PWA. A landing page, o login, o painel admin e os e-mails transacionais continuam com a marca EsteticFlow — a personalização é da experiência que sua cliente usa, não da plataforma em si.

Plano e add-on

Incluído nos planos Controle Total e AURA IA. Nos demais planos, contrate como add-on avulso por R$ 39,90/mês direto na página Assinatura. Se o plano ou o add-on expira, o visual volta ao padrão EsteticFlow automaticamente — o tema e o logo ficam guardados para reativar depois, sem precisar configurar tudo de novo.

Restaurar o padrão EsteticFlow

Clique em "Restaurar padrão EsteticFlow" a qualquer momento para remover o tema, a cor personalizada e o logo enviado — o sistema volta ao visual original na hora.

Conectar seu domínio próprio

Com o white-label ativo, você pode usar um domínio que já é seu (ex.: clinicabella.com.br ou app.clinicabella.com.br) para o site público, o agendamento online, os links enviados por WhatsApp (anamnese, contrato, orçamento, confirmação) e até o login da equipe. Em Configurações → Identidade visual → Domínio próprio, digite o domínio e clique em Conectar domínio. O domínio em si é seu — você registra e paga no Registro.br (ou onde preferir); o EsteticFlow não vende domínio.

Apontar o DNS e verificar

Depois de conectar, a tela mostra os registros DNS que você precisa criar no painel do seu provedor de domínio: para domínio raiz, um registro A apontando para 76.76.21.21; para subdomínio (ex.: app.), um CNAME apontando para cname.vercel-dns.com. Crie o registro, aguarde a propagação (pode levar até 48h, geralmente minutos) e clique em Verificar agora. Quando verificar, o domínio fica com o selo Ativo e o certificado HTTPS é emitido automaticamente.

Limitações do domínio próprio

Três coisas continuam passando pelo domínio EsteticFlow: os e-mails de acesso (redefinir senha, convite de equipe) e a conexão do Google Agenda (exigência do Google) — os fluxos funcionam normalmente, só transitam pelo endereço padrão. E o app instalado no celular (PWA) é por endereço: quem instalou pelo domínio antigo precisa reinstalar pelo novo (e reativar as notificações). Se o white-label expirar, o domínio é desconectado automaticamente e os links voltam ao padrão.

O que é a Comunidade

A Comunidade é um fórum interno exclusivo para donos e gestores de clínicas que usam o EsteticFlow. Aqui você pode tirar dúvidas, compartilhar estratégias de marketing, trocar casos clínicos, aprender sobre gestão e muito mais — tudo dentro do próprio sistema, sem precisar sair para grupos externos.

Criar um tópico

Clique em Novo tópico, escreva seu título, selecione a categoria mais adequada e detalhe sua dúvida ou experiência. As categorias disponíveis são:

Responder e marcar solução

Qualquer membro pode responder a um tópico. Se você criou o tópico e uma resposta resolveu seu problema, clique em Marcar como solução — o tópico ganha o badge "Resolvido" e fica mais fácil de encontrar para outros usuários com a mesma dúvida.

Filtrar e buscar

Use os filtros no topo da Comunidade para navegar por categoria, status (todos, abertos, resolvidos, populares) ou buscar por palavra-chave. Tópicos fixados pela equipe EsteticFlow aparecem sempre no topo com destaque especial.

Acesse Portfólio e clique na aba ✦ Análise IA.

Visualize todos os pares antes/depois autorizados para portfólio.

Clique em Analisar e escolha o tipo: Facial ou Corporal.

Aguarde a análise (5–15 segundos) e veja as métricas no slider interativo.

O insight da Aura sugere próximos passos clínicos baseados na evolução visual.

Cada clínica tem 200 análises/mês incluídas no add-on; análises extras custam R$ 0,49/unidade.

É necessário ativar o consentimento de IA em Configurações → Atendimento IA antes de usar.

Exclusivo para o plano AURA IA com add-on Aura Vision ativo.

Categorias de procedimentos

Em Configurações → Categorias, crie grupos de procedimentos com nome e cor personalizada (ex.: "Estética Facial" em azul, "Depilação" em rosa). As categorias aparecem no seletor de procedimento ao agendar e facilitam a navegação quando a clínica tem muitos procedimentos cadastrados.

Horário por profissional e intervalo entre atendimentos

Em Configurações → Agendamento → Horário por profissional, defina dias e horários de trabalho individualmente para cada membro da equipe — sem depender do horário geral da clínica. Na mesma tela, configure o intervalo automático (em minutos) que o sistema reserva entre um atendimento e o próximo para aquele profissional.

Precisa de folga diferente para um procedimento específico? No cadastro do procedimento (seção Avançado), o campo "Folga depois deste procedimento (min)" sobrepõe o intervalo padrão da clínica só para os agendamentos daquele procedimento — ex.: 30 min de limpeza de sala após um peeling. Vazio herda o padrão da clínica; 0 significa sem folga nenhuma, mesmo com padrão configurado.

Política de cancelamento e no-show

Em Configurações → Agendamento → Regras gerais, defina:

O sistema conta as faltas automaticamente. Você pode filtrar clientes no-show na listagem de clientes.

Motivos de cancelamento personalizados

Em Configurações → Agendamento → Motivos de cancelamento, adicione ou remova os motivos que aparecem ao cancelar um agendamento (ex.: "Viagem", "Doença", "Problema financeiro"). Isso permite gerar relatórios de cancelamento por motivo e identificar padrões.

Campos obrigatórios do cliente

Em Configurações → Clientes, marque quais campos são obrigatórios no cadastro: e-mail, data de nascimento, CEP, CPF, gênero e Instagram. O campo nome é sempre obrigatório. O sistema bloqueia o salvamento se um campo marcado estiver vazio.

Meta mensal de receita

Em Configurações → Clínica → Preferências regionais e metas, defina a meta de receita mensal em reais. Uma barra de progresso aparece no dashboard mostrando quanto % da meta já foi atingido no mês corrente.

Regras de WhatsApp (janela e frequência)

Em Configurações → Regras WA, configure:

Dashboard personalizável e notificações sonoras

Em Configurações → Dashboard, cada usuário escolhe quais widgets exibir na tela inicial (agendamentos do dia, receita, leads, no-shows, etc.). Na mesma tela, ative as notificações sonoras — o navegador emite um sinal quando chega um novo agendamento ou mensagem de WhatsApp.

Início de semana e sessão única

Em Configurações → Clínica, defina se a semana começa no domingo ou na segunda-feira — isso afeta a exibição da agenda semanal e dos gráficos de período. Em Configurações → Minha Conta, ative a sessão única para ser desconectado automaticamente de outros dispositivos ao fazer login — útil para clínicas que compartilham computador.

Sidebar personalizada

Em Configurações → Sidebar, cada usuário escolhe quais módulos aparecem no menu lateral. Marque os que usa com frequência e oculte os que não precisa no dia a dia. Dashboard, Agenda e Clientes são obrigatórios e não podem ser ocultados. As preferências são individuais — não afetam outros membros da equipe.

Modo CRM simplificado ou completo

Também em Configurações → Sidebar, na seção "Modo CRM", escolha entre Simplificado (mostra só o CRM principal — padrão, ideal para clínicas focadas em atendimento) e Completo (exibe também Fila Inteligente, Forecast, Segmentos, Automações, Origens e Upsell IA — para operações com pipeline de leads ativo).

Atalhos de Procedimento

Em Procedimentos, clique no ⭐ ao lado de um procedimento para favoritá-lo (máximo 8).

Em Novo Atendimento, os favoritos aparecem como chips acima do formulário.

Clique em um chip para pré-preencher o procedimento e o valor sugerido.

Sinal Pix só de quem já faltou AURA IA

Em Configurações → Agendamento, ative "Cobrar sinal só de quem já faltou". Com o sinal Pix do agendamento online ativo, esse toggle faz a cobrança do sinal ser seletiva: clientes sem falta agendam online sem sinal; quem já faltou (nos últimos 6 meses, atingindo o limiar de no-show configurado) paga o sinal normalmente.

Acessar os templates de contrato

Vá em Configurações → Contratos. Lá você encontra os templates pré-definidos do sistema (Termo de Serviço, Autorização de Imagem, Pacote de Sessões) e pode criar templates personalizados para a sua clínica.

Criar ou editar um template personalizado

Clique em Novo template, escreva o texto do contrato e use variáveis dinâmicas para que o sistema preencha automaticamente ao gerar:

Gerar um contrato a partir da ficha do cliente

Abra a ficha do cliente, clique na aba Contratos e depois em Novo contrato. Selecione o template desejado — os dados do cliente são preenchidos automaticamente nas variáveis. Revise e confirme a geração.

Assinatura in-app (tela sensível ao toque)

Na ficha do contrato gerado, clique em Assinar agora. A tela de assinatura abre em modo quiosque — o cliente assina diretamente com o dedo ou caneta no tablet/celular. A assinatura é registrada com timestamp e IP.

Enviar link de assinatura por WhatsApp

Se o cliente não está presencialmente, clique em Enviar por WhatsApp. O cliente recebe um link seguro no celular, abre no navegador e assina digitalmente. Você é notificado em tempo real quando a assinatura for concluída.

Download do contrato assinado em PDF

Após a assinatura, o contrato fica disponível na aba Contratos da ficha do cliente com status Assinado. Clique em Baixar PDF para obter o arquivo com a assinatura, timestamp, IP e metadados de autenticidade — válido como prova jurídica.

Assinatura do profissional

Após a cliente assinar, o profissional responsável pode confirmar ciência no mesmo documento. Na tela de assinatura do atendimento, clique em Confirmar ciência — o sistema registra o nome do profissional e o horário da confirmação. O PDF fica com dois assinantes: cliente e profissional.

Criar sua organização (rede)

Vá em Configurações → Rede. Clique em Criar organização, informe o nome da rede e confirme. O sistema migra automaticamente o billing da sua clínica atual para o nível da organização e define essa clínica como a Matriz.

Adicionar novas unidades

Em Configurações → Rede, clique em Adicionar unidade. Informe o nome da nova unidade — ela será criada como uma clínica independente dentro da sua organização. O plano Multi comporta até 3 unidades; o Enterprise não tem limite.

Alternar entre unidades

O switcher de unidade aparece no topo do menu lateral quando você tem mais de uma unidade. Clique nele e selecione a unidade desejada — o contexto de agenda, clientes, estoque e financeiro muda instantaneamente. Sua seleção fica salva por 90 dias.

Billing centralizado

A assinatura Multi é cobrada uma única vez no Asaas e cobre todas as unidades da rede. Não é necessário ter planos separados por unidade. Gerencie o pagamento normalmente em Assinatura (item próprio do menu lateral).

Acessar as configurações de anamnese

Vá em Configurações → Operacional e desça até a seção Anamnese. É aqui que você gerencia todas as perguntas que serão enviadas aos seus clientes.

Adicionar suas próprias perguntas

Clique em + Nova pergunta, escolha o tipo de resposta e escreva o texto da pergunta:

Organizar a ordem das perguntas

Use as setas ▲ ▼ ao lado de cada pergunta para reordenar conforme a lógica que preferir. Depois clique em Salvar ordem para confirmar. O cliente verá as perguntas exatamente nessa sequência.

Enviar a ficha para um cliente

Abra a ficha do cliente em Clientes → [nome do cliente] e clique na aba Anamnese. Clique em Enviar link de anamnese — o sistema gera um link seguro e único para aquele cliente e envia automaticamente pelo WhatsApp (se conectado) ou exibe o link para você copiar e enviar.

Como o cliente responde

O cliente abre o link no celular (sem precisar instalar nada). Confirma o nome completo para validar a identidade e responde as perguntas. Ao finalizar, clica em Enviar anamnese — as respostas chegam automaticamente na ficha dele no sistema.

Ver e editar as respostas

Após o preenchimento, as respostas ficam salvas na aba Anamnese da ficha do cliente. Você pode editar qualquer resposta diretamente pelo sistema em caso de atualização clínica — por exemplo, ao iniciar novo tratamento ou quando o cliente informa mudança de medicamento.

Usar modelo pronto por especialidade

Em Configurações → Operacional → Anamnese, clique em Usar modelo pronto. Escolha a especialidade que melhor descreve o seu serviço — Geral, Podologia, Estética facial, Estética corporal, Capilar / Tricologia ou Depilação. As perguntas do modelo serão adicionadas ao final da sua ficha atual, sem apagar o que você já tem. Revise e remova as que não se aplicam.

Pergunta só do profissional

Ao criar ou editar uma pergunta, marque a opção Só do profissional. Essa pergunta não aparece no link enviado ao cliente — ela fica visível apenas para a equipe na aba Anamnese da ficha. Use para avaliações técnicas internas, como biotipo, tônus muscular ou observações de conduta que o paciente não precisa ver.

Red flags — alertas de risco e contraindicações

Ao criar ou editar uma pergunta em Configurações → Operacional → Anamnese, use o campo "Marcar como risco" para vincular a pergunta a uma tag de risco: Gestante/Lactante, Roacutan, Diabetes, Cardíaco, Coagulação, Autoimune ou Alergia severa. Quando a cliente responde "Sim" a uma pergunta marcada, a tag vira uma flag vermelha no topo da ficha dela.

Nos procedimentos, abra a seção Avançado do formulário e marque as Contraindicações — as tags de risco incompatíveis com aquele procedimento. Ao agendar (pela equipe, pelo Quick Book ou pela Aura) uma cliente com flag contraindicada, o sistema mostra um alerta vermelho no agendamento e envia uma notificação push para a equipe.

Montar um orçamento

Acesse Orçamentos → Novo orçamento. Escolha o cliente e adicione itens — procedimentos avulsos ou pacotes de sessões — com quantidade e valor unitário. Aplique um desconto (opcional) e defina a validade. Clique em Salvar para gravar como rascunho.

Enviar para o cliente

Na ficha do orçamento, clique em Enviar. O sistema gera um link único e envia por WhatsApp para o cliente automaticamente. O orçamento muda de status Rascunho → Enviado, e para Visto assim que o cliente abre o link.

Aceite online com assinatura

O cliente abre o link (sem precisar de login), revisa os itens e valores e assina diretamente na tela com o dedo ou mouse — ou recusa, se preferir. Ao assinar, o orçamento muda para Aceito, um PDF é gerado automaticamente e a equipe recebe notificação push e WhatsApp.

Gerar o pacote a partir do orçamento aceito

Se o orçamento tiver itens de pacote, a ficha do orçamento Aceito mostra o botão Gerar pacote. Clique para criar automaticamente o(s) pacote(s) de sessões na ficha do cliente, já com o valor pago rateado proporcionalmente ao desconto do orçamento. A ação é segura para clicar mais de uma vez — não duplica o pacote.

Pegar o link e o QR Code

Acesse Configurações → Presença Online. Lá está o link da sua página de agendamento (esteticflow.com.br/agendar/…) pronto para copiar, e o card QR Code para recepção para baixar e imprimir.

O que a cliente vê

A página mostra os procedimentos ativos da clínica, a escolha de profissional e apenas os horários realmente livres — o sistema respeita o horário de funcionamento, os bloqueios de agenda e o intervalo entre atendimentos automaticamente.

O que acontece ao concluir

O agendamento entra na agenda da equipe na hora, a cliente recebe a confirmação por WhatsApp, e os documentos exigidos pelo procedimento — anamnese, contrato ou termo de consentimento — são enviados automaticamente, sem nenhuma ação manual.

Sinal Pix para reduzir faltas (opcional)

Em Configurações → Cobrança, no card Cobrança no booking, ative "Cobrar sinal no agendamento online" e defina o valor do sinal. Se preferir cobrar só de quem tem histórico de falta, ative também "Cobrar sinal só de quem já faltou" em Configurações → Agendamento (exclusivo do plano AURA IA): clientes sem falta agendam sem sinal; quem já faltou paga o sinal configurado.

Remarcar ou cancelar sem ligar para a clínica

Ao concluir o agendamento, a cliente recebe um link de gerenciamento exclusivo. Por ele, ela mesma remarca ou cancela o horário — e a agenda da equipe é atualizada na hora.